GTD en Outlook | ¿Cómo construir la lista «A la espera»?


 

¿Te imaginas cómo mejoraría tu efectividad personal si tuvieras un inventario completo de todos los asuntos que has delegado?

¿Estás buscando una forma de tener organizados todos los temas que otras personas se han comprometido contigo: proveedores, compañeros, clientes, jefes…?


Imagina que estás tomando café, y Juana, una compañera, se compromete contigo en enviarte unos datos que necesitas para preparar un presupuesto. O que envías a Carlos, una persona de tu equipo, un correo electrónico para pedirle la resolución de una solicitud de un cliente.

¿Qué haces cuando se dan estas circunstancias?

Una opción es seguir con otro tema, sin más, confiando que las personas van a dar prioridad al asunto que acabas de comentar con ellas. Puede que sí, pero también puede que no.

Y otra opción es aplicar el enfoque que ofrece GTD:

  1. Capturar que Juana se ha comprometido contigo en enviarte unos datos, y que estás esperando que Carlos te ponga al día sobre la solicitud de un cliente.
  2. Cuando estés vaciando tu bandeja de entrada, organizar recordatorios de que Juana y Carlos te deben algo, en tu lista «A la espera».
  3. Revisar periódicamente estas listas, para mantener tu inventario completo y actualizado.

¿Cómo construir la lista «A la espera» en Outlook?

En el siguiente video, voy a mostrarte qué hábitos son necesarios desarrollar para construir una lista «A la espera» fiable, cómo configurar Outlook para dar soporte a esta lista, y dos ejemplos de cómo utilizo la herramienta en mi día a día.

¿Cómo lo ves?

Espero que te haya sido útil, y por supuesto, cualquier idea, duda, o sugerencia, puedes escribirla en la parte de comentarios.

Gracias por pasarte por Enfoque Carnot y espero seguir viéndote por aquí.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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4 Respuesta

  • José en 21 mayo, 2018, 15:05:09

    Jesús, gracias por tus post sobre Outlook. Yo también utilizo esta aplicación para GTD (aunque no domino tanto el tema como tu). Solo un pequeño reproche que espero me perdones…hombre nos haces esperar mucho entre post y post;)

    Responder aJosé
    • Jesús Serrano Ducar en 22 mayo, 2018, 17:15:43

      Hola José, gracias por pasarte por el blog, y siento hacerte esperar pero no me da la vida tío.
      El modelo videopost me está resultando más laborioso que el post escrito, pero dada la temática, creo que aporta más valor en formato video.
      Por otro lado, comentarte que actualmente estoy ajustando el proceso de producción y espero aumentar la cadencia de publicaciones, pero no prometo nada 🙂
      Me alegra saber que andas también con Outlook; al principio era bastante reticente pero le he cogido el «gustillo».

      Responder aJesús
  • José en 23 mayo, 2018, 10:09:44

    Jesús, gracias por tu disposición. Una duda, como archivo o almacén de referencia usas Onenote?

    Responder aJosé
    • Jesús Serrano Ducar en 1 junio, 2018, 08:44:57

      Buenas José,
      Como archivo de referencia utilizo DropBox y OneDrive, según el ámbito de la información que guardo. Para almacenar la información de proyectos activos, dispongo de un lugar específico dentro del archivo de referencia, que reviso regularmente según voy abriendo y cerrando proyectos.
      Espero haberme explicado. Si hay algo que no veas claro, coméntame y trato de emplear algún ejemplo.
      Gracias por pasarte por el blog y que tengas buen día.

      Responder aJesús

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