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Cómo usar el Calendario de Outlook con GTD: «Archivo de seguimiento»


Calendario de Outlook con GTD

Casi con las sensaciones de las primeras publicaciones, y con el diálogo interior echando humo, estoy de vuelta. Tras revisiones semanales de la incubadora, en donde el tema del blog ha estado presente, y con el empujón del último post de Alberto Almoguera en Trabajando que es gerundio (gracias Alberto por tu reflexión), hoy publico en Enfoque Carnot.

La temática sigue siendo equivalente a la de hace casi un año, casi, una continuación. En esta ocasión, comparto experiencias de cómo utilizar una de las categorías organizativas de GTD menos comprendidas, el Archivo de seguimiento.

¿Cuándo utilizar el «Archivo de seguimiento» en tu calendario de Outlook?

En este post vas a encontrar una forma de configurar el calendario de Outlook con GTD, para construir tu lista «Archivo de seguimiento».

Si estás familiarizado con los conceptos de la metodología, sabrás que en esta lista vas a mantener bajo control los elementos cuya fecha de activación es futura, y por los que de momento, hasta que no llegue el día, no puedes hacer nada.

Varios ejemplos podrían ser matricularte en un curso para el cual, todavía no se ha abierto el plazo, o registrar en la herramienta de formación los planes de desarrollo individual de las personas de tu equipo, pero todavía no está abierta la herramienta para ello.

Para explicar el proceso, he gravado un video, el cual, está dividido en 2 bloques. En el primero, verás cómo implementar el «Archivo de seguimiento» de GTD en tu Calendario de Outlook. En el segundo bloque, comparto contigo un ejemplo de cómo empleo el archivo de seguimiento en el día a día.

Controlar las fechas límite con GTD y Outlook


CONTROLAR FECHAS LÍMITE

¿Controlar las fechas límite? ¿Cómo?

¿Varias de tus acciones siguientes tienen fecha de vencimiento, y te gustaría controlarlas según los criterios de la metodología GTD?

Mi caos para controlar las fechas límite antes de GTD

Todavía recuerdo hace unos años, sería el 2011, antes de utilizar GTD. El atracón y el estrés que sufrí para entregar la declaración de la renta en plazo. Por entonces vivía en el estrés continuo, al día, apagando fuegos y sin perspectiva clara de cuáles eran los resultados perseguidos.

Confiado de que el plazo para realizar la declaración tributaria finalizaba el 30 de junio, un par de semanas antes, me encontré en una cafetería con mi asesor, Javi. Le comenté que le iba a enviar la información y no os podéis imaginar su cara: «Pero Jesús, creí que ya la habías hecho en otra oficina, el plazo finaliza mañana». Entonces, la cara se me puso a mí: «Ostris, que me paso de fecha y me vienen con alguna penalización»….Madre mía qué estrés.

Al final, gracias al atracón nocturno preparando toda la información, y a la inestimable comprensión de Javi, todo quedó en un susto.

¿Alguna vez te has visto en alguna parecida? ¿Llegando tarde, sofocado por el día a día y por los plazos?

Implementar GTD con Outlook | La lista de «Acciones siguientes»


Cómo implementar GTD con Outlook

¿Utilizas una lista de tareas, pero no termina de funcionarte?

¿Has oido hablar de GTD® y te gustaría empezar a utilizar la metodología para organizarte mejor?

¿Qué tal la aplicación Outlook para construir tu lista de «acciones siguientes»?

Si has respondido afirmativamente a alguna de las preguntas, este post te va a interesar. En él, comparto contigo cómo implementar GTD con Outlook, para construir tu lista de «acciones siguientes».

6 motivos para utilizar Outlook como gestor de tareas


Pasaron varios meses hasta que tomé la decisión. Por un lado, me daba pereza cambiar de herramienta. Por otro, no tenía claro qué nueva aplicación utilizar.

De cada app, me gustaban unas funcionalidades, pero echaba en falta otras. Algunas herramientas me atraían por su nominación cien por cien GTD. Otras, por su flexibilidad. En otras veía muy útiles los métodos abreviados de teclado. Y en alguna, la app para smartphone estaba genial…En fin, que cada una, satisfacía unos aspectos, pero tenía carencias en otros.

Tras analizar las diferentes anatomías de GTDapps, identifiqué las funcionalidades que iba a prescindir, y las que sí o sí, consideraba fundamentales.

Además, alineado con mi propósito de ser agente de cambio en el proceso de transformación digital en EDP, entró en juego otro factor clave: la accesibilidad a la herramienta de las personas de mi entorno.

En el post de hoy, voy a compartir los 6 motivos por los que he empezado a utilizar Outlook Task como soporte para mi sistema de productividad personal con GTD.

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