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Antídotos GTD: Uso efectivo del correo electrónico


Hoy empiezo una serie de post titulados «Antídotos GTD®». La idea es compartir mi experiencia de cómo la metodología me ha ayudado a enfrentarme ante situaciones, circunstancias, uso de herramientas o hábitos inadecuados que afectaban negativamente a mi productividad personal.

Algunas temas sobre los que voy a escribir son las distracciones, el uso del correo electrónico, el archivar todo por defecto, el “voluntarismo”, el confiar en tu memoria para acordarte de tu trabajo, no procesar las notas de tus reuniones…Mi objetivo es ofrecerte un enfoque práctico desde el punto de vista de GTD®. Dicho de otra manera, presentaré cómo una persona que utiliza GTD® lidia con todos estos aspectos que si no los tratas como se debe, impactan en la línea de flotación de tu productividad personal.

El primero de los post lo dedico al uso de una de las herramientas de comunicación más habituales en el mundo de la empresa, el correo electrónico.

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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte II)


Continuando con el post Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad que publiqué hace unas semanas, hoy te propongo otros 4 hábitos en los que trabajar.

¿Qué cómo lo haces? Entrenando a tu cerebro. Al igual que cuando te planteas empezar a ir al gimnasio para tonificar tus músculos y perder alguno de esos kilos que te has echado, las primeras semanas tiras de compromiso y de fuerza de voluntad, si te estás planteando cambiar tu forma de organizarte para ser más productivo, empieza entrenando tu cerebro. En este fantástico post, mi colega y amigo Antonio José Masía describe los tres pasos que sigue la estructura cerebral para determinar la activación de un hábito:

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Productividad Personal: Aprende a Librarte del Estrés con GTD


Los «por qué», los «qué», los «cómo» y los «para qué» de la metodología

¿Llegas con frecuencia a casa, tras un día estresante de trabajo, con la sensación de no haber avanzado?

¿Has leído alguno de los libros de David Allen, intentas aplicar GTD y se te está haciendo cuesta arriba?

¿Piensas que GTD es un método complejo y de difícil aplicación?

¿Tras varios intentos de montar y utilizar tu sistema GTD te has caído del carro y te está constando subirte?

No te preocupes, es una situación habitual por la que todos hemos pasado. Seguramente eres un trabajador del conocimiento y este es el precio que estás pagando hasta que finalice tu periodo de adaptación al nuevo mundo que nos está tocando vivir: la Era del Conocimiento.

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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte I)


Si en tu trabajo tienes más cosas por hacer que tiempo disponible, si tienes que decidir qué hacer y qué dejar sin hacer, si muchas de tus tareas no son evidentes y tienes que invertir tiempo en definirlas, cómo escribió Peter Drucker hace unos años en “La era de la discontinuidad (1969)”,  eres un Trabajador del Conocimiento.

Te guste o no, si quieres mejorar tu efectividad tomando decisiones con eficacia y haciendo tu trabajo con eficiencia, primero tienes que pensar, invertir tiempo en definir tu trabajo y tomar decisiones sobre qué no tiene sentido hacer y qué sí. El objetivo, que cuando llegue la hora de hacer, enciendas el piloto automático y te  limites a eso, a hacer bien, sin interrupciones, estando a lo que estás.

¡Ya! Te estoy leyendo el pensamiento: que si esto está muy bien pero que el día a día es como es, complicado, con muchas urgencias, con multitud de interrupciones, el teléfono, el email, malditos ladrones de tiempo…Ante esta tesitura, tienes dos opciones; una es seguir echando balones fuera, me interrumpen, me roban el tiempo, es lo que me ha tocado en este tipo de trabajo; y la otra es mirarte al ombligo, pensar en ti, en cómo te organizas, en cómo estás empleando tu tiempo, cuáles son tus hábitos y si hay algo que no te funciona, tomar la determinación de cambiarlo.

Nadie ha dicho que el camino hacia efectividad personal sea fácil, al principio tendrás que tirar de fuerza de voluntad, te constará llevar a cabo los nuevos comportamientos pero cuando los hayas repetido durante varias semanas, no sólo no te sentirás forzad@ sino que formarán parte íntegra de tu forma de ser y de hacer, serán comportamientos que realizarás de manera natural, los habrás convertido en hábitos, como ponerte el cinturón de seguridad cuando te sientas en el coche. En el primer número de Productive Magazine, Franciso Saéz escribió un artículo titulado “Tus hábitos determinan tu productividad” e incluyó esta cita que me quedó grabada.

“Primero hacemos nuestros hábitos, después nuestros hábitos nos hacen a nosotros.” ~ Charles C. Noble

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¿Cómo Delegar con Eficacia usando GTD?


¿Eres consciente del precio que estás pagando por no delegar con eficacia?

…información que necesitas para seguir avanzado con tus proyectos y que tras varias semanas, no has recibido. Te acuerdas de ella cuando te pones a terminar.

…tareas que otros se han comprometido a resolver pero que todavía no se han finalizado.

…decisiones por tomar y que tras varias semanas, todo sigue igual.

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6 razones por las que GTD es Flexibilidad


¿Te suena llegar a casa tras un duro día de trabajo con la sensación de no haber avanzado en tus proyectos?

¿Y aquel día que llegaste con la sensación de haber aprovechado al máximo tú tiempo obteniendo resultados relevantes?

En el primer caso, te veo todo el día trabajando según van apareciendo nuevas tareas (llamadas de teléfono, emails, compromisos adquiridos en reuniones…).

En el segundo, te veo concentrado, enfocado en la tarea y gestionando con eficacia las interrupciones de tu día a día y los nuevos compromisos que seguro no son pocos.

La cuestión es: ¿Qué te aporta más flexibilidad? ¿Trabajar en Modo 1, sin un método, con aparente libertad, o en Modo 2, utilizando criterios objetivos para decidir qué hacer y una vez te enfrascas en la tarea, mantienes la concentración hasta completarla?

Tras leer con curiosidad el interesante debate de la semana pasada en el blog del maestro Jerónimo Sánchez sobre si Tiene sentido un GTD light y analizar los comentarios de un post escrito por Amalio Rey hace un par de años, capture una reflexión para compartirla en el blog: ¿Por qué se piensa que GTD aporta rigidez cuando a mí me aporta flexibilidad?

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