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Controlar las fechas límite con GTD y Outlook


CONTROLAR FECHAS LÍMITE

¿Controlar las fechas límite? ¿Cómo?

¿Varias de tus acciones siguientes tienen fecha de vencimiento, y te gustaría controlarlas según los criterios de la metodología GTD?

Mi caos para controlar las fechas límite antes de GTD

Todavía recuerdo hace unos años, sería el 2011, antes de utilizar GTD. El atracón y el estrés que sufrí para entregar la declaración de la renta en plazo. Por entonces vivía en el estrés continuo, al día, apagando fuegos y sin perspectiva clara de cuáles eran los resultados perseguidos.

Confiado de que el plazo para realizar la declaración tributaria finalizaba el 30 de junio, un par de semanas antes, me encontré en una cafetería con mi asesor, Javi. Le comenté que le iba a enviar la información y no os podéis imaginar su cara: «Pero Jesús, creí que ya la habías hecho en otra oficina, el plazo finaliza mañana». Entonces, la cara se me puso a mí: «Ostris, que me paso de fecha y me vienen con alguna penalización»….Madre mía qué estrés.

Al final, gracias al atracón nocturno preparando toda la información, y a la inestimable comprensión de Javi, todo quedó en un susto.

¿Alguna vez te has visto en alguna parecida? ¿Llegando tarde, sofocado por el día a día y por los plazos?

Tus acciones siguientes con fecha límite a raya, con GTD y Outlook

GTD, la metodología que utilizo desde hace más de 5 años, me ayudó a controlar las fechas límite, teniendo una perspectiva glogal de todas las acciones siguientes con fecha de vencimiento.

En el siguiente video vas a encontrar cómo he montado el sistema Getting Things Done en el módulo de tareas de Outlook, para disponer de una perspectiva global de todas aquellas acciones con fecha límite.

Verás que el video lo he dividido en dos partes. En la primera, te ayudaré a configurar el módulo de tareas de Outlook para disponer de una vista sencilla que englobe todas tus acciones siguientes con fecha de vencimiento. Y en la segunda, verás dos ejemplos del día a día, de cómo utilizo GTD y Outlook para gestionar las acciones siguientes con fecha límite.

GTD, Outlook y fechas de vencimiento

¿Qué tal? ¿Cómo lo ves? ¿Te animas a mejorar tu productividad personal organizando en Outlook tus acciones siguientes con fecha límite?

Ya sabes, si algo no ha quedado claro, lánzame una pregunta que estaré encantado de compartir mi experiencia contigo. Y si estás intentando montarte tu sistema GTD en Outlook pero hay algún matiz que te gustaría pulir o aclarar, compartelo conmigo en la parte de comentarios, prometo echarte un cable y publicar el siguiente video con el tema que me propongas.

Implementar GTD con Outlook | La lista de «Acciones siguientes»


Cómo implementar GTD con Outlook

¿Utilizas una lista de tareas, pero no termina de funcionarte?

¿Has oido hablar de GTD® y te gustaría empezar a utilizar la metodología para organizarte mejor?

¿Qué tal la aplicación Outlook para construir tu lista de «acciones siguientes»?

Si has respondido afirmativamente a alguna de las preguntas, este post te va a interesar. En él, comparto contigo cómo implementar GTD con Outlook, para construir tu lista de «acciones siguientes».

TEAMS | Una perspectiva global


¿Has oído hablar de Teams, una herramienta complementaria al correo electrónico, que te puede ayudar a organizar mejor las comunicaciones que realizas con tu equipo?

Ya pasado el verano, y con la mirada puesta en volver a las rutinas, retomo las publicaciones en el blog . Los próximos meses voy a estar enfrasado en varios proyectos chulos en EDP, y van a ocupar una parte imprtante de mi foco, motivo por el cual, no quiero prometer publicaciones semanales. Espero al menos seguir publicando regularmente contenidos para las series «GTD en Outlook» y «5S Digitales», o sobre temas puntuales, como este, Teams, una de las aplicaciones que Microsoft incluye en su paquete ofimático Office 365 para facilitar las comunicaciones entre un colectivo de personas.

En el siguiente video comparto contigo qué es Teams, qué valor añadido aporta respecto a otras herramientas de comunicación clásicas, y a través de dos ejemplos, como usamos la aplicación en el día día.

5S Digitales | Pasos previos al lanzamiento


La tendencia natural de las personas, ante la idea de implantar las 5S es lanzarse a aplicar la metodología, pero, ya sabes que, para ser personas efectivas, antes de hacer, es necesario pensar y para ello, te propongo responder a algunas cuestiones estratégicas como:

  • ¿Cuál es el ámbito de actuación del proyecto?
  • ¿Cuál es el alcance que consideras adecuado?
  • ¿Qué personas necesitas?
  • ¿De qué medios dispones?

En este segundo capítulo de la serie 5S Digitales, comparto varias ideas para que reflexiones sobre ellas antes de lanzarte con la S1. Una de ellas es la definición del ámbito de actuación y la otra, el alcance.

5S Digitales | Construyendo un archivo efectivo


5S Digitales como alternativa

Si te ves abrumado por no tener claro dónde ni cómo guardar toda la información que recibes, o…

Si tus archivos digitales no paran de crecer: emails, Mis Documentos, DropBox, servidores, unidades de red, OneDrive, GoogleDrive… y te gustaría darle una vuelta para que lo que ahora puede ser un problema, lo transformes en una oportunidad…

…puede que el post que estás leyendo y la serie que hoy empieza en Enfoque Carnot te sea útil. En ella, voy a compartir a través de varios vídeos cómo te puede ayudar la metodología 5S a organizar tus archivos digitales.

Pautas para organizar tus documentos y carpetas, cómo analizar y mejorar las actividades que intervienen en el proceso de gestión de tus archivos digitales, y qué normas definir para el uso compartido del archivo, son algunos de los temas que podrás ver en la serie.

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