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Tag: revisión diaria

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Mi sistema GTD: ¿Quieres probar? | Hacer


Por ahora hemos visto los cuatro primeros pasos que propone la metodología GTD para obtener control. Ya hemos montado nuestro sistema y ha llegado la hora de la verdad: utilizarlo.

GTD® plantea un enfoque disruptivo para muchos profesionales. En lugar de reaccionar ante las peticiones, solicitudes, necesidades que surgen, lo que se propone es procesar y organizar estas posibles emergencias y revisar una parte del sistema antes de ponernos a hacer. Si realmente son emergencias seguirán estando ahí pasados los diez o quince minutos que habrás invertido en procesarlas y organizarlas.

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Mi sistema GTD: revisar o reflexionar


Ya hemos llegado al cuarto paso de la metodología, «Revisar o Reflexionar». Como resultado de los tres pasos anteriores: capturar o recopilar, procesar o aclarar y organizar, tienes tu sistema montado. Ahora toca usarlo y para ello, uno de los hábitos a desarrollar es el de revisar tus listas antes de ponerte a hacer. Además, como consecuencia de que diariamente sólo revisas una parte del sistema, este empezará a perder fiabilidad y necesitará una puesta a punto semanal.

A pesar de que David Allen lo describa como un único paso, en realidad, son dos hábitos con propósitos diferentes. Por un lado, el de revisar sistemáticamente parte de tus categorías organizativas para decidir qué hacer y por el otro, el de revisar semanalmente todo tu sistema para seguir confiando en él.

Técnicamente existe otro tipo de revisión, la de los niveles de perspectiva. De momento, hasta que no escriba sobre esta parte de la metodología , prefiero no incluirla y una vez considerada, volveré sobre este post.

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Antídoto GTD: Frente al Voluntarismo, revisión


Son las 8 de la mañana, llego a la oficina y en el ascensor, un compañero de marketing me pide el informe de seguimiento de iniciativas LEAN cerradas durante el trimestre pasado, no sabe dónde lo ha guardado. Le digo: “Ok, luego te lo envío”.

Ya sentado delante del ordenador, suena el teléfono. Un compañero de administración preguntándome por la liquidación del último canon de saneamiento. Le digo: “OK, antes del medio día lo busco y te doy un toque”.

A las 9 de la mañana, en la reunión diaria, cargo la lista de cosas para hacer hoy con 3 compromisos más.

Y así sigue el día, compromiso tres compromiso…

¿Qué es el «Voluntarismo»?

La primera vez que relacioné esta palabra con la productividad fue en este post de José Miguel Bolívar. Parece que me estaba leyendo el pensamiento porque me sentía bastante identificado con sus reflexiones.

Se dice que una persona es voluntariosa cuando está deseosa de hacer algo y lo hace con voluntad. Pero, ¿qué pasa si esta actitud la tienes para casi todo, sin aplicar ningún filtro, sin tener en cuenta el resto de tus compromisos y responsabilidades?

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Antídoto GTD: Adiós a trabajar «A medida que surge»


Son las ocho de la mañana, llego a la oficina, abro el correo, treinta mensajes nuevos y pienso: ¡A por ellos!

Empiezo a seleccionar los que son basura: «a la papelera». Luego voy a por los fáciles (información que tengo a mano para enviar….): «cinco menos». Sigo por los que resuelvo rápido: «Otros cinco menos». Luego busco los que me ha enviado el jefe pidiéndome varios informes: «Otros tres fuera» y por último, ahí los dos puñeteros correos  que tras varias ojeadas no sé por dónde empezar y todavía me quedan 15 por leer.

De repente, suena el teléfono, un cliente pidiéndome de nuevo la oferta que le envié la semana pasada y le digo: «Ahora mismo te la envío».

¿Te suena? Esta forma de trabajar se llama  «A medida que surge». Es habitual y hasta cierto punto necesaria ahora bien, tienes que saber que no sólo afecta negativamente a tu productividad sino que además, te causa frustración o la sensación de «No he parado en todo el día y no he hecho nada» y estrés porque no paras de recibir cosas nuevas, empezarlas y solamente terminar un número limitado de ellas.

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