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Tag: control

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Vayamos por pasos: primero definir y luego resolver


Rompiendo el automatismo de resolver los asuntos antes de definirlos

¿Qué haces cuando sales de una reunión con unas cuantas notas, cuando un compañero o tu jefe te llaman para pedirte algo o cuando te viene a la mente una idea para resolver un problema?

Cuando hago esta pregunta las personas suelen responder que hacerlas considerando que las cosas que van recibiendo a lo largo del día significan más trabajo para hacer.

¿Y qué impacto tiene en tu vida considerar que la mayoría de los «inputs» que recibes los consideres más trabajo para hacer?

En algunos casos, vivir con la sensación de que no llegar a tiempo. En otros, sentirte estresado por la hiperactividad con la que afrontas cada jornada. Otras veces frustración por ver que muchas de las cosas que tenías para hacer se han quedado en el tintero.

Nos guste o no, la realidad a la que nos enfrentamos cada día es que tenemos más cosas para hacer que tiempo disponible y aunque pretendiéramos vivir en la oficina, casi con toda seguridad, habría parte de las cosas que quedarían sin hacerse.

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Lo confieso: yo también fui víctima


Son las nueve de la noche, reviso mi lista de tareas y «click», elijo las dos tareas más importantes. Mañana cuando las haga, me acercaré a mis objetivos. Después de la revisión de cierre del día, la cena, acostar a la peque y el momento relax antes de ir a descansar.

Pero a las dos de la madrugada recibimos una visita inesperada. Mi nena con treinta y nueve grados de fiebre no puede dormir. Una noche complicada. Turnos para dormir e insuficientes horas de sueño.

A las siete de la mañana me levanto algo raro: sueño, sensación de cansancio, síntomas de que algo no va bien. Cuando empiezo a trabajar confirmo mis sensaciones y frente a mí, las dos tareas más importantes del día. Empiezo pero no fluyo, algo me pasa, no me puedo concentrar. Paso a la siguiente tarea y más de lo mismo. Me falta la frescura mental que me acompaña la mayoría de los días. Me empeño pero algo está fallando y entre tanto, una dosis de diálogo interior: «Para acercarte a tus objetivos tienes que hacer lo que ayer planificaste que ibas a hacer, tus dos tareas más importantes del día».

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Mi sistema GTD paso a paso


Era el 5 de  julio cuando publiqué el primer post de la serie. Casualmente, celebrando el día de mi cumpleaños con un estreno.

Han pasado varios meses. Once post en los que comparto contigo mi sistema GTD en Excel. En el camino, la revisión general, pequeños ajustes y grandes matices. Un beta permanente en constante evolución.

En el post de hoy una recopilación de todos los artículos, como si del índice de un libro se tratase.

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Mi sistema GTD: ¿Quieres probar? | Hacer


Por ahora hemos visto los cuatro primeros pasos que propone la metodología GTD para obtener control. Ya hemos montado nuestro sistema y ha llegado la hora de la verdad: utilizarlo.

GTD® plantea un enfoque disruptivo para muchos profesionales. En lugar de reaccionar ante las peticiones, solicitudes, necesidades que surgen, lo que se propone es procesar y organizar estas posibles emergencias y revisar una parte del sistema antes de ponernos a hacer. Si realmente son emergencias seguirán estando ahí pasados los diez o quince minutos que habrás invertido en procesarlas y organizarlas.

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Mi sistema GTD: revisar o reflexionar


Ya hemos llegado al cuarto paso de la metodología, «Revisar o Reflexionar». Como resultado de los tres pasos anteriores: capturar o recopilar, procesar o aclarar y organizar, tienes tu sistema montado. Ahora toca usarlo y para ello, uno de los hábitos a desarrollar es el de revisar tus listas antes de ponerte a hacer. Además, como consecuencia de que diariamente sólo revisas una parte del sistema, este empezará a perder fiabilidad y necesitará una puesta a punto semanal.

A pesar de que David Allen lo describa como un único paso, en realidad, son dos hábitos con propósitos diferentes. Por un lado, el de revisar sistemáticamente parte de tus categorías organizativas para decidir qué hacer y por el otro, el de revisar semanalmente todo tu sistema para seguir confiando en él.

Técnicamente existe otro tipo de revisión, la de los niveles de perspectiva. De momento, hasta que no escriba sobre esta parte de la metodología , prefiero no incluirla y una vez considerada, volveré sobre este post.

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