6 motivos para utilizar Outlook como gestor de tareas


Pasaron varios meses hasta que tomé la decisión. Por un lado, me daba pereza cambiar de herramienta. Por otro, no tenía claro qué nueva aplicación utilizar.

De cada app, me gustaban unas funcionalidades, pero echaba en falta otras. Algunas herramientas me atraían por su nominación cien por cien GTD. Otras, por su flexibilidad. En otras veía muy útiles los métodos abreviados de teclado. Y en alguna, la app para smartphone estaba genial…En fin, que cada una, satisfacía unos aspectos, pero tenía carencias en otros.

Tras analizar las diferentes anatomías de GTDapps, identifiqué las funcionalidades que iba a prescindir, y las que sí o sí, consideraba fundamentales.

Además, alineado con mi propósito de ser agente de cambio en el proceso de transformación digital en EDP, entró en juego otro factor clave: la accesibilidad a la herramienta de las personas de mi entorno.

En el post de hoy, voy a compartir los 6 motivos por los que he empezado a utilizar Outlook Task como soporte para mi sistema de productividad personal con GTD.

Outlook, un estándar

«¿En Outlook se pueden gestionar tareas? Yo pensaba que era una herramienta para gestionar el email y el calendario».

¿Te suena esta pregunta? Desde que utilizo Outlook como gestor de tareas, la he escuchado en más de una ocasión. Es una realidad. Este módulo del programa, pasa desapercibido para un elevado númerode usuarios de Outlook. Una pena, pero también una oportunidad para compartir mi experiencia, y que otras personas que estén buscando una herramienta para gestionar sus tareas, le den oportunidad a una aplicación que ya tienen instalada en sus equipos.

Migración de la información, del antiguo sistema, a Outlook Task

Otro factor que me condicionó a la hora de decidir qué herramienta utilizar, fue el proceso de migración. Estaba buscando una solución automática. Tenía claro que no iba a pagar el precio de tener que teclear cada acción, cada proyecto, cada idea incubada…

Outlook ofrece la posibilidad de importar la información desde un fichero Excel, el programa que venía utilizando para gestionar mis tareas. Es un proceso sencillo y hablaré sobre ello en el blog.

Flexibilidad para configurar vistas personalizadas

Si bien una parte importante del sistema que utilizo está basado en GTD, algunas de las piezas claves beben de la metodología OPTIMA3 desarrollada por José Miguel Bolívar. Un ejemplo de ello es que, en lugar de utilizar contextos, utilizo COEs (Circunstancias Óptimas de Ejecución), y COEs Matrioska.

¿Cómo influyen los COEs Matrioska a la hora de elegir una herramienta u otra? Sencillo. La aplicación ofrecerá la posibilidad de utilizar filtros combinados. Por ejemplo, una vista que utilizo es «High power». En la misma, visualizo todas las acciones siguientes que requieren nivel energía mental elevado, y que están etiquetadas con las categorías Oficina, Ordenador, Teléfono y Mucho o Poco Tiempo. En el caso concreto de Outllook, a su vez, esta vista la puedo visualizar segmentada por cada una de las categorías mencionadas anteriormente.

Métodos abreviados de teclado

Durante años, he utilizado Excel como soporte para mi sistema de productividad personal con GTD. La herramienta ofrece métodos abreviados de teclado para casi cualquier funcionalidad que te plantees utilizar.

Un motivo de peso para elegir Outlook fue que, al igual que Excel, ofrece métodos abreviados de teclado para casi todo. Poder capturar, procesar, organizar y revisar sin apenas levantar las manos del teclado es requisito imprescindible para mí, es mi forma de trabajar.

Múltiples opciones para configurar acciones repetitivas

Soy una persona de rutinas, y las utilizo de manera intensiva para maximizar mi efectividad. Rutinas diarias, semanales, mensuales, trimestrales, anuales, de lunes a viernes, de fin de semana…En fin, que como intuirías, las gestión de acciones recurrentes las he analizado con lupa.

Outlook tiene un módulo para gestión de tareas recurrentes, totalmente flexible y funcional. Es posible configurar una acción siguiente que se repite, casi con cualquier frecuencia que se te ocurra. Estoy trabajando con esta parte del programa, y en breve, compartiré los avances que voy obteniendo.

Solución para sincronizar la información en el smartphone

Un hecho que me obligó a pensar y reflexionar, fue la posibilidad de disponer de todo mi sistema en el teléfono móvil. La app de Outlook no dispone del módulo de tareas. En su defecto, Office propone utilizar To Do, pero es una aplicación que, tras haberla probado, no me convenció. Las posibilidades para visualizar la información son limitadas y no se ajustan a unos requisitos mínimamente funcionales para utilizar GTD.

Llegado a este punto, tenía claro que quería Outlook, pero estaba condenado a encontrar una forma de sincronizar la información en el Smartphone. Tras probar diferentes soluciones, Task Task resultó la elegida. Me gustó, cumplió con los requisitos e inicié la migración. Si sigues el blog, en un futuro, encontrarás algún post en donde compartiré como la he configurado para utilizarla como soporte de mi sistema de productividad personal en el teléfono móvil.


Como puede que intuyas, tras varios meses usando Outlook como gestor de tareas, hay elementos optimizados, pero otros, con recorrido para la mejora. La idea que tengo es escribir una serie de post en donde compartiré cómo configurar la herramienta para montar tu sistema de productividad personal, cómo utilizarla en el día a día para mejorar tu nivel de organización, y cuáles van siendo los retos que voy superando para lograr un sistema funcionando al estilo Carnot.

¿Te animas a seguirme y construimos tu sistema GTD en Outlook?

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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4 Respuesta

  • Matias Gandolfo en 16 marzo, 2018, 17:59:01

    Buen articulo, yo uso Newton y lo unico que me detiene al cambio ya que este ultimo no avanza nada, es el buen sistema de TRACKING que tiene Newton. Siempre me avisa que alguien abrio los mails. No falla. Tu sabes si en outlook hay alguna posibilidad de esto?

    Y la union de servicios con EVERNOTE y OMNIFOCUS… va¿?

    Gracias desde ya.

    Responder aMatias
    • Jesús Serrano Ducar en 21 marzo, 2018, 13:05:06

      Gracias Matias.

      En Outlook, existe la opción de configurar los mensajes que envias de tal manera que puedes recibir confirmación cuando el email haya sido enteregado, y cuando el email haya sido leído.

      Respecto a la integración con Evernote y Omnifocus, me consta que existen, hay publicaciones al respecto, pero no las he probado para validar su alcance y rendimiento.

      Saludos y buen día.

      Responder aJesús
  • Pablo en 24 marzo, 2018, 16:06:54

    Estamos a la espera de que publiques los artículos sobre outlook y GTD. Muchas gracias por tu colaboración!

    Estoy justo ahora intentando utilizar outlook para GTD y me seria de mucha ayuda.

    Gracias!

    Responder aPablo
    • Jesús Serrano Ducar en 26 marzo, 2018, 23:29:27

      Hola Pablo, irás viendo novedades en el blog, desde cómo migrar el contenido desde tu antigua aplicación, hasta cómo montar las diferentes listas (a la espera, proyectos, archivo de seguimiento…).
      También es muy potente las opciones que ofrece la funcionalidad de acciones recurrentes. Hablaré sobre ello.
      Saludos y gracias por pasarte por el blog.

      Responder aJesús

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