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Antídoto GTD: Adiós a trabajar «A medida que surge»


Son las ocho de la mañana, llego a la oficina, abro el correo, treinta mensajes nuevos y pienso: ¡A por ellos!

Empiezo a seleccionar los que son basura: «a la papelera». Luego voy a por los fáciles (información que tengo a mano para enviar….): «cinco menos». Sigo por los que resuelvo rápido: «Otros cinco menos». Luego busco los que me ha enviado el jefe pidiéndome varios informes: «Otros tres fuera» y por último, ahí los dos puñeteros correos  que tras varias ojeadas no sé por dónde empezar y todavía me quedan 15 por leer.

De repente, suena el teléfono, un cliente pidiéndome de nuevo la oferta que le envié la semana pasada y le digo: «Ahora mismo te la envío».

¿Te suena? Esta forma de trabajar se llama  «A medida que surge». Es habitual y hasta cierto punto necesaria ahora bien, tienes que saber que no sólo afecta negativamente a tu productividad sino que además, te causa frustración o la sensación de «No he parado en todo el día y no he hecho nada» y estrés porque no paras de recibir cosas nuevas, empezarlas y solamente terminar un número limitado de ellas.

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Antídoto GTD: Pon freno a las interrupciones


Llevo 10 minutos concentrado, parece que hoy sí voy a terminar el informe semestral y de repente, mi mente se evade pensando en el viaje que voy a hacer este fin de semana con mi familia: «Tengo que llamar a Miguel para preguntarle si va a tener hueco en su coche, con la sillita de la niña lo llevo a tope»; «Buscaré una ruta para viajar en autopista el máximo recorrido posible, seguro que hay mucho tráfico»…De repente, el teléfono: «Andrés, un cliente al que le he enviado una propuesta me llama porque tiene algunas dudas y quiere comentarlas conmigo» Le atiendo y le envío un email con la información que necesita. Ya de paso, observo que tengo 3 nuevos correos, los ojeo, respondo uno sobre la marcha en 2 minutos y me digo: «Bueno, los otros dos ya los miraré después que parece que tienen miga». Cuando pienso qué estaba haciendo, me doy cuenta que todavía tengo el informe sin terminar y sólo faltan quince  minutos para la próxima reunión: «¿Por dónde iba?»

¿Os suena esta situación? Casi seguro que sí, es algo común que a casi todos nos sucede en mayor o menor medida.

Nuestra mente está ocupada por pensamientos que decidimos, pensamientos que nos arrastran sin poder evitarlo o pensamientos asociados a interrupciones que te vienen de fuera en forma llamadas de teléfono, alertas por la llegada de nuevo correo electrónico, sonido debido a un nuevo whatsapp, un compañero que te comenta algo…

A los pensamientos que nos arrastran los llamamos interrupciones internas y a los que nos vienen de fuera, externas. En ambos casos, una vez que están ahí, no podemos hacer nada por evitarlos pero sí podemos hacer algo diferente para que no nos distraigan más de la cuenta. Como dice mi amigo y compañero David Sánchez en este fantástico post, «El problema no está en las interrupciones en sí mismas, sino en la gestión que se hace de ellas».

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Antídotos GTD: Uso efectivo del correo electrónico


Hoy empiezo una serie de post titulados «Antídotos GTD®». La idea es compartir mi experiencia de cómo la metodología me ha ayudado a enfrentarme ante situaciones, circunstancias, uso de herramientas o hábitos inadecuados que afectaban negativamente a mi productividad personal.

Algunas temas sobre los que voy a escribir son las distracciones, el uso del correo electrónico, el archivar todo por defecto, el “voluntarismo”, el confiar en tu memoria para acordarte de tu trabajo, no procesar las notas de tus reuniones…Mi objetivo es ofrecerte un enfoque práctico desde el punto de vista de GTD®. Dicho de otra manera, presentaré cómo una persona que utiliza GTD® lidia con todos estos aspectos que si no los tratas como se debe, impactan en la línea de flotación de tu productividad personal.

El primero de los post lo dedico al uso de una de las herramientas de comunicación más habituales en el mundo de la empresa, el correo electrónico.

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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte II)


Continuando con el post Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad que publiqué hace unas semanas, hoy te propongo otros 4 hábitos en los que trabajar.

¿Qué cómo lo haces? Entrenando a tu cerebro. Al igual que cuando te planteas empezar a ir al gimnasio para tonificar tus músculos y perder alguno de esos kilos que te has echado, las primeras semanas tiras de compromiso y de fuerza de voluntad, si te estás planteando cambiar tu forma de organizarte para ser más productivo, empieza entrenando tu cerebro. En este fantástico post, mi colega y amigo Antonio José Masía describe los tres pasos que sigue la estructura cerebral para determinar la activación de un hábito:

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Productividad Personal: Aprende a Librarte del Estrés con GTD


Los «por qué», los «qué», los «cómo» y los «para qué» de la metodología

¿Llegas con frecuencia a casa, tras un día estresante de trabajo, con la sensación de no haber avanzado?

¿Has leído alguno de los libros de David Allen, intentas aplicar GTD y se te está haciendo cuesta arriba?

¿Piensas que GTD es un método complejo y de difícil aplicación?

¿Tras varios intentos de montar y utilizar tu sistema GTD te has caído del carro y te está constando subirte?

No te preocupes, es una situación habitual por la que todos hemos pasado. Seguramente eres un trabajador del conocimiento y este es el precio que estás pagando hasta que finalice tu periodo de adaptación al nuevo mundo que nos está tocando vivir: la Era del Conocimiento.

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Hábitos Saludables para Mejorar tu Productividad (Parte I)


Si en tu trabajo tienes más cosas por hacer que tiempo disponible, si tienes que decidir qué hacer y qué dejar sin hacer, si muchas de tus tareas no son evidentes y tienes que invertir tiempo en definirlas, cómo escribió Peter Drucker hace unos años en “La era de la discontinuidad (1969)”,  eres un Trabajador del Conocimiento.

Te guste o no, si quieres mejorar tu efectividad tomando decisiones con eficacia y haciendo tu trabajo con eficiencia, primero tienes que pensar, invertir tiempo en definir tu trabajo y tomar decisiones sobre qué no tiene sentido hacer y qué sí. El objetivo, que cuando llegue la hora de hacer, enciendas el piloto automático y te  limites a eso, a hacer bien, sin interrupciones, estando a lo que estás.

¡Ya! Te estoy leyendo el pensamiento: que si esto está muy bien pero que el día a día es como es, complicado, con muchas urgencias, con multitud de interrupciones, el teléfono, el email, malditos ladrones de tiempo…Ante esta tesitura, tienes dos opciones; una es seguir echando balones fuera, me interrumpen, me roban el tiempo, es lo que me ha tocado en este tipo de trabajo; y la otra es mirarte al ombligo, pensar en ti, en cómo te organizas, en cómo estás empleando tu tiempo, cuáles son tus hábitos y si hay algo que no te funciona, tomar la determinación de cambiarlo.

Nadie ha dicho que el camino hacia efectividad personal sea fácil, al principio tendrás que tirar de fuerza de voluntad, te constará llevar a cabo los nuevos comportamientos pero cuando los hayas repetido durante varias semanas, no sólo no te sentirás forzad@ sino que formarán parte íntegra de tu forma de ser y de hacer, serán comportamientos que realizarás de manera natural, los habrás convertido en hábitos, como ponerte el cinturón de seguridad cuando te sientas en el coche. En el primer número de Productive Magazine, Franciso Saéz escribió un artículo titulado “Tus hábitos determinan tu productividad” e incluyó esta cita que me quedó grabada.

“Primero hacemos nuestros hábitos, después nuestros hábitos nos hacen a nosotros.” ~ Charles C. Noble

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