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Tag: eficacia

Burocracia: hacer por hacer o hacer con sentido


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El fin de semana pasado tuve la suerte de compartir una interesante conversación con un amigo sobre los niveles de efectividad que existían en la organización para la que trabaja y compartió conmigo varias situaciones de éstas que te quedas a cuadros.

Una de ellas estaba relacionada con la implantación de un «nuevo» proceso para registrar los cambios y mejoras aplicadas en varios procesos de la compañía. La solución sobre la que se estaba discutiendo era rellenar una plantilla, imprimirla y firmarla por tres personas distintas, según era la que había propuesto la idea, la había aprobado y la había implementado. Después, tocaba escanearla y archivarla para tener todo disponible en la nube.

Apuntar Tareas Limita tu Efectividad


Mujer Estresada con Una Lista de Tareas_O2

La semana pasada analicé el impacto que tiene en la efectividad personal practicar la multitarea y cómo ésta genera un círculo vicioso que reduce nuestra capacidad para gestionar la atención limitando nuestros resultados.

Hoy, vuelvo a traer a colación el impacto de los ciclos incompletos en nuestra efectividad abordando el problema desde otra perspectiva. Trabajar con tareas, también genera este tipo de ciclos que van activando pensamientos intrusivos (o interrupciones internas) que limitan nuestra función ejecutiva y dinamitan nuestra efectividad.

¿Sabes el precio que estás pagando?


ETIQUETAS CÓDIGOS BARRAS O2

La semana pasada definía el concepto «fatiga de la decisión» como el coste oculto asociado a cada decisión. Por trivial o sencilla que parezca, cada decisión que tomamos, y no decidir es una decisión, consume parte de nuestra energía y por lo tanto, limita nuestra eficiencia y afecta de manera negativa a nuestra eficacia.

Decidir varias veces sobre un mismo tema para un mismo fin está comprobado que es un hábito que limita nuestros resultados. Hoy, voy a seguir analizando otros hábitos extendidos entre los profesionales del conocimiento que al igual que el anterior, impactan de manera negativa contra tu efectividad.

El camino de las «cosas» solo tiene un sentido


SEÑAES SENTIDO PROHIBIDO OBLIGATORIO - DECISIÓN O2

¿Sabes el coste que estás pagando por posponer qué hacer con cada correo electrónico que abres, cierras, abres…?

¿Eres consciente del impacto que tiene en tu efectividad personal no vaciar por completo, siempre, tus bandejas de entrada?

¿Sabes que cada cosa que tienes recopilada en tu bandeja de entrada, hasta que la procesas y organizas, consume parte de tu energía mental?

Escribía David Torné hace unas semanas que recopilar no es suficiente. Si nos limitamos a ello, estaremos sacando las cosas de nuestra cabeza a una bandeja de entrada externa pero, al cabo de un tiempo, como no tendremos la suficiente confianza en este lugar externo, volveremos a recordarlas, probablemente cuando no podamos hacer nada por ellas.

Aplicando Pareto en el Trabajo del Conocimiento


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El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 y recibe su nombre en honor a Vilfredo Pareto, persona que lo enunció por primera vez.

Pareto estudió que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de mucho» y los «muchos de poco». Se establecían así dos grupos de proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20 % de población, ostentaba el 80 % de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80 % de población, el 20 % de ese mismo algo. En concreto, Pareto estudió la propiedad de la tierra en Italia y lo que descubrió fue que el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras, mientras que el restante 20% de los terrenos pertenecía al 80% de la población restante.

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Vayamos por pasos: primero definir y luego resolver


Rompiendo el automatismo de resolver los asuntos antes de definirlos

¿Qué haces cuando sales de una reunión con unas cuantas notas, cuando un compañero o tu jefe te llaman para pedirte algo o cuando te viene a la mente una idea para resolver un problema?

Cuando hago esta pregunta las personas suelen responder que hacerlas considerando que las cosas que van recibiendo a lo largo del día significan más trabajo para hacer.

¿Y qué impacto tiene en tu vida considerar que la mayoría de los «inputs» que recibes los consideres más trabajo para hacer?

En algunos casos, vivir con la sensación de que no llegar a tiempo. En otros, sentirte estresado por la hiperactividad con la que afrontas cada jornada. Otras veces frustración por ver que muchas de las cosas que tenías para hacer se han quedado en el tintero.

Nos guste o no, la realidad a la que nos enfrentamos cada día es que tenemos más cosas para hacer que tiempo disponible y aunque pretendiéramos vivir en la oficina, casi con toda seguridad, habría parte de las cosas que quedarían sin hacerse.

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