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Mi sistema GTD: introducción


Los primeros pasos hacia la efectividad personal

Tras varios meses madurando la idea, me dispuse a experimentar en primera persona qué era esto del coaching. Fruto de un fantástico programa de coaching con Paz Garde, decidí formarme como coach con Alfonso Medina.

En paralelo, los primeros años de mi nena Valeria, el trabajo como Coordinador de Medio Ambiente en la térmica que EDP tiene en Castejón, familia, amigos, hobbies… Muchas bolas en juego, demasiados compromisos que atender. Desequilibrio, pérdida de enfoque, estrés, estar pero no estar, frustración, somatización de dolores, problemas de sueño…

Frente a mí, una metodología: GTD®. Varios libros que estudiar, blogs de los que aprender, Optima Infinito y El Gachupas fueron mis referentes. Además, mucha ilusión y ganas de trabajar. Sentí que esto era lo que buscaba. Una solución integral, un enfoque global. En la cuneta, trucos o herramientas, soluciones rápidas o aplicaciones milagrosas de consumo rápido pero de dudosos resultados.

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Antídoto GTD: Poniendo freno al Diógenes que llevamos dentro


¿Alguna vez has hecho con el teléfono móvil varias fotografías de prueba y has guardado todas ellas, las que salieron bien y las que no? Como no ocupan espacio…

¿Cuando elaboras un documento sueles archivar desde el primer borrador hasta la versión final? Por si acaso en un futuro…

¿Sueles archivar la mayoría de correos electrónicos que recibes, aunque luego no eches mano de ellos? ¿Quién sabe si tendré que volver algún día a consultarlo?

En mayor o menor medida, la mayoría de nosotros nos hemos visto en alguna de éstas. Lo habitual es que tengamos tendencia natural a guardar por si acaso, a no tirar, a no eliminar. Es ese yo interior llamado Diógenes, que tiene preferencia por crear, por llenar, por ocupar, por guardar.

«En nuestra cultura existe una cierta propensión a crear pero no a limpiar. El universo aborrece al vacío» David Allen en Haz que funcione

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Antídoto GTD: Frente al Voluntarismo, revisión


Son las 8 de la mañana, llego a la oficina y en el ascensor, un compañero de marketing me pide el informe de seguimiento de iniciativas LEAN cerradas durante el trimestre pasado, no sabe dónde lo ha guardado. Le digo: “Ok, luego te lo envío”.

Ya sentado delante del ordenador, suena el teléfono. Un compañero de administración preguntándome por la liquidación del último canon de saneamiento. Le digo: “OK, antes del medio día lo busco y te doy un toque”.

A las 9 de la mañana, en la reunión diaria, cargo la lista de cosas para hacer hoy con 3 compromisos más.

Y así sigue el día, compromiso tres compromiso…

¿Qué es el «Voluntarismo»?

La primera vez que relacioné esta palabra con la productividad fue en este post de José Miguel Bolívar. Parece que me estaba leyendo el pensamiento porque me sentía bastante identificado con sus reflexiones.

Se dice que una persona es voluntariosa cuando está deseosa de hacer algo y lo hace con voluntad. Pero, ¿qué pasa si esta actitud la tienes para casi todo, sin aplicar ningún filtro, sin tener en cuenta el resto de tus compromisos y responsabilidades?

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Antídoto GTD: Controla con efectividad tus acciones delegadas


Son las 8 de la mañana y mientras proceso el correo electrónico, le pido a mi compañero Andrés que resuelva una reclamación de Juan, un cliente que me ha enviado un mensaje diciéndome que todavía no había recibido el pedido comprometido para la semana pasada.

Siguiendo con el correo, recibo otro de la Consejería de Medio. Nos remiten una propuesta de Autorización Ambiental ofreciéndonos un mes de plazo para enviar comentarios. Se lo remito al director de planta pidiéndole que me envíe su disponibilidad para convocar una reunión con el Departamento de Asesoría Jurídica.

Y sigo procesando correos…..pero:

¿Dónde organizo los recordatorios de que Andrés ha resuelto la reclamación realizada por Juan o de que el director de planta me ha enviado su disponibilidad para convocar una reunión con Asesoría Jurídica y de…?

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Antídoto GTD: Adiós a trabajar «A medida que surge»


Son las ocho de la mañana, llego a la oficina, abro el correo, treinta mensajes nuevos y pienso: ¡A por ellos!

Empiezo a seleccionar los que son basura: «a la papelera». Luego voy a por los fáciles (información que tengo a mano para enviar….): «cinco menos». Sigo por los que resuelvo rápido: «Otros cinco menos». Luego busco los que me ha enviado el jefe pidiéndome varios informes: «Otros tres fuera» y por último, ahí los dos puñeteros correos  que tras varias ojeadas no sé por dónde empezar y todavía me quedan 15 por leer.

De repente, suena el teléfono, un cliente pidiéndome de nuevo la oferta que le envié la semana pasada y le digo: «Ahora mismo te la envío».

¿Te suena? Esta forma de trabajar se llama  «A medida que surge». Es habitual y hasta cierto punto necesaria ahora bien, tienes que saber que no sólo afecta negativamente a tu productividad sino que además, te causa frustración o la sensación de «No he parado en todo el día y no he hecho nada» y estrés porque no paras de recibir cosas nuevas, empezarlas y solamente terminar un número limitado de ellas.

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Antídoto GTD: Pon freno a las interrupciones


Llevo 10 minutos concentrado, parece que hoy sí voy a terminar el informe semestral y de repente, mi mente se evade pensando en el viaje que voy a hacer este fin de semana con mi familia: «Tengo que llamar a Miguel para preguntarle si va a tener hueco en su coche, con la sillita de la niña lo llevo a tope»; «Buscaré una ruta para viajar en autopista el máximo recorrido posible, seguro que hay mucho tráfico»…De repente, el teléfono: «Andrés, un cliente al que le he enviado una propuesta me llama porque tiene algunas dudas y quiere comentarlas conmigo» Le atiendo y le envío un email con la información que necesita. Ya de paso, observo que tengo 3 nuevos correos, los ojeo, respondo uno sobre la marcha en 2 minutos y me digo: «Bueno, los otros dos ya los miraré después que parece que tienen miga». Cuando pienso qué estaba haciendo, me doy cuenta que todavía tengo el informe sin terminar y sólo faltan quince  minutos para la próxima reunión: «¿Por dónde iba?»

¿Os suena esta situación? Casi seguro que sí, es algo común que a casi todos nos sucede en mayor o menor medida.

Nuestra mente está ocupada por pensamientos que decidimos, pensamientos que nos arrastran sin poder evitarlo o pensamientos asociados a interrupciones que te vienen de fuera en forma llamadas de teléfono, alertas por la llegada de nuevo correo electrónico, sonido debido a un nuevo whatsapp, un compañero que te comenta algo…

A los pensamientos que nos arrastran los llamamos interrupciones internas y a los que nos vienen de fuera, externas. En ambos casos, una vez que están ahí, no podemos hacer nada por evitarlos pero sí podemos hacer algo diferente para que no nos distraigan más de la cuenta. Como dice mi amigo y compañero David Sánchez en este fantástico post, «El problema no está en las interrupciones en sí mismas, sino en la gestión que se hace de ellas».

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