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Tag: eficiencia

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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte II)


Continuando con el post Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad que publiqué hace unas semanas, hoy te propongo otros 4 hábitos en los que trabajar.

¿Qué cómo lo haces? Entrenando a tu cerebro. Al igual que cuando te planteas empezar a ir al gimnasio para tonificar tus músculos y perder alguno de esos kilos que te has echado, las primeras semanas tiras de compromiso y de fuerza de voluntad, si te estás planteando cambiar tu forma de organizarte para ser más productivo, empieza entrenando tu cerebro. En este fantástico post, mi colega y amigo Antonio José Masía describe los tres pasos que sigue la estructura cerebral para determinar la activación de un hábito:

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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte I)


Si en tu trabajo tienes más cosas por hacer que tiempo disponible, si tienes que decidir qué hacer y qué dejar sin hacer, si muchas de tus tareas no son evidentes y tienes que invertir tiempo en definirlas, cómo escribió Peter Drucker hace unos años en «La era de la discontinuidad (1969)»,  eres un Trabajador del Conocimiento.

Te guste o no, si quieres mejorar tu efectividad tomando decisiones con eficacia y haciendo tu trabajo con eficiencia, primero tienes que pensar, invertir tiempo en definir tu trabajo y tomar decisiones sobre qué no tiene sentido hacer y qué sí. El objetivo, que cuando llegue la hora de hacer, enciendas el piloto automático y te  limites a eso, a hacer bien, sin interrupciones, estando a lo que estás.

¡Ya! Te estoy leyendo el pensamiento: que si esto está muy bien pero que el día a día es como es, complicado, con muchas urgencias, con multitud de interrupciones, el teléfono, el email, malditos ladrones de tiempo…Ante esta tesitura, tienes dos opciones; una es seguir echando balones fuera, me interrumpen, me roban el tiempo, es lo que me ha tocado en este tipo de trabajo; y la otra es mirarte al ombligo, pensar en ti, en cómo te organizas, en cómo estás empleando tu tiempo, cuáles son tus hábitos y si hay algo que no te funciona, tomar la determinación de cambiarlo.

Nadie ha dicho que el camino hacia efectividad personal sea fácil, al principio tendrás que tirar de fuerza de voluntad, te constará llevar a cabo los nuevos comportamientos pero cuando los hayas repetido durante varias semanas, no sólo no te sentirás forzad@ sino que formarán parte íntegra de tu forma de ser y de hacer, serán comportamientos que realizarás de manera natural, los habrás convertido en hábitos, como ponerte el cinturón de seguridad cuando te sientas en el coche. En el primer número de Productive Magazine, Franciso Saéz escribió un artículo titulado “Tus hábitos determinan tu productividad” e incluyó esta cita que me quedó grabada.

“Primero hacemos nuestros hábitos, después nuestros hábitos nos hacen a nosotros.” ~ Charles C. Noble

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GTD: usa con efectividad tu calendario


¿Usas tu calendario como recordatorio de tus tareas?

¿Y qué tal te va?

Cuando yo lo hacía, recuerdo verme todos los días cambiando tareas de lunes a martes y de martes a viernes. En fin, dejé de usarlo porque no solo era inútil e ineficiente, sino que además el hecho de no hacer las tareas que deseaba me provocaba sensación de estrés, agobio y frustración.

Para resolver este hábito, que por cierto, es muy improductivo, Getting Things Done ofrece una perla preciosa: el uso efectivo del calendario. Te ayudará a mejorar el control de tu trabajo y aumentará tu capacidad de organización.

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El poder de los contextos en GTD


Hace años, antes de utilizar GTD, para ordenar mis tareas empleaba una lista única en word en donde anotaba lo que tenía que hacer a modo de recordatorio. ¿Cuáles fueron las consecuencias? Ninguna porque no la usaba.

Posteriormente y tras asistir a un curso de gestión del tiempo, procesé la lista única transformándola a excel. A cada tarea le asignaba un nivel de prioridad según consideraba que era importante y urgente (Prioridad 1), urgente (Prioridad 2), importante (Prioridad 3) y ni urgente ni importante (Prioridad 4). ¿Cuáles fueron las consecuencias? Si bien logré reducir el volumen de tareas por lista, estaba continuamente cambiando de prioridad 1 a 3, de 3 a 1….En fin, de nuevo, esta era una lista poco usable y para colmo, frustrante y estresante al ver cómo las cosas no urgentes se iban convirtiendo en urgentes y al contrario.

Cuando descubrí GTD, el contexto fue una liberación y uno de los conceptos de la metodología que más me atrajo. Todavía siento el cambio que supuso en mi productividad empezar a utilizarlos…»no hay nada más gratificante que estar esperando a que empiece una reunión, consultar el contexto teléfono y quitarte 2 o 3 llamadas en los 10 minutos de espera».

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En GTD, combate el estrés vaciando tu mente


¿Te cuesta mantener la concentración en la tarea y te despistas con frecuencia?

¿Tienes muchos frentes  abiertos y piensas que alguno de ellos te va a explotar pero no sabes cuál es?

¿Te preocupa olvidar alguna cosa del montón que tienes por hacer?

Tras la resaca navideña y estando el fin de año a la vuelta de la esquina, quien más y quién menos nos solemos proponer nuevos objetivos.

Si alguno de ellos está relacionado con reducir tus niveles de estrés, te propongo que valores utilizar GTD y des el primer paso vaciando tu mente. Cuando yo empecé a usar esta metodología de productividad personal, el primer paso que di fue vaciar mi mente. Conseguí dejar de vivir todo el día en un mar de agobios preocupándome por no olvidar todas las cosas y compromisos que me inundaban.

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El trabajo por lotes y GTD


¿Tienes la sensación de que podrías ser más eficiente agrupando tareas con aspectos comunes como las herramientas que necesitas, las circunstancias que se tiene que dar o si dependes de alguna persona para poder avanzar?

¿Te has planteado posponer trabajos que tengan aspectos comunes, (herramientas, lugares o personas) para agruparlos y hacerlos “en lote”?

En GTD, a los aspectos comunes que se tienen que dar para poder completar las acciones siguientes se les llama contextos y pueden ser herramientas (teléfono, ordenador…), personas o lugares (oficina, casa, planta…).

En el post de esta semana, voy a compartir contigo la historia de David, ingeniero de procesos que tras varios meses utilizando GTD, vio el significado de trabajar por lotes aplicado a su trabajo de oficina.

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