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Burocracia: hacer por hacer o hacer con sentido


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El fin de semana pasado tuve la suerte de compartir una interesante conversación con un amigo sobre los niveles de efectividad que existían en la organización para la que trabaja y compartió conmigo varias situaciones de éstas que te quedas a cuadros.

Una de ellas estaba relacionada con la implantación de un «nuevo» proceso para registrar los cambios y mejoras aplicadas en varios procesos de la compañía. La solución sobre la que se estaba discutiendo era rellenar una plantilla, imprimirla y firmarla por tres personas distintas, según era la que había propuesto la idea, la había aprobado y la había implementado. Después, tocaba escanearla y archivarla para tener todo disponible en la nube.

Me contaba mi amigo que en un momento de la reunión lazó la pregunta: ¿cuál es el propósito de llevar a cabo éste proyecto? Y las respuestas que obtuvo, tras varios segundos de silencio, fueron del tipo: siempre lo hacemos así, para controlar mejor los procesos, para asegurar (sin duda alguna), quién ha «hecho, decidido e implementado» qué mejora….

La paradoja a la que nos enfrentamos es que, por un lado nos quejamos de organizaciones burocráticas y por otro, las personas que trabajamos en ellas, que somos quiénes construimos y modelamos la organización, implantamos procesos burocráticos: registros en papel, firmas a mano, escaneos, archivados y, vuelta a imprimir… ¿Alguien ha pensado el coste para la efectividad de este tipo de procesos?

Nos quejamos de las organizaciones burocráticas e implantamos procesos burocráticos

Basado en la obra de Peter Drucker, en este fantástico post, José Miguel Bolívar aporta claridad conceptual a la definición de efectividad y delimita el concepto a la suma de eficiencia y eficacia. Es decir, hacer las cosas con efectividad es hacerlas de forma eficiente y eficaz.

Eficiencia es «hacer bien las cosas», es decir, hacer las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con «cómo» se hacen las cosas.

Eficacia es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con «qué» cosas se hacen.

Efectividad es «hacer bien las cosas correctas» y tiene que ver con «qué» cosas se hacen y con «cómo» se hacen esas cosas.

Considerando la definición anterior, podemos concluir que un proceso con excesiva burocracia, dinamita la efectividad porque atenta contra la eficacia. Es muy probable que estemos haciendo trabajos que podrían evitarse. Y como escribió Drucker hace unos cuantos años, «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto».

Y volviendo al ejemplo que planteo al inicio del post, no sólo afectamos a la eficacia, sino también, a la eficiencia, a cómo hacemos las cosas. En los tiempos que estamos, ¿cómo de bien está implantar un proceso en el cual, rellenas un formulario, lo imprimes, lo firman tres personas, para luego escanearlo y archivarlo en la nube?

No estoy diciendo que no tenga sentido cierto nivel de burocracia, faltará más. Seguro que en algunos casos, lo tiene. Sino que, antes de ponernos a diseñar los procesos, nos centremos en el propósito y olvidemos el tópico: «siempre se ha hecho así». Diseñaremos procesos con sentido, acordes con las necesidades de las personas.

La superveniencia de las organizaciones en un mundo VUCA pasa por la adaptación, y ésta, por la mejora de la efectividad, por hacer bien las cosas correctas. Transformar procesos inefectivos en efectivos, es un ejemplo de ello. Pero, ¿recuerdas la última mejora que implantasteis en el departamento: supuso más o menos burocracia? ¿Limitasteis o incrementasteis la efectividad?

Quizás esté equivocado pero, lo mejor de todo, es que la conversación nos sirvió para reflexionar, pensar y aprender que, hay ocasiones en las que pensar diferente a la mayoría, es señal de que vamos por el buen camino.

Muchas gracias por pasaros por el blog y hasta las semana que viene.

#7hábitos: Cambiando de Paradigma


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«Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» representan varios de los principios sobre los que se sustenta la efectividad humana. Antes de adentrarnos a estudiar y comprender estos hábitos, Covey dedica un capítulo a escribir sobre «Paradigmas y Principios». En la serie #7hábitos, también voy a dedicar un post a compartir contigo una de las premisas fundamentales para mejorar la efectividad: entender nuestros propios paradigmas para estar abiertos a cambiarlos.

¿Qué es un paradigma?

La palabra paradigma, se utiliza para describir el modo en que vemos el mundo, no en los términos de nuestro sentido de la vista, sino como percepción, compresión, interpretación, sensación…Una de las máximas de PNL es que «el mapa no es el territorio» sino una explicación de ciertos aspectos del territorio. Justamente esto es un paradigma, un mapa, nuestro mapa, una interpretación de una realidad, una explicación de un suceso…la realidad enfocada con el filtro de nuestros paradigmas.

El paradigma de la Era Industrial

A día de hoy, muchas personas quieren mejorar su efectividad personal, cambiar, crecer, aprender, lograr mayores resultados, trabajar en puestos de mayor responsabilidad…pero se muestran reticentes a los cambios que ello supone. Viven ancladas en sus viejos paradigmas viendo la realidad con el filtro de sus experiencias, sus creencias y sus conocimientos.

En algunos de estos casos, el paradigma sobre el que se basan este tipo de comportamientos es el de la Era Industrial, en el que la gestión del tiempo era una de las claves para mejorar la productividad de las fábricas: producir más unidades empleando el menor tiempo posible.

Amparadas bajo el paradigma de la Era Industrial, tiene sentido que surjan preguntas del tipo:

  • ¿Cómo voy a mezclar mis temas personales con los profesionales?
  • Si llevo toda la vida haciendo las cosas de una manera.
  • ¿Para qué voy a capturar esa llamada que le tengo que hacer a Juan? Total, si la tengo que hacer, la hago ya.
  • ¿Qué me estás diciendo, que planificarme la semana no me sirve de nada? Lo vengo haciendo durante años y….
  • ¿Cómo voy a empezar con el informe que tengo que entregar dentro cuatro meses si tengo el correo electrónico «echando humo»?
  • Es que mi realidad es más compleja de lo habitual. Puede que sea útil para determinadas personas pero para mí, lo dudo.

«El grado de certeza con que nuestros mapas mentales describen el territorio no altera su existencia» Stephen R. Covey

En la época industrial, en la que el trabajo era estable, predecible y evidente, tenía sentido planificar los trabajos con puntos y comas, aplicar los mismos procedimientos de hace años, separar los asuntos personales y profesionales u organizarte para enviar un determinado informe el día que tú querías. Pero, hoy en día, ¿hasta qué punto es útil ver la realidad actual con el filtro de la realidad pasada?

Una realidad y dos paradigmas

Para que compruebas cómo afectan experiencias, creencias y conocimientos en la percepción de la realidad, te propongo realizar el siguiente ejercicio, serán 30 segundos:

  1. Si has nacido en día par, abre este enlace y permanecer mirando durante quince segundos. Después pasa al punto 3.
  1. Si has nacido en día impar, abre este otro enlace y mantente mirando durante quince segundos. Después pasa al punto 3.
  1. Ahora, haz click aquí y dime: ¿Qué estás viendo?

Si naciste en día par, es probable que veas a una anciana, con un pañuelo sobre la cabeza, nariz prominente y barbilla prolongada. Por otro lado, si naciste en día impar, estarás viendo el perfil de una señorita joven, con sombrero y un collar.

¿Quién está en lo cierto? En ambos casos estás describiendo la misma realidad, pero influenciado por la imagen que has visto previamente. Si quince segundos, son capaces de condicionarnos de esta forma, qué no va a ser capaz de condicionar los paradigmas que hemos ido construyendo durante toda una vida.

Cambio de paradigma: hacia la Era del Conocimiento

Nos guste o no, vivimos en un mundo VUCA en donde con frecuencia, la realidad es distinta de lo que parecía ser. La velocidad de cambio es fugaz y la incertidumbre ha llegado para quedarse. Podemos enfocar esta realidad con filtros entumecidos, influenciados por la Era Industrial, o buscar filtros alternativos, adaptados a la Era del Conocimiento. En ambos casos, la realidad es la misma, pero los resultados, radicalmente diferentes. Seguir usando el filtro de la anciana, con rancias soluciones de gestión del tiempo. O emplear el filtro de la señorita joven, con metodologías de vanguardia adaptadas al mundo actual.

Históricamente, los cambios que han supuesto avances trascendentales para nuestra especie han venido precedidos de cambios de paradigmas. Por ejemplo: Cristobal Colón y su idea de que la tierra era redonda; Copérnico situando al sol en el centro del universo o la instauración de la democracia como forma de gobierno dominante en el mundo.

En la Era del Conocimiento, el cambio de paradigma está calando y depende de nosotros seguir con el chubasquero puesto o dejarnos empapar por los principios universales sobre los que se sustenta la efectividad humana.


«El problema está en el modo con que vemos el problema» Stephen R. Covey

Con frecuencia, los problemas a los que se enfrentan las personas para mejorar su efectividad están dentro de las propias personas, en las actitudes frente a los cambios, en los paradigmas con los que interpretan la realidad. Ejemplos como no canalizar todos los inputs que se reciben, usar criterios subjetivos para tomar decisiones o usar la memoria para recordar los compromisos adquiridos, son evidencias de la ceguera mental con que la que viven muchos profesionales.

Para abordar el problema, es fundamental atacar la raíz, la base de nuestros pensamientos, sentimientos y acciones, nuestros paradigmas. Cualquier otra solución, será un atajo y recuerda, siempre se cosecha lo que se siembra.

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

#7hábitos: Efectividad Personal e Incoherencias Culturales


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Hace unos meses mantuve una interesante conversación con mi amigo José Miguel Bolívar sobre el primero de «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», de Stephen Covey: «Sea proactivo».

Aprovechando que llegó el verano, decidí darle un repaso al libro. Si bien, la primera lectura la disfruté, en esta segunda, lo estoy devorando. Rotulador en mano, cuaderno de notas sobre la mesa y alguna que otra fantástica cita, me están permitiendo saborearlo, desgranarlo, entenderlo, razonarlo…Y para compartir contigo todo el conocimiento y reflexiones que voy generando, he decidido escribir esta serie, #7hábitos.

El mundo ha cambiado profundamente desde la publicación de «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva». Hoy, queramos o no, vivimos en un entorno VUCA, (volátil, incierto, complejo y ambiguo). Sectores como el de servicios, el tecnológico, el industrial, la banca y tantos otros operan en entornos en los que las reglas de juego van cambiando cada día. Flexibilidad y adaptación son algunos de los nuevos desafíos a los que se enfrentan empresas y profesionales porque esta realidad, más allá de una moda o algo pasajero, ha llegado para quedarse. Como dijo Darwin hace unos cuantos años: «No es la especie más fuerte la que sobrevive, sino la que mejor se adapta».

Frente a esta realidad, es probable que te preguntes si siguen siendo válidos los 7 hábitos de Covey. Según la opinión de unos cuantos expertos en la materia, incluyendo la mía, excepto el tercer hábito, «Establezca primero lo primero», el resto, no sólo mantienen su validez, sino que potencian la efectividad de aquellos profesionales que como tú y como yo, estamos sometidos a cambios constantes, futuros inciertos y realidades complejas.

Este primer capítulo de la serie, lo voy a dedicar a escribir sobre los retos que esconde la naturaleza humana cuando se plantea lograr mayores resultados, superar situaciones retadoras y emprender caminos de crecimiento personal.

En contra de lo que pueda parecer, existe una incoherencia entre lo que queremos y nuestra forma de actuar y de pensar. Definimos principios e identificamos el éxito para después, echar el ancla en creencias, pensamientos y actitudes opuestos a estos deseos y principios.

El miedo y la inseguridad

Hay personas que viven atenazadas por la sensación de miedo. Temen la inseguridad que plantea el futuro y se sienten vulnerables en sus puestos de trabajo. La reacción común en estos casos es limitar los riesgos y como escribió Eva Collado hace unos meses: «El miedo en el trabajo te convierte en mediocre y prescindible».

Lo quiero ahora

A pesar de las necesidades inmediatas que plantean los mercados, las organizaciones y las propias personas, la verdadera clave del éxito está en encontrar el equilibrio entre satisfacer necesidades de hoy e invertir para estar preparados mañana. En línea con este planteamiento, para avanzar con paso firme hacia la efectividad personal sostenible, José Miguel Bolívar propone trabajar con «MASS, Micro Acciones Sostenidas Sostenibles». Avanzar con paciencia pero con paso firme, sin parar y sin correr.

Culpa y victimismo

«Si mi jefe no fuera un idiota que lo quiere controlar todo…Si no hubiera nacido tan pobre…Si viviera en un lugar mejor…Si no hubiera heredado el mal genio de mi padre…Si ese otro departamento no torpedeara cualquiera de nuestras iniciativas…Si mis hijos no fueran tan rebeldes…Si no fuera por la crisis…»

Los «siístas» acostumbran a responsabilizar de su situación a los demás, al entorno, a las circunstancias…Una actitud que les encadena en su realidad. Aceptar con humildad la parte de responsabilidad que corresponde y con valentía el poder de elección, es lo que permite a las personas dejar de lamentarse y empezar a trazar su propio camino.

Viktor Frankl escribió en «El hombre en busca de sentido»: «Al hombre se le puede arrebatar todo salvo la última de las libertades humanas: la elección de la actitud personal ante un conjunto de circunstancias».

Desesperanza

Cuando nos anclamos en la creencia del victimismo, argumentando que somos víctimas de las circunstancias, nos resignamos, perdemos empuje y la desesperanza va haciendo mella.

La respuesta cultural a esta situación suele ser: «Reduce tus expectativas en la vida para que nada ni nadie te defraude». ¿Realmente podemos vivir una vida auténtica y genuina, limitando el ángulo de nuestra perspectiva?

Robert Kiyosaki, en «Incrementa tu cociente intelectual financiero», plantea: «Para cambiar tu vida, tienes que cambiar tu enfoque». ¿Cómo vamos a conseguir mejores resultados en la vida si seguimos limitando el ángulo de nuestra perspectiva?

Falta de equilibrio existencial

Es habitual que las personas nos centremos en asuntos que consideramos una obligación, nuestra responsabilidad, y dejemos de lado algunas de las áreas que más nos importan en nuestra vida. Los resultados: alejarnos del equilibrio, pérdida nuestra paz interior, frustración, culpabilidad y fracaso son algunas de las sensaciones que nos invaden.

Para tomar decisiones coherentes y ejecutar acciones consecuentes, aclara tus áreas vitales y aprovecha tu poder de decisión.

¿Y yo qué?

Nuestra cultura nos enseña que para tener éxito en la vida, yo tengo que convertirme en el número uno. Ante mejoras laborales de colegas, amigos del colegio que han prosperado en la vida, incluso familiares que han arriesgado y les ha ido bien: ¿sentimos alegría genuina o nuestra muestra es más social que real?

A lo largo de nuestra historia, los grandes acontecimientos han estado plagados de generosidad, de colaboración y de respeto. En la era del conocimiento y la información, las mayores conquistas están corriendo a cargo de profesionales que han dejado a un lado la competición por el «yo» y dominan el arte del «nosotros».

El profundo deseo de sentirse comprendido

Una de las mayores necesidades del ser humano es sentirse comprendido, escuchado, valorado, respetado…

Nuestra cultura exige compresión e influencia pero el principio de influencia, lejos de lo que podamos pensar, está regido por la mutua compresión. Una de las claves de la influencia es abrirnos a la influencia de las otras personas escuchándolas, valorándolas, respetándolas…Si quieres que tus ideas trasciendan y calen en las personas, permítete comprenderlas, escucharlas, valorarlas, respetarlas…de manera genuina y todo llegará.

Dale Carnegie hace unos cuantos años planteó en «Cómo ganar amigos e influir en las personas»: «Recuerde que la persona con quien hablas está cien veces más interesada en sí misma, en sus necesidades y en sus problemas que en usted y en tus problemas».

Conflicto y diferencias

Las personas, a pesar de tener muchas cosas en común, somos maravillosamente distintas: pensamientos, valores, objetivos, propósitos, intereses…Un enfoque tradicional de estas diferencias es el competitivo: voy a salir ganando más que tú. El enfoque alternativo y efectivo sería, qué podemos hacer los dos para ganar los dos.

Francisco Alcaide escribía hace unas semanas en su blog: «Las relaciones son carreteras de doble sentido, se basan en el win-win». Mejor que yo crezco, yo avanzo, yo gano, pensemos en nosotros crecemos, nosotros avanzamos y nosotros ganamos.


Esta es la realidad a la que nos enfrentamos. Deseamos mejorar nuestra efectividad personal pero luego, nos vemos limitados por nuestros pensamientos, emociones y acciones. La buena notica es que depende de nosotros decidir cómo relacionarnos con cada uno de estos retos.

Presiento que esta serie me va a suponer una verdadera experiencia de aprendizaje. Los «7 hábitos de la gente altamente efectiva» esconden verdaderas perlas. La primera, el contraste evidente entre lo que queremos y lo que hacemos.

Si te animas a acompañarme en esta experiencia, pásate por el blog. El siguiente capítulo tratará sobre paradigmas, creencias y toda la «carga» que lastra nuestra efectividad personal.

Gracias por pasarte por el blog y hasta el próximo capítulo.

Mi sistema GTD: Panel de Control e Indicadores


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La semana pasada, durante la revisión semanal, saqué de la incubadora la idea de implementar en la herramienta de organización un informe con métricas y estadísticas. El nombré que asigné al proyecto fue: «Panel de control de mi sistema de efectividad personal puesto en marcha».

Tras aplicar el método de planificación natural de proyectos, aclaré la idea y listo para ponerme en marcha. Propósito definido, principios identificados y una visión nítida del resultado, fueron suficientes para empezar con la lluvia de ideas y la organización de las mismas.

El motivo por el cual he decidido implantar este nuevo desarrollo ha sido porque considero interesante disponer de un lugar en donde monitorizar diversos indicadores sobre la organización de los elementos en el sistema de efectividad personal. Por ejemplo, si reviso el panel de control y observo que un contexto está saturado, haré lo posible por encontrarme en ese contexto. O si en la lista a la espera de una determinada persona empieza a incrementarse el número de acciones siguientes delegadas, puede que sea el momento de hablar con ella y coordinar nuestras prioridades.

Los principios que he definido en este proyecto están soportados sobre cuatro pilares. El primero, integrar el panel de control en la herramienta Excel que utilizo. El segundo, que la información quede representada en una pantalla, sin necesidad de andar moviéndome por la hoja. El tercero, utilizar el criterio «utilidad» para decidir qué indicadores incluir y cuáles no. Y el cuarto, configurar y programar la herramienta para que la actualización de los indicadores sea automática.

La visión que definí del proyecto fue disponer de un panel de control integrado en mi herramienta con los indicadores necesarios para medir los elementos organizados en las diferentes categorías, los posibles niveles de «sobre-compromiso» y la evolución del número de proyectos y acciones.

Indicadores incluidos en el panel

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Número de «acciones siguientes» organizadas en cada «contexto»

En general, una lista, para que no me dé pereza revisarla, ha de contener, como máximo, alrededor de doce elementos. Si en algún contexto supero este valor, considero que lo tengo saturado me planteo varias opciones para solventar la situación. Una es tener en cuenta esta situación a la hora de aclarar y organizar acciones siguientes. Otra es hacer lo posible para estar en este contexto con más frecuencia de la habitual y reducir la saturación.

Número de «acciones siguientes» organizadas en la lista «A la espera»

Este indicador me aporta información sobre la cantidad de asuntos delegados. Por ejemplo, si observo que en la lista «A la espera de Juan», el indicador se va manteniendo, considero que vamos por buen camino. Por otro lado, si la lista «A la espera de Carlos» está en mínimos históricos, quizás sea momento de sacar de la incubadora algún proyecto que he ido posponiendo por falta de recursos. Si por el contrario, la lista «A la espera de María» no deja de crecer, puede ser momento de mantener una conversación con ella a otro nivel, más allá del día a día. De esta forma, podremos valorar si está saturada, si está encontrado dificultades en algún proyecto o si tiene retrasos a causa de elementos delegados

Número de elementos organizados en la lista «Esta semana no»

La incubadora, según GTD, está formada por la lista «Algún día / Tal vez». Dado que esta parte de la metodología no es operativa para incubar todas las opciones o posibilidades con las que, de momento, no me puedo comprometer, en OPTIMA3® utilizamos la lista «Esta semana no». En ella organizamos todos los elementos que si bien, no requieren acción inmediata, sí que necesitamos revisar todas las semanas para «re-considerar» la situación.

Habitualmente, en esta lista tengo alrededor de ciento cincuenta elementos. No me preocupa si suben un poquito. Por otro lado, si bajan, puede ser síntoma de que algo no está funcionando como debería: ¿Me estoy «sobre-comprometiendo»? ¿Estoy capturando todo?…

Para complementar esta información, he creado los indicadores de «sobre-compromisos». El propósito es medir la relación entre elementos no comprometidos de incubadora y elementos comprometidos organizados en la «lista de proyectos» o en los «contextos».

  • Proyectos abiertos frente a elementos incubados.
  • Acciones siguientes abiertas frente a elementos incubados.

Respecto a estos indicadores de «sobre-compromiso», en unos meses, podré aportar más información sobre la necesidad de mantener ambos, dejar sólo uno de ellos o buscar otro indicador alternativo para mantener a raya la tendencia natural a comprometernos por encima de nuestras posibilidades.

Número de «acciones siguientes» activadas durante más de dos meses

Con este indicador quiero controlar las acciones siguientes que semana tras semana, siguen organizadas en algún contexto y que no hay forma de sacarlas adelante. En algunos casos, puede que el compromiso haya cambiado y por lo tanto, sea necesario «re-evaluarlo». En otros, puede que la definición de la acción siguiente sea nebulosa, que diría José Miguel Bolívar, y compita en desigualdad de condiciones con las evidentes o mejor definidas. Y en otros, puede que el proyecto no esté aclarado lo suficiente y necesitemos reflexionar sobre el mismo.

Número de «acciones» cerradas

El indicador «Número de acciones cerradas» desde la última purga de la herramienta, me aporta información, a grandes rasgos, sobre cómo van yendo las semanas. Por ejemplo, un incremento de la métrica por debajo de la media, puede ser debido a que he estado de viaje, a haber pasado unos días con más reuniones de las habituales o a que estoy abusando de la regla de los dos minutos, trabajando a medida que surge con más frecuencia de lo que venía haciendo hasta ahora.

Número de «proyectos» abiertos y cerrados

El número de proyectos abiertos me da información de los resultados que tengo por resolver. El de cerrados, es evidente. Conocer esta información me viene como anillo al dedo a la hora de aclarar mi compromiso con los elementos capturados valorando si dispongo de ancho de banda para dedicarles atención o si es preferible, de momento, no comprometerme.


La calidad de las decisiones que tomamos depende de la calidad de la información que manejamos. Utilizar un panel para monitorizar diversos indicadores sobre la organización de los elementos en el sistema me permite contar con información actualizada de mis niveles de compromisos y de los compromisos que otras personas han adquirido conmigo.

Si quieres más información sobre los indicadores que utilizo, o te gustaría probar el nuevo desarrollo de la herramienta, escríbeme un comentario y hablamos.

Muchas gracias por estar aquí y nos seguimos viendo por el blog..

OPTIMA LAB, intensidad, foco y equilibrio


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¿Qué me está pasando?

Sensaciones encontradas. Complejidad y sencillez. Pérdida de equilibrio. Más intensidad y más foco. Dar el cien por cien. Reto y equilibrio. Estoy pero no estoy.

Estas han sido mis sensaciones de las últimas semanas. Frecuentes revisiones de mis áreas de responsabilidad. Propósito y valores que no encajan con acciones. Con un nudo en la garganta, escuchando mis latidos y siendo plenamente consciente, he tomado una difícil decisión.

OPTIMA LAB es un proyecto exigente. Un reto que, para estar a la altura, requiere intensidad y foco. En mi caso personal, más intensidad y más foco del que venía dedicando.

Actualmente estaba en proceso de certificación de OPTIMA3, preparando e impartiendo varias conferencias, pisando el acelerador en las redes sociales y estudiando con intensidad para mantener el nivel en el blog. En paralelo, mi familia con una niña de tres años y un peque de dos meses al que le gusta poco dormir. Y en EDP, nuevos proyectos que exigen más dedicación.

Estar pero no estar, en versión limitada

Más de un mes con sensaciones encontradas. Probando diferentes alternativas para encajar las piezas, he comprobado que para alcanzar el nivel de calidad auto-exigido con los proyectos en marcha, necesitaba incrementar la intensidad y el foco.

Pasaban los días y la sensación de estar pero no estar me invadía. Estar en OPTIMA LAB pero no aportar mi mejor versión. Trabajar en EDP con la sensación de no estar dando el cien por cien. Y llegar a casa tras un intenso día de trabajo sabiendo que tras acostar a los peques lo antes posible, la jornada continuaba.

Ya son más de dos años compaginando varias actividades profesionales. El nivel en OPTIMA LAB ha ido incrementándose y mi nivel de exigencia con el proyecto, ha evolucionado siguiendo la misma tendencia.

Efectividad personal, proactividad y equilibrio

Mensualmente trabajo los niveles de satisfacción con mis áreas de responsabilidad. Concretamente hago el ejercicio de la rueda de la vida y observando la imagen de los últimos meses, he comprobado que el círculo se ha ido deformando hasta llegar a convertirse en un polígono irregular.

Enfrentando las diferentes opciones con mi propósito, el equilibrio ha pesado. Por otro lado, uno de mis valores es dar el cien por cien en los proyectos con los que me comprometo. Mis impresiones son que, poco a poco, fruto de la evolución natural de los proyectos, no estaba siendo consecuente.

Ante esta situación, necesitaba tomar una decisión. Anhelaba el equilibrio que tan importante es para mi bienestar. Buscaba coherencia entre mis valores y mis acciones. Tras horas de reflexión y conversación, he tomado la decisión de reconsiderar  mi compromiso con mis colegas de OPTIMA LAB limitando el nivel de exigencia con el proyecto.

Gracias a lo fácil que me lo ha puesto José Miguel Bolívar, voy a seguir en OPTIMA LAB como nodo latente, con el cordón umbilical conectado y evolucionando al ritmo que, dadas mis circunstancias actuales, me permitan disfrutar de la efectividad como lo he venido haciendo hasta ahora, con equilibrio.

Amigos, agradecimiento infinito

«Nodetes», habéis escrito un capítulo trascendente en mi historia vital.

Paz, mi coach. Estoy escuchando de nuevo el «click» al leer mi propósito y al aprender que en la vida, mejor que preocuparse por lo que podrá venir, es dedicarse a lo que ya ha llegado.

Antonio José, eres mi ejemplo de constancia, tenacidad y coherencia. En la vida, si quieres algo, con trabajo, lo puedes lograr. Eso sí, tras enfriar el pensamiento.

Cruz, la chispa de humor que con tanto criterio ha sazonado nuestras conversaciones. Con tu paso por el mundo del debate, me dejaste flipado cuando me pillaste que la historia de Mariano era inventada.

David, capacidad de trabajo brutal y un ejemplo para los que dicen no tener tiempo. Tú, lo encuentras hasta debajo de las piedras.

Jero, ya fuiste el maestro que me bautizó con tu «GTD para dummies» y espero, en un futuro no lejano, recibir la confirmación, esta vez, de manera oficial.

José Miguel, durante estos años, con tu generosidad y confianza, me has allanado el camino permitiéndome recorrerlo con equilibrio y rigor. La semana pasada, en Aranda, me lo volviste a demostrar.

De corazón, millón de gracias amigos. Me siento orgulloso de lo que está escrito en este capítulo de mi vida.

Siguientes pasos…

Y ahora, tras unas semanas para tomar oxígeno, quiero seguir escribiendo, seguir compartiendo y seguir estando aquí. Con rigor y equilibrio. Aprendiendo con cada post, con cada tuit, con cada granito de arena. Un punto y seguido en la vida de Enfoque Carnot y en mi historia personal.

Gracias por estar aquí y nos seguimos viendo por el blog.

Apuntar Tareas Limita tu Efectividad


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La semana pasada analicé el impacto que tiene en la efectividad personal practicar la multitarea y cómo ésta genera un círculo vicioso que reduce nuestra capacidad para gestionar la atención limitando nuestros resultados.

Hoy, vuelvo a traer a colación el impacto de los ciclos incompletos en nuestra efectividad abordando el problema desde otra perspectiva. Trabajar con tareas, también genera este tipo de ciclos que van activando pensamientos intrusivos (o interrupciones internas) que limitan nuestra función ejecutiva y dinamitan nuestra efectividad.

Con esto, no quiero decir que anotar sea un mal hábito. De hecho, si no anotamos, es evidente que haciéndolo estaremos dando un gran paso. Pero si queremos seguir avanzando en la senda de la efectividad personal, anotar es condición necesaria pero no suficiente. Además, tenemos que conseguir olvidarnos de lo que anotamos porque la efectividad personal empieza vaciando tu mente. Eliminar el diálogo interior que nos recuerda las tareas que tenemos que hacer mientras estamos haciendo otras, es clave para gestionar nuestra atención.

¿Qué impacto tienen las tareas?

Una tarea, por definición, es un deber o un trabajo que debemos hacer. Por ejemplo, los compromisos adquiridos en una reunión o el informe que acabamos de prometer a Juan que le íbamos a reenviar.

Uno de los problemas asociado con anotar tareas, tal como plantea José Miguel Bolívar en su libro, «Productividad Persona: Aprende a Librarte del Estrés con GTD», es que como una tarea significa más trabajo, la tendencia natural de las personas es anotar lo justo. Y como, queramos o no, vivimos en un mundo VUCA, lo que ayer no era importante y dejé pasar, hoy se ha convertido en máxima prioridad. Este filtro que aplicamos al anotar tareas, limita nuestra eficacia ya que la calidad de las decisiones que tomamos depende de la calidad de la información. Si ésta no es completa, nuestras decisiones tampoco serán tomadas considerando el panorama completo de opciones.

El otro de los problemas está relacionado con la eficiencia y nuestra capacidad para gestionar la atención. Una tarea anotada es un trabajo comprometido y sin completar. A partir de aquí, el efecto Zeigarnik hace su función. Tendemos a recordar con mayor facilidad las tareas que tenemos a medias que las completadas. Pensamientos intrusivos autogenerados que limitan nuestra capacidad para gestionar nuestra atención. El cóctel perfecto para minimizar nuestra eficiencia.

¿Qué ventajas suponen las cosas?

Por el contrario, una cosa capturada es un elemento depositado en nuestra bandeja de entrada y para el cual, no hemos pensado ni decido nada. Nos hemos limitado a anotar en automático y seguir con lo que estábamos haciendo. A diferencia de las tareas, las cosas dejan de tener potencial negativo sobre la efectividad por varias razones.

La primera, está relacionada con la eficacia. Al capturar cosas, como éstas no significan más trabajo, evitamos la tentación de aplicar el filtro sobre qué capturar y qué no. De esta forma, maximizamos las opciones a la hora de tomar decisiones y como veíamos antes, la calidad de las decisiones depende de la calidad de la información. Si ésta es completa, las decisiones estarán tomadas teniendo en cuenta el panorama completo de opciones.

La segunda razón, es que capturar cosas en automático, sin pensar ni decidir sobre ellas, nos permite seguir concentrados en lo que estábamos haciendo. La multitarea pasa a la historia. Las interrupciones autogeneradas las limitamos nosotros. Y nuestra capacidad para gestionar la atención se ve potenciada, y nuestra eficiencia mejora.

¿Cómo digo adiós a las tareas y empiezo con las cosas?

La metodología de efectividad personal, OPTIMA3®, y la de productividad personal, GTD®, proponen soluciones para dejar de trabajar con tareas y empezar a pensar en cosas. Soluciones que pasan por romper el hábito de anotar tareas, pensando  y decidiendo en automático, y desarrollar otros nuevos que nos permitan hacer lo mismo pero de manera diferente, en dos tiempos. Un instante para capturar cosas y otro momento para pensar y decidir sobre ellas.

Si anotamos una tarea hemos adquirido un compromiso. Si anotamos una cosa, simplemente hemos dejado un recordatorio para pensar y decidir sobre ello en otro momento.

En tus manos está. Seguir siendo presa de tus tareas o empezar a pensar y decidir sobre tus cosas. Unas te atrapan, las otras te liberan. Unas te limitan, las otras te potencian.

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

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