Cómo usar el Calendario de Outlook con GTD: «Archivo de seguimiento»


Calendario de Outlook con GTD

Casi con las sensaciones de las primeras publicaciones, y con el diálogo interior echando humo, estoy de vuelta. Tras revisiones semanales de la incubadora, en donde el tema del blog ha estado presente, y con el empujón del último post de Alberto Almoguera en Trabajando que es gerundio (gracias Alberto por tu reflexión), hoy publico en Enfoque Carnot.

La temática sigue siendo equivalente a la de hace casi un año, casi, una continuación. En esta ocasión, comparto experiencias de cómo utilizar una de las categorías organizativas de GTD menos comprendidas, el Archivo de seguimiento.

¿Cuándo utilizar el «Archivo de seguimiento» en tu calendario de Outlook?

En este post vas a encontrar una forma de configurar el calendario de Outlook con GTD, para construir tu lista «Archivo de seguimiento».

Si estás familiarizado con los conceptos de la metodología, sabrás que en esta lista vas a mantener bajo control los elementos cuya fecha de activación es futura, y por los que de momento, hasta que no llegue el día, no puedes hacer nada.

Varios ejemplos podrían ser matricularte en un curso para el cual, todavía no se ha abierto el plazo, o registrar en la herramienta de formación los planes de desarrollo individual de las personas de tu equipo, pero todavía no está abierta la herramienta para ello.

Para explicar el proceso, he gravado un video, el cual, está dividido en 2 bloques. En el primero, verás cómo implementar el «Archivo de seguimiento» de GTD en tu Calendario de Outlook. En el segundo bloque, comparto contigo un ejemplo de cómo empleo el archivo de seguimiento en el día a día.

¿Cómo configurar Outlook para utilizar tu calendario como «Archivo de seguimiento»?

Las opciones futuras, por las que es imposible hacer nada hasta que llegue la fecha, pero que cuando llegue, quieres considerarlas, ¿dónde las estas organizando?

David Allen el creador de la metodología Getting Things Done, en uno de sus libros, Organízate con Eficacia, llama a la categoría organizativa en donde registramos estos recordatorios de elementos futuros «Archivo de seguimiento».

El «Archivo de seguimiento» es una lista en la que organizamos elementos por los que no podemos hacer nada hasta que llegue una fecha futura.

En la primera parte del video, verás las diversas opciones de visualización del calendario que ofrece la aplicación OutlookPara ello, te muestro de manera sencilla y paso a paso, cómo configurar las diversas vistas del calendario para que obtengas una lista limpia y clara de las opciones que quieres considerar en el futuro.

Ejemplo de cómo usar el Calendario de Outlook con GTD

En la segunda parte del video, verás cómo utilizo la herramienta con un ejemplo cotidiano del día a día. La situación es que recibo un correo de un compañero de formación para comunicarme que en dos semanas se abre el plazo para registrar en la herramienta de formación el plan de desarrollo de las personas de mi equipo. La idea es empezar con las reuniones para definir el plan y posteriormente, cuando abran la aplicación, poder documentarlo.

¿Cómo gestiono este asunto aplicando GTD y utilizando el Calendario de Outlook? En el video, a partir del minuto 3 lo puedes ver.

Guía para usar la lista «Archivo de seguimiento» en tu calendario de Outlook

¿Qué tal? ¿Cómo lo ves?  Ya tienes pistas para seguir trabajando con el objetivo de asegurar que no se te escape ninguno de estos elementos por los que de momento, no puedes hacer nada, sino esperar a que llegue el día.

Si hay algún fleco sin aclarar, o te surgen dudas de cómo configurar tu Outlook, escríbeme un comentario que estaré encantado de responderte. Y para que te sea más sencilla la configuración, desde este enlace te puedes descargar una guía. Verás paso a paso y de manera sencilla cómo configurar tu calendario de Outlook para construir tu lista «Archivo de seguimiento» de GTD.

Si te ha resultado útil el video, please, click en me gusta, y suscríbete al canal para estar al día de todos los videos sobre diferentes aplicaciones que te ayudarán a mejorar tu productividad.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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2 Respuesta

  • Jordi Fortuny en 12 octubre, 2019, 13:47:23

    Hola Jesús!
    Qué bien volver a verte por aquí compartiendo contenido interesante. Una gran notícia.
    Nos vemos, abrazo,
    Jordi

    Responder aJordi
    • Jesús Serrano Ducar en 13 octubre, 2019, 23:01:49

      Hola Jordi!
      Gracias por verte por el blog. Ya ves, de vuelta con ganas de retomar el tema de escribir y publicar.
      Abrazo y nos seguimos 😉

      Responder aJesús

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