Ordenar por
Ver:

Apuntar Tareas Limita tu Efectividad


Mujer Estresada con Una Lista de Tareas_O2

La semana pasada analicé el impacto que tiene en la efectividad personal practicar la multitarea y cómo ésta genera un círculo vicioso que reduce nuestra capacidad para gestionar la atención limitando nuestros resultados.

Hoy, vuelvo a traer a colación el impacto de los ciclos incompletos en nuestra efectividad abordando el problema desde otra perspectiva. Trabajar con tareas, también genera este tipo de ciclos que van activando pensamientos intrusivos (o interrupciones internas) que limitan nuestra función ejecutiva y dinamitan nuestra efectividad.

Con esto, no quiero decir que anotar sea un mal hábito. De hecho, si no anotamos, es evidente que haciéndolo estaremos dando un gran paso. Pero si queremos seguir avanzando en la senda de la efectividad personal, anotar es condición necesaria pero no suficiente. Además, tenemos que conseguir olvidarnos de lo que anotamos porque la efectividad personal empieza vaciando tu mente. Eliminar el diálogo interior que nos recuerda las tareas que tenemos que hacer mientras estamos haciendo otras, es clave para gestionar nuestra atención.

¿Qué impacto tienen las tareas?

Una tarea, por definición, es un deber o un trabajo que debemos hacer. Por ejemplo, los compromisos adquiridos en una reunión o el informe que acabamos de prometer a Juan que le íbamos a reenviar.

Uno de los problemas asociado con anotar tareas, tal como plantea José Miguel Bolívar en su libro, «Productividad Persona: Aprende a Librarte del Estrés con GTD», es que como una tarea significa más trabajo, la tendencia natural de las personas es anotar lo justo. Y como, queramos o no, vivimos en un mundo VUCA, lo que ayer no era importante y dejé pasar, hoy se ha convertido en máxima prioridad. Este filtro que aplicamos al anotar tareas, limita nuestra eficacia ya que la calidad de las decisiones que tomamos depende de la calidad de la información. Si ésta no es completa, nuestras decisiones tampoco serán tomadas considerando el panorama completo de opciones.

El otro de los problemas está relacionado con la eficiencia y nuestra capacidad para gestionar la atención. Una tarea anotada es un trabajo comprometido y sin completar. A partir de aquí, el efecto Zeigarnik hace su función. Tendemos a recordar con mayor facilidad las tareas que tenemos a medias que las completadas. Pensamientos intrusivos autogenerados que limitan nuestra capacidad para gestionar nuestra atención. El cóctel perfecto para minimizar nuestra eficiencia.

¿Qué ventajas suponen las cosas?

Por el contrario, una cosa capturada es un elemento depositado en nuestra bandeja de entrada y para el cual, no hemos pensado ni decido nada. Nos hemos limitado a anotar en automático y seguir con lo que estábamos haciendo. A diferencia de las tareas, las cosas dejan de tener potencial negativo sobre la efectividad por varias razones.

La primera, está relacionada con la eficacia. Al capturar cosas, como éstas no significan más trabajo, evitamos la tentación de aplicar el filtro sobre qué capturar y qué no. De esta forma, maximizamos las opciones a la hora de tomar decisiones y como veíamos antes, la calidad de las decisiones depende de la calidad de la información. Si ésta es completa, las decisiones estarán tomadas teniendo en cuenta el panorama completo de opciones.

La segunda razón, es que capturar cosas en automático, sin pensar ni decidir sobre ellas, nos permite seguir concentrados en lo que estábamos haciendo. La multitarea pasa a la historia. Las interrupciones autogeneradas las limitamos nosotros. Y nuestra capacidad para gestionar la atención se ve potenciada, y nuestra eficiencia mejora.

¿Cómo digo adiós a las tareas y empiezo con las cosas?

La metodología de efectividad personal, OPTIMA3®, y la de productividad personal, GTD®, proponen soluciones para dejar de trabajar con tareas y empezar a pensar en cosas. Soluciones que pasan por romper el hábito de anotar tareas, pensando  y decidiendo en automático, y desarrollar otros nuevos que nos permitan hacer lo mismo pero de manera diferente, en dos tiempos. Un instante para capturar cosas y otro momento para pensar y decidir sobre ellas.

Si anotamos una tarea hemos adquirido un compromiso. Si anotamos una cosa, simplemente hemos dejado un recordatorio para pensar y decidir sobre ello en otro momento.

En tus manos está. Seguir siendo presa de tus tareas o empezar a pensar y decidir sobre tus cosas. Unas te atrapan, las otras te liberan. Unas te limitan, las otras te potencian.

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

Multitarea, limítala cerrando todos tus ciclos incompletos


Multitarea O2

La multitarea, utilizada originalmente, en la década de los noventa, para describir la característica de los ordenadores de permitir ejecutar varios procesos o aplicaciones al mismo tiempo, se empezó a emplear también para describir el comportamiento humano según el cual, las personas alternan continuamente de tarea en tarea (task switching), siendo incapaces de centrarse adecuadamente en ninguna de ellas.

Vivimos en una sociedad en la que trabajar con varias pantallas a la vez, o ver Facebook mientras preparamos el zumo para el desayuno y vemos las noticias por la televisión, está visto con toda naturalidad. Pero, como dice José Miguel Bolívar, «la multitarea está sobrevalorada» y nos guste o no, lejos de mejorar nuestra productividad personal, la dinamita.

Como profesionales del conocimiento, uno de nuestros recursos más valiosos es la atención. Para ser personas eficientes es condición «sine qua non» gestionarla de manera óptima. Es decir, centrarnos en el trabajo que tenemos entre manos hasta terminarlo y evitando dispersarnos pensando o haciendo algo distinto.

Si practicamos la multitarea, estamos gestionando de manera deficiente nuestra atención. El cerebro, como consecuencia del cambio entre tarea y tarea, por mínimo que nos pueda parecer, va consumiendo parte de nuestra energía mental, va mermando nuestra función ejecutiva y nuestra capacidad para pensar y decidir se va limitando.

El círculo vicioso de la multitarea

La psicóloga Bluma Zeigarnik observó cómo un camarero era capaz de recordar fácilmente una larga lista de pedidos pendientes y, sin embargo, difícilmente recordaba los platos que acaba de servir. Tras esta observación, se interesó por investigar la tendencia natural de las personas a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas.

Como resultado de sus investigaciones, en 1927, Zeigarnik publicó un estudio acerca de este fenómeno, que posteriormente tomaría su nombre. Para realizarlo, tomó cierto grupo de sujetos que debían efectuar una serie de 18 a 21 tareas sucesivas (enigmas, problemas de aritmética, tareas manuales…). La mitad de esas tareas eran interrumpidas antes de que los individuos pudieran acabarlas. Los resultados demostraron que eran precisamente las tareas interrumpidas las que los sujetos recordaban con mayor claridad.

El hecho de estar continuamente dejando tareas a medias nos sumerge en un círculo vicioso. Por un lado, dejamos trabajos sin terminar y, por otro, nuestro cerebro nos recuerda el trabajo pendiente.

Mejora tu productividad cerrando ciclos incompletos

David Allen llegó a la conclusión de que la gestión inadecuada de un pensamiento que te viene a la mente, o de un compromiso con otra persona o con nosotros mismos, va generando ciclos incompletos que, poco a poco, van minando la capacidad de enfocar nuestra atención, haciéndonos menos eficientes y limitando nuestros resultados.

Si estamos tomando un café con un compañero y le decimos: «Cuando vuelva  a mi mesa, te enviaré el informe», estamos generando un incompleto. Si recordamos que tenemos que ir al dentista a la revisión anual, y pasamos a otro tema sin más, estamos generando un incompleto. O, si durante una reunión, hablamos sobre un proyecto sin llegar a ninguna conclusión, sin definir qué hacer o sin identificar el resultado, estamos generando un incompleto. Si esto nos sucediera dos o tres veces al día, no supondría ningún problema, pero la realidad es que continuamente estamos enfrentándonos a este tipo de situaciones.

La propuesta de la metodología Getting Things Done® para hacer frente a esta realidad es simple: cerrar incompletos. ¿Cómo? Capturando las cosas que van llegando. Procesando los elementos capturados, es decir, pensando y decidiendo. Organizando recordatorios en diferentes contenedores según lo que significan. Y por último, revisando de manera sistemática estos contenedores.

En el año 2011, los psicólogos E. J. Masicampo y Roy Baumeister encontraron evidencias científicas que explican la propuesta de Allen. Es decir, por qué las personas no necesitamos completar una tarea para combatir la tendencia natural de nuestro cerebro a estar continuamente recordándola. Los resultados a los que llegaron fueron que con llevar a cabo un plan específico identificando el resultado que deseas y las acciones que vas a hacer para conseguirlo, cerramos el ciclo incompleto.

Esta es la realidad. La multitarea es seductora. La tendencia natural de las personas es la de recordar ciclos incompletos. También está comprobado que para cerrar los ciclos, no necesariamente tenemos que hacerlos, sino que con identificar el resultado y definir las acciones que podemos hacer es suficiente.

En tus manos está. Seguir alternando de tarea en tarea, sumergido entre tus incompletos, o cerrar todos tus ciclos pensando y decidiendo.

Gracias por verte por el blog y hasta la semana que viene.

¿Sabes el precio que estás pagando?


ETIQUETAS CÓDIGOS BARRAS O2

La semana pasada definía el concepto «fatiga de la decisión» como el coste oculto asociado a cada decisión. Por trivial o sencilla que parezca, cada decisión que tomamos, y no decidir es una decisión, consume parte de nuestra energía y por lo tanto, limita nuestra eficiencia y afecta de manera negativa a nuestra eficacia.

Decidir varias veces sobre un mismo tema para un mismo fin está comprobado que es un hábito que limita nuestros resultados. Hoy, voy a seguir analizando otros hábitos extendidos entre los profesionales del conocimiento que al igual que el anterior, impactan de manera negativa contra tu efectividad.

En este post, José Miguel Bolívar define con claridad cristalina los conceptos eficiencia, eficacia  y efectividad:

  • Eficiencia es «hacer bien las cosas», es decir, hacer las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos.
  • Eficacia es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados.
  • Efectividad es «hacer bien las cosas correctas», es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz.

Ciertos hábitos, como los que voy a explicar a continuación, dejan abierto el círculo de tu efectividad personal limitando tus resultados.

  • No capturar todas las cosas que en un momento dado, llaman tu atención, limita tus resultados. Si en lugar de anotar un pensamiento (interrupción interna) o una llamada de teléfono de un compañero (interrupción externa), dejas lo que estabas haciendo y te pones con ello, estarás dejando que éstas se apoderen de ti. Como consecuencia, pérdida de foco, empezar varios temas y no terminar ninguno, intentar llevar a cabo varias tareas al mismo tiempo y tu eficiencia, por los suelos.
  • Trabajar la mayor parte del tiempo a medida que surge, sin pensar ni decidir antes de hacer, limita tus resultados. Como consecuencia, dudas de si lo que estás haciendo es lo correcto. Tu eficacia abandonada al azar. Sensación de frustración por estar todo el día sin parar y llegar a casa  con la sensación de apenas avanzar.
  • Confiar en tu memoria para recordar lo que tienes que hacer, limita tus resultados. Compromisos incumplidos porque los has olvidado. Estrés y frustración por estar continuamente recordando cosas cuando no puedes hacer nada por ellas y de nuevo, tu eficiencia por los suelos.
  • No revisar sistemáticamente todos tus compromisos, todos tus frentes abiertos y todas tus ideas o posibilidades de futuro, limita tus resultados. Falta de confianza, estar pero no estar. En resumen, irte a dormir pensando en tu jefe, en el proyecto que tienes atascado o en el informe que le prometiste a Carlos sin enviar. Dudas de si lo que has elegido hacer es lo que más te acercaba a tus resultados.

«Lo mejor de todo es que aunque nada cambie, si tu cambias, para ti, cambia todo.»

En contra de propuestas deterministas según las cuales la realidad de nuestra situación está determinada por factores genéticos (el ADN es el causante de mi desorganización), por factores psíquicos (mis tendencias personales o carácter vienen determinados por la educación y las experiencias infantiles que he vivido) o por factores ambientales (alguien o algo de mi entorno es el culpable de mi situación), Victor Frankl, judío y psiquiatra determinista hasta que pasó varios años en los campos de exterminio nazis, demostró que el ser humano es quien tiene la libertad última de elegir. Frankl tenía en su interior la capacidad de decidir de qué modo podía afectarle todo lo que vivía en el campo. Esa libertad que ni los carceleros nazis fueron capaces de arrebatarle. (Si no has leído el libro «El hombre en busca de sentido», del propio Victor Frankl, te lo recomiendo. Perlas y más perlas para cultivar tras leerlo y releerlo).

Al igual que Frank, todo ser humano tenemos en nuestro interior la capacidad de decidir de qué modo nos afectan las condiciones externas. Nuestra conducta es función de nuestras decisiones, no de nuestras condiciones.

En OPTIMA LAB decimos que «la realidad es la que es y muchas veces, no es como nos gustaría». Depende de uno seguir igual, los resultados ya los conoces, o cambiar: creencias, hábitos, valores, objetivos, áreas de atención…La buena noticia es que existen metodologías de productividad personal como GTD®,  o de efectividad personal como OPTIMA3®, que te ayudarán a adaptarte a esta realidad.

¿Cómo? Tomándotelo en serio. Asumiendo que no existen atajos. Teniendo claro que tampoco hay píldoras mágicas. Se trata de desarrollar hábitos, y esto, al principio, cuesta. Una vez desarrollados, serán automatismos pero para llegar allí, necesitas invertir. Tú decides si quieres seguir gastando o empezar a invertir para reducir el precio que estás pagando.

Gracias por pasaros por el blog y hasta la semana que viene.

El camino de las «cosas» solo tiene un sentido


SEÑAES SENTIDO PROHIBIDO OBLIGATORIO - DECISIÓN O2

¿Sabes el coste que estás pagando por posponer qué hacer con cada correo electrónico que abres, cierras, abres…?

¿Eres consciente del impacto que tiene en tu efectividad personal no vaciar por completo, siempre, tus bandejas de entrada?

¿Sabes que cada cosa que tienes recopilada en tu bandeja de entrada, hasta que la procesas y organizas, consume parte de tu energía mental?

Escribía David Torné hace unas semanas que recopilar no es suficiente. Si nos limitamos a ello, estaremos sacando las cosas de nuestra cabeza a una bandeja de entrada externa pero, al cabo de un tiempo, como no tendremos la suficiente confianza en este lugar externo, volveremos a recordarlas, probablemente cuando no podamos hacer nada por ellas.

José Miguel Bolívar, en el post de este miércoles, planteaba que además de recopilar, para cerrar el círculo de la efectividad personal, necesitamos desarrollar hábitos para pensar y decidir regularmente sobre las cosas recopiladas, para ponernos recordatorios adecuados, en los lugares adecuados y con la forma y la estructura adecuadas, y finalmente, para revisarlos con la frecuencia necesaria de manera que mantengamos intacta nuestra confianza en el sistema.

“Uno de los recursos más valiosos de un profesional del conocimiento es la atención.”

Como profesionales del conocimiento, uno de nuestros recursos más valiosos es la atención. A diferencia de lo que ocurre con el tiempo o con los ladrones del mismo, cuya gestión, además de no servir para nada, es inviable en entornos VUCA, sí podemos gestionar nuestra atención. ¿Cómo? Optimizando el uso de nuestra energía mental, directamente relacionada con la capacidad para mantener intacta nuestra función ejecutiva o el conjunto de habilidades cognitivas que nos permiten la anticipación y el establecimiento de metas, la formación de planes y programas, la toma de decisiones y elecciones, el inicio de las actividades y operaciones mentales, la autorregulación de nuestras acciones o la habilidad de llevarlas a cabo eficientemente.

Existe un hábito más o menos generalizado entre los profesionales del conocimiento que es pensar y decidir varias veces sobre una misma cosa. Por ejemplo, el típico correo electrónico que abres, cierras, abres y vuelves a cerrar dejándolo de nuevo en la bandeja de entrada sin haber hecho nada con él.

“Fatiga de la Decisión es el coste oculto asociado a cada decisión que tomamos”

Kathleen Vohs y Jean M. Twenge, psicólogos cognitivistas de la Universidad de Minnesota y San Diego respectivamente, realizaron una serie de experimentos para probar el hecho de que la «fatiga de la decisión» o el coste oculto asociado a cada decisión, por trivial o sencilla que parezca, va mermando las capacidades cognitivas asociadas a nuestra función ejecutiva.

El experimento llevado a cabo por Vohs y Twenge consistió en trabajar con clientes en un centro comercial y someterlos a un número determinado y variable de decisiones que tomar. Para medir la capacidad de la función ejecutiva, se les pidió que realizaran sencillos pero tediosos problemas aritméticos (suma de números de 3 dígitos). Los compradores cuyos recursos psicológicos fueron agotados por haber sido sometidos a un mayor número de opciones, abandonaron el ejercicio antes que los compradores a los que el número de opciones había sido más limitado.

“Efectividad personal es jugar al primer toque.” José Miguel Bolívar

Nos guste o no, cada decisión que tomamos, y no decidir es una decisión, consume parte de nuestra energía. Decidir no decidir acerca de esos correos electrónicos dejándolos de nuevo en la bandeja de entrada, es una de esas decisiones que van agotando nuestro «depósito de gasolina psicológico».

Como profesionales del conocimiento, nos ha caído el marrón de tener que pensar y decidir, es decir, poner en juego nuestra función ejecutiva. Por eso, para hacer frente a la «fatiga de la decisión», la solución es sencilla: ocuparnos de las cosas una sola vez, eliminando la mala costumbre de sacar las cosas de las bandejas de entrada, no decidir qué significan o qué vamos a hacer con ellas y luego, volverlas a dejar allí.

Si quieres mantener en condiciones óptimas tu función ejecutiva, gestiona con eficiencia tu atención y ya sabes, las cosas de tus bandejas de entrada sólo tiene un sentido, el de salida.

Gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

Aplicando Pareto en el Trabajo del Conocimiento


Principio de Pareto_O2 efectividad productividad GTD OPTIMA3

El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 y recibe su nombre en honor a Vilfredo Pareto, persona que lo enunció por primera vez.

Pareto estudió que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de mucho» y los «muchos de poco». Se establecían así dos grupos de proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20 % de población, ostentaba el 80 % de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80 % de población, el 20 % de ese mismo algo. En concreto, Pareto estudió la propiedad de la tierra en Italia y lo que descubrió fue que el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras, mientras que el restante 20% de los terrenos pertenecía al 80% de la población restante.

De la aplicación de este principio a nuestra efectividad como profesionales del conocimiento se deduce que el 20% de lo que hacemos produce el 80% de los resultados. Podemos entrar a discutir si es una relación 80/20, 70/30 o 90/10 pero, en cualquier caso, está claro que hay un porcentaje comparativamente pequeño de actividades que contribuyen de forma significativamente superior a nuestros resultados.

El trabajo del conocimiento se caracteriza porque no existe proporcionalidad entre carga de trabajo y tiempo disponible, y aunque trabajáramos todos los días hasta altas horas de la madrugada, no haríamos todo lo que pensamos que tenemos que hacer. Además, se da la circunstancia de que un porcentaje minoritario de actividades aportan un porcentaje mayoritario de valor. Por esto, una de las claves para mejorar nuestra efectividad es romper el automatismo de hacer sin pensar y empezar a pensar antes de hacer. Esta es la fórmula que nos ayuda a destilar el 20 % que nos aporta el 80 % y una de las piezas de la metodología OPTIMA3®: eficacia en la toma de decisiones para estar seguros de que estamos haciendo lo que aporta más valor.

«No hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto». Peter Drucker

Para confirmar este principio, decidí hablar con un amigo que trabaja en la industria petroquímica. La coordinación del mantenimiento y la operación de una planta son parte de sus responsabilidades. Le propuse realizar un análisis de las incidencias que detectaban en los procesos y representarlas en un diagrama, el de Pareto.

Diagrama de Pareto

Las conclusiones son evidentes. Para mejorar la eficacia en la toma de decisiones, identificar el 20 % de los procesos que concentran el 80 % de los problemas es la clave. En el caso concreto de mi amigo, la efectividad personal definida como conseguir resultados se traduciría en decisiones encaminadas a mejorar la fiabilidad de los equipos, incrementar la eficiencia de los procesos o para optimizar la disponibilidad de los equipamientos.

«En el trabajo del conocimiento, la aportación de valor de cada cosa que se hace es desigual o, incluso, completamente distinta». José Miguel Bolívar

Si nuestra efectividad personal depende de nuestros resultados, y estos de nuestra eficacia en la toma de decisiones, utilizar el principio del 80 / 20 como criterios de decisión a nivel de acción es una de las claves. Decisiones cómo qué hacer y qué no, qué proyectos acometer y cuáles aplazar, dónde concentrar las inversiones y donde demorar serán las que marquen la diferencia entre un profesional del conocimiento y un profesional del conocimiento efectivo.

«Eficacia es elegir el 20 % del trabajo que aporta el 80 % de los resultados».

En este sentido, hacer muchas cosas sin haber reflexionado previamente, o intentar llevar a cabo varias tareas a la vez, lejos de mejorar nuestra efectividad, la dinamitan. Para conseguir centrarnos en el 20 %, deberemos haber renunciado al 80 % restante y desarrollar hábitos como el de capturar las cosas que nos van llegando evitando trabajar a media que surge, enfriar el pensamiento o pensar definiendo el trabajo antes de hacerlo, serán piezas fundamentales del puzle que conforman nuestro sistema de efectividad personal.

Una de las grandes contribuciones de la efectividad personal para el profesional del conocimiento es hacer sobre trabajo predefinido. Para ello, procesar todos los inputs que recibimos transformándolos en entes con significado propio como basura, ideas o posibilidades, información que nos puede ser útil o compromisos, es la clave para elegir el 20 que aporta el 80.  

Y tú, ¿ya has decidido qué vas hacer para acercarte a tu 20 que genera más valor?

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

 

 

 

Efectividad y Presente: dos caras de la misma moneda


Efectividad - Vivir el presente

Darío, mi segundo peque, nació hace dos semanas. Tras  unos días de hospital, ya estamos todos en casa. Noches diversas. Paseos y más paseos de ventanilla en ventanilla para formalizar todos los documentos: registro civil, seguridad social, centro de salud…

Han sido unas semanas intensas de emociones, de trabajo y de satisfacciones. Foco en disfrutar del presente. Tranquilidad por saber que las cosas que me van llegando las voy capturando y los compromisos que ya había adquirido, los tengo organizados en un lugar de confianza. Precisamente justo antes de llamarme mi mujer para avisar de que Darío estaba con ganas de nacer, terminaba la revisión semanal. Sistema de efectividad a estrenar y confianza plena en mi «mente extendida».

Hasta ahora, uno de los parámetros que utilizaba para medir mi bienestar era la sensación de equilibrio. Estos días, me he dado cuenta que existe otro del mismo nivel: la capacidad para vivir el momento presente. Escribía que efectividad y equilibrio son dos caras de la misma moneda. Ahora vuelvo a escribir que efectividad y presente, también son otras dos caras de la misma moneda.

¿Qué me aporta la efectividad personal para vivir el presente?

Menu

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. CERRAR

Share This