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Outlook: construyendo un archivo de emails efectivo


 

¿Mantienes a raya tu correo electrónico, o, en el día a día, te ves desbordado por él?

¿Has dado con el antídoto que te permita mejorar tu efectividad con del correo electrónico, o te sientes frustrado por no poder atender todos los mails que recibes?

Si eres de los que experimentas sensación de control al acceder a tu bandeja de entrada, te doy la enhorabuena, reto superado. Por otro lado, si te desborda, te agota y no te deja avanzar, también estás de enhorabuena. Leer este post puede significar que tienes un motivo, que quieres cambiar y que tu ambición es afrontar la gestión de tu correo electrónico con mayor enfoque, pasando de responder emails a elegir con confianza qué hacer.

Mi sistema GTD: Panel de Control e Indicadores


Panel-Control-Avión-O3

La semana pasada, durante la revisión semanal, saqué de la incubadora la idea de implementar en la herramienta de organización un informe con métricas y estadísticas. El nombré que asigné al proyecto fue: «Panel de control de mi sistema de efectividad personal puesto en marcha».

Tras aplicar el método de planificación natural de proyectos, aclaré la idea y listo para ponerme en marcha. Propósito definido, principios identificados y una visión nítida del resultado, fueron suficientes para empezar con la lluvia de ideas y la organización de las mismas.

GTD: ¿Cómo volver a implantar el método?


GTD-Subiendo al tren de la productividad personall

María es una mujer de 32 años. Tiene dos hijas y, como muchas personas, compagina el trabajo en casa, la educación de las niñas y su actividad profesional, secretaria de dirección. Es una persona metódica, le gusta trabajar bien pero, últimamente, se ve abrumada por todas las cosas que le van llegando. Más y más compromisos que no encuentra forma de controlar con efectividad. Hace unos meses, se animó a subirse al tren de GTD. Tras la obligada lectura del último libro de David Allen y unas cuantas horas de estudio en blogs de referencia, puso en marcha su sistema. A las semanas, la habitual caída y con ella, unos meses conviviendo con el trabajo a medida que surge, el estrés y la frustración por ser consciente de que, a pesar de hacer muchas cosas, no avanzaba lo suficiente. Llegado a este punto, decidió contactar conmigo para valorar una estrategia de vuelta.

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Ejemplo de cómo preparar una reunión aplicando GTD


En más de una ocasión me he visto en reuniones sin un propósito claro, sin saber cuál era mi papel y pensando que mi ausencia hubiera sido irrelevante. Otras veces he sido convocado a reuniones sin saber cuál era el resultado y las hemos terminado hablando sobre temas que nada tenían que ver con el objeto de la misma.

Con el fin de dejar de ser víctima y pasar a formar parte activa del cambio, desde hace algún tiempo estoy aplicando el procedimiento de Planificación Natural de Proyectos de GTD® para mejorar la efectividad de las reuniones que gestiono. En este post, comparto contigo cómo lo hago.

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Ejemplo de cómo preparar una presentación aplicando GTD


Hace unas semanas me propusieron preparar una presentación  para las Jornadas Lean que cada seis meses organizamos en la empresa. El objeto de mi participación era exponer los resultados del proyecto que he coordinado y que estaba relacionado con la  mejora de la efectividad en los procesos de cálculo y reporte de los KPI del departamento en el que trabajo.

No lo veía, me costaba enfocar la exposición pero bastaron dos horas de conducción (por autopista sin tráfico, por supuesto), y aplicar el método de Planificación Natural de Proyectos, para identificar con claridad el resultado, el propósito, la visión y posibles ideas para madurar.

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Mi sistema GTD paso a paso


Era el 5 de  julio cuando publiqué el primer post de la serie. Casualmente, celebrando el día de mi cumpleaños con un estreno.

Han pasado varios meses. Once post en los que comparto contigo mi sistema GTD en Excel. En el camino, la revisión general, pequeños ajustes y grandes matices. Un beta permanente en constante evolución.

En el post de hoy una recopilación de todos los artículos, como si del índice de un libro se tratase.

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