Implementar GTD con Outlook | La lista de «Acciones siguientes»


Cómo implementar GTD con Outlook

¿Utilizas una lista de tareas, pero no termina de funcionarte?

¿Has oido hablar de GTD® y te gustaría empezar a utilizar la metodología para organizarte mejor?

¿Qué tal la aplicación Outlook para construir tu lista de «acciones siguientes»?

Si has respondido afirmativamente a alguna de las preguntas, este post te va a interesar. En él, comparto contigo cómo implementar GTD con Outlook, para construir tu lista de «acciones siguientes».


Listas de tareas, mis orígenes previos a GTD

Puede que te surgan dudas sobre cómo hacerlo, porque ya has probado diferenes soluciones pero no te han funcionado. Es normal, una reacción habitual de las personas, cuando lo que necesitamos aprender choca con lo ya que sabemos.

Mi experiencia para organizar mis tareas antes de implantar GTD® fue de lo más variopinta. Desde una lista en Excel, categorizando las tareas por importantes y urgentes, hasta una planificación detallada en el calendario.

Utilizar una lista única de tareas, agendarlas en el calendario, o clasificarlas por importancia y urgencia, me aportaba cierta sensación de control, pero desaparecía apenas avanzaba la joranda.

Tener en un mismo lugar ideas para realizar más adelante, notas de una reunión, asuntos para tratar con mi jefe, y compromisos que debía hacer lo antes posible, lejos de ayudarme, me provocavan frustración por no llegar a tiempo a todo.

GTD, mucho más que organizar tareas

La solución que te voy ofrecer en este post está basada en la metodología GTD®: organizar las acciones siguientes en listas, según lo que necesites para poder hacerlas.

Algunos ejemplos para que te hagas una idea:

  • Para poder hacer una llamada de teléfono, necesitas el teléfono. La propuesta es tener una lista llamada «Teléfono», en donde organizarás todas las llamadas que tienes que hacer.
  • Para poder cambiar la bombilla de la lámpara del salón de tu casa, necesitas estár en tu casa. La propuesta es tener una lista llamada «Casa», en donde organizarás todo lo que tienes que hacer cuando estés en casa.
  • O, para poder comentar un tema con tu jefe, obviamente, necesitas estár con él. La propuesta es tener una lista llamada «Jefe», en la que organizarás todos los temas que necesitas tratar con tu jefe.

Cómo implementar GTD con Outlook

En el video que vas a ver a continuación te propongo una solución sencilla. Utilizando el módulo de tareas de Outlook, podrás organizar tus acciones siguientes según lo que necesites para poder hacerlas.

Según la terminología GTD®, estarás creando tus listas de «acciones siguientes» organizadas por contexto.

Para ayudarte durante la implementación, en el video podrás ver:

  • Los hábitos que propone GTD® para construir una lista de acciones siguientes fiable.
  • Cómo configurar la herramienta Outlook para dar soporte a tus listas.
  • Dos ejemplos de cómo aplico GTD® utilizando el módulo de tareas de Outlook.

¿Te animas a configurar Outlook para GTD?

Espero haber aclarado cómo implementar GTD con Outlook, para dar soporte a tu lista de acciones siguientes organizadas por contexto. Y por supuesto, cualquier idea, duda, o sugerencia, puedes escribirla en la parte de comentarios que estaré encantado de responderte.

Gracias por pasarte por Enfoque Carnot,  espero seguir viéndote por aquí. Y si quieres estar al día de los post que voy publicando en el blog, puedes seguirme en Feedly.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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2 Respuesta

  • Juan Carlos Hoyos Posada en 30 octubre, 2018, 23:47:46

    Felicitaciones por tan ilustrativo trabajo, sugerir a los lectores que usan Outlook por motivos de trabajo empezar con esta herramienta para desarrollar su sistema de listas de GTD, su mente extendida, muchos usuarios expertos aconsejan que la mejor herramienta para montar nuestro sistema es la que ya usamos habitualmente.
    ——
    https://misprecisionesjuancarlos.blogspot.com/

    Responder aJuan
    • Jesús Serrano Ducar en 3 noviembre, 2018, 17:03:58

      Hola Juan Carlos, y gracias por las felicitaciones.
      El propósito con estos post es ayudar a la multitud de personas que como tú y como yo, llevamos trabajando con Outlook muchos años, pero utilizamos la herraminta de manera limitada.
      Encantado de verte por Enfoque Carnot y cualquier idea o sugerncia ya sabes, coméntame que estaré encantado de considerarla.
      Saludos,

      Responder aJesús

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