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Tag: hábitos

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Mi sistema GTD: organizar


Como resultado de la fase de procesar o aclarar tus cosas, las habrás transformado y tomado decisiones al respecto y llegarás al punto en el que te preguntarás: ¿Y ahora qué hago con esto? ¿Dónde pongo el recordatorio para tener el asunto bajo control?

David Allen propone que las organicemos en lugares específicos según su naturaleza, el paso 3 de la metodología. Como comentaba en el post anterior, los pasos 2 y 3 se realizan consecutivamente. Después de procesar una cosa, la organizas y continúas procesando la siguiente hasta vaciar la bandeja.

En el post de hoy, voy a escribir sobre qué es organizar, cómo lo aplico en mí día a día, algunos ejemplos y para los que queráis profundizar, varias lecturas interesantes.

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Mi sistema GTD: procesar o aclarar


Una vez has definido tus bandejas de entrada, tus herramientas de captura y has adquirido (o estás en ello) el hábito de capturar cualquier idea, petición, solicitud, mensaje, etc. que llama tu atención te preguntarás: «Y ahora: ¿qué hago con todas estas cosas recopiladas?»

David Allen nos propone que las procesemos o aclaremos y que las organicemos, los pasos 2 y 3 del método GTD®. En la práctica, se realizan de manera consecutiva si bien, para facilitar la explicación y la comprensión, voy mantener la estructura escribiendo  entradas específicas para cada uno de los dos pasos.

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Mi sistema GTD: recopilar o capturar


La semana pasada iniciaba una serie de 9 post para compartir contigo cómo tengo montado el sistema GTD® en Excel.

Siguiendo el orden de los 5 pasos para obtener control que propone David Allen, en este post voy a escribir sobre recopilar o capturar. Para ello, definiré mi procedimiento de captura, qué herramientas utilizo, cuáles son mis bandejas de entrada y te lanzaré una llamada a la acción.

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Antídoto GTD: Poniendo freno al Diógenes que llevamos dentro


¿Alguna vez has hecho con el teléfono móvil varias fotografías de prueba y has guardado todas ellas, las que salieron bien y las que no? Como no ocupan espacio…

¿Cuando elaboras un documento sueles archivar desde el primer borrador hasta la versión final? Por si acaso en un futuro…

¿Sueles archivar la mayoría de correos electrónicos que recibes, aunque luego no eches mano de ellos? ¿Quién sabe si tendré que volver algún día a consultarlo?

En mayor o menor medida, la mayoría de nosotros nos hemos visto en alguna de éstas. Lo habitual es que tengamos tendencia natural a guardar por si acaso, a no tirar, a no eliminar. Es ese yo interior llamado Diógenes, que tiene preferencia por crear, por llenar, por ocupar, por guardar.

«En nuestra cultura existe una cierta propensión a crear pero no a limpiar. El universo aborrece al vacío» David Allen en Haz que funcione

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Antídoto GTD: Controla con efectividad tus acciones delegadas


Son las 8 de la mañana y mientras proceso el correo electrónico, le pido a mi compañero Andrés que resuelva una reclamación de Juan, un cliente que me ha enviado un mensaje diciéndome que todavía no había recibido el pedido comprometido para la semana pasada.

Siguiendo con el correo, recibo otro de la Consejería de Medio. Nos remiten una propuesta de Autorización Ambiental ofreciéndonos un mes de plazo para enviar comentarios. Se lo remito al director de planta pidiéndole que me envíe su disponibilidad para convocar una reunión con el Departamento de Asesoría Jurídica.

Y sigo procesando correos…..pero:

¿Dónde organizo los recordatorios de que Andrés ha resuelto la reclamación realizada por Juan o de que el director de planta me ha enviado su disponibilidad para convocar una reunión con Asesoría Jurídica y de…?

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Antídoto GTD: Adiós a trabajar «A medida que surge»


Son las ocho de la mañana, llego a la oficina, abro el correo, treinta mensajes nuevos y pienso: ¡A por ellos!

Empiezo a seleccionar los que son basura: «a la papelera». Luego voy a por los fáciles (información que tengo a mano para enviar….): «cinco menos». Sigo por los que resuelvo rápido: «Otros cinco menos». Luego busco los que me ha enviado el jefe pidiéndome varios informes: «Otros tres fuera» y por último, ahí los dos puñeteros correos  que tras varias ojeadas no sé por dónde empezar y todavía me quedan 15 por leer.

De repente, suena el teléfono, un cliente pidiéndome de nuevo la oferta que le envié la semana pasada y le digo: «Ahora mismo te la envío».

¿Te suena? Esta forma de trabajar se llama  «A medida que surge». Es habitual y hasta cierto punto necesaria ahora bien, tienes que saber que no sólo afecta negativamente a tu productividad sino que además, te causa frustración o la sensación de «No he parado en todo el día y no he hecho nada» y estrés porque no paras de recibir cosas nuevas, empezarlas y solamente terminar un número limitado de ellas.

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