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5S Digitales | Pasos previos al lanzamiento


La tendencia natural de las personas, ante la idea de implantar las 5S es lanzarse a aplicar la metodología, pero, ya sabes que, para ser personas efectivas, antes de hacer, es necesario pensar y para ello, te propongo responder a algunas cuestiones estratégicas como:

  • ¿Cuál es el ámbito de actuación del proyecto?
  • ¿Cuál es el alcance que consideras adecuado?
  • ¿Qué personas necesitas?
  • ¿De qué medios dispones?

En este segundo capítulo de la serie 5S Digitales, comparto varias ideas para que reflexiones sobre ellas antes de lanzarte con la S1. Una de ellas es la definición del ámbito de actuación y la otra, el alcance.

5S Digitales | Construyendo un archivo efectivo


5S Digitales como alternativa

Si te ves abrumado por no tener claro dónde ni cómo guardar toda la información que recibes, o…

Si tus archivos digitales no paran de crecer: emails, Mis Documentos, DropBox, servidores, unidades de red, OneDrive, GoogleDrive… y te gustaría darle una vuelta para que lo que ahora puede ser un problema, lo transformes en una oportunidad…

…puede que el post que estás leyendo y la serie que hoy empieza en Enfoque Carnot te sea útil. En ella, voy a compartir a través de varios vídeos cómo te puede ayudar la metodología 5S a organizar tus archivos digitales.

Pautas para organizar tus documentos y carpetas, cómo analizar y mejorar las actividades que intervienen en el proceso de gestión de tus archivos digitales, y qué normas definir para el uso compartido del archivo, son algunos de los temas que podrás ver en la serie.

Outlook: construyendo un archivo de emails efectivo


 

¿Mantienes a raya tu correo electrónico, o, en el día a día, te ves desbordado por él?

¿Has dado con el antídoto que te permita mejorar tu efectividad con del correo electrónico, o te sientes frustrado por no poder atender todos los mails que recibes?

Si eres de los que experimentas sensación de control al acceder a tu bandeja de entrada, te doy la enhorabuena, reto superado. Por otro lado, si te desborda, te agota y no te deja avanzar, también estás de enhorabuena. Leer este post puede significar que tienes un motivo, que quieres cambiar y que tu ambición es afrontar la gestión de tu correo electrónico con mayor enfoque, pasando de responder emails a elegir con confianza qué hacer.

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Antídoto GTD: Poniendo freno al Diógenes que llevamos dentro


¿Alguna vez has hecho con el teléfono móvil varias fotografías de prueba y has guardado todas ellas, las que salieron bien y las que no? Como no ocupan espacio…

¿Cuando elaboras un documento sueles archivar desde el primer borrador hasta la versión final? Por si acaso en un futuro…

¿Sueles archivar la mayoría de correos electrónicos que recibes, aunque luego no eches mano de ellos? ¿Quién sabe si tendré que volver algún día a consultarlo?

En mayor o menor medida, la mayoría de nosotros nos hemos visto en alguna de éstas. Lo habitual es que tengamos tendencia natural a guardar por si acaso, a no tirar, a no eliminar. Es ese yo interior llamado Diógenes, que tiene preferencia por crear, por llenar, por ocupar, por guardar.

«En nuestra cultura existe una cierta propensión a crear pero no a limpiar. El universo aborrece al vacío» David Allen en Haz que funcione

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Combate el Síndrome de Diógenes Digital con GTD


¿Eres víctima del Síndrome de Diógenes Digital?

¿A veces? ¿Siempre? ¿De forma sistemática en el trabajo pero no en casa? ¿Al contrario?

Hace unas semanas cambiamos la aplicación de gestión de correo electrónico. Hemos despedido a Lotus Notes y estamos dando la bienvenida a Outllook. El hecho es que desde el Departamento de Sistemas hemos recibido varios correos sobre cómo recuperar “la pila” de correos almacenados en Lotus Notes desde hace más de 10 años, que prácticamente no he consultado pero que se comenta que son imprescindible migrar. Me he propuesto no hacerlo y no por talibán, puedo consultarlos porque todavía tengo instalado Lotus, sino porque estoy poniendo a prueba si todos los correos tan importantes, tan críticos y tan…que archivamos históricamente, lo son tal o simplemente son síntoma del Síndrome de Diógenes Digital, (SDD).

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