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Tag: eficiencia

Burocracia: hacer por hacer o hacer con sentido


burocracia_o2

El fin de semana pasado tuve la suerte de compartir una interesante conversación con un amigo sobre los niveles de efectividad que existían en la organización para la que trabaja y compartió conmigo varias situaciones de éstas que te quedas a cuadros.

Una de ellas estaba relacionada con la implantación de un «nuevo» proceso para registrar los cambios y mejoras aplicadas en varios procesos de la compañía. La solución sobre la que se estaba discutiendo era rellenar una plantilla, imprimirla y firmarla por tres personas distintas, según era la que había propuesto la idea, la había aprobado y la había implementado. Después, tocaba escanearla y archivarla para tener todo disponible en la nube.

Apuntar Tareas Limita tu Efectividad


Mujer Estresada con Una Lista de Tareas_O2

La semana pasada analicé el impacto que tiene en la efectividad personal practicar la multitarea y cómo ésta genera un círculo vicioso que reduce nuestra capacidad para gestionar la atención limitando nuestros resultados.

Hoy, vuelvo a traer a colación el impacto de los ciclos incompletos en nuestra efectividad abordando el problema desde otra perspectiva. Trabajar con tareas, también genera este tipo de ciclos que van activando pensamientos intrusivos (o interrupciones internas) que limitan nuestra función ejecutiva y dinamitan nuestra efectividad.

Multitarea, limítala cerrando todos tus ciclos incompletos


Multitarea O2

La multitarea, utilizada originalmente, en la década de los noventa, para describir la característica de los ordenadores de permitir ejecutar varios procesos o aplicaciones al mismo tiempo, se empezó a emplear también para describir el comportamiento humano según el cual, las personas alternan continuamente de tarea en tarea (task switching), siendo incapaces de centrarse adecuadamente en ninguna de ellas.

Vivimos en una sociedad en la que trabajar con varias pantallas a la vez, o ver Facebook mientras preparamos el zumo para el desayuno y vemos las noticias por la televisión, está visto con toda naturalidad. Pero, como dice José Miguel Bolívar, «la multitarea está sobrevalorada» y nos guste o no, lejos de mejorar nuestra productividad personal, la dinamita.

¿Sabes el precio que estás pagando?


ETIQUETAS CÓDIGOS BARRAS O2

La semana pasada definía el concepto «fatiga de la decisión» como el coste oculto asociado a cada decisión. Por trivial o sencilla que parezca, cada decisión que tomamos, y no decidir es una decisión, consume parte de nuestra energía y por lo tanto, limita nuestra eficiencia y afecta de manera negativa a nuestra eficacia.

Decidir varias veces sobre un mismo tema para un mismo fin está comprobado que es un hábito que limita nuestros resultados. Hoy, voy a seguir analizando otros hábitos extendidos entre los profesionales del conocimiento que al igual que el anterior, impactan de manera negativa contra tu efectividad.

El camino de las «cosas» solo tiene un sentido


SEÑAES SENTIDO PROHIBIDO OBLIGATORIO - DECISIÓN O2

¿Sabes el coste que estás pagando por posponer qué hacer con cada correo electrónico que abres, cierras, abres…?

¿Eres consciente del impacto que tiene en tu efectividad personal no vaciar por completo, siempre, tus bandejas de entrada?

¿Sabes que cada cosa que tienes recopilada en tu bandeja de entrada, hasta que la procesas y organizas, consume parte de tu energía mental?

Escribía David Torné hace unas semanas que recopilar no es suficiente. Si nos limitamos a ello, estaremos sacando las cosas de nuestra cabeza a una bandeja de entrada externa pero, al cabo de un tiempo, como no tendremos la suficiente confianza en este lugar externo, volveremos a recordarlas, probablemente cuando no podamos hacer nada por ellas.

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Antídoto GTD: Adiós a trabajar «A medida que surge»


Son las ocho de la mañana, llego a la oficina, abro el correo, treinta mensajes nuevos y pienso: ¡A por ellos!

Empiezo a seleccionar los que son basura: «a la papelera». Luego voy a por los fáciles (información que tengo a mano para enviar….): «cinco menos». Sigo por los que resuelvo rápido: «Otros cinco menos». Luego busco los que me ha enviado el jefe pidiéndome varios informes: «Otros tres fuera» y por último, ahí los dos puñeteros correos  que tras varias ojeadas no sé por dónde empezar y todavía me quedan 15 por leer.

De repente, suena el teléfono, un cliente pidiéndome de nuevo la oferta que le envié la semana pasada y le digo: «Ahora mismo te la envío».

¿Te suena? Esta forma de trabajar se llama  «A medida que surge». Es habitual y hasta cierto punto necesaria ahora bien, tienes que saber que no sólo afecta negativamente a tu productividad sino que además, te causa frustración o la sensación de «No he parado en todo el día y no he hecho nada» y estrés porque no paras de recibir cosas nuevas, empezarlas y solamente terminar un número limitado de ellas.

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