#GTDapps: Anatomía de FacileThings (V. 201708)


Una vez identificadas las nuevas características que tendría la herramienta ideal para construir, aprender y utilizar GTD®, ha llegado el momento de coger el bisturí y diseccionar la aplicación FacileThings.

Tras llevar a cabo el análisis, el Índice de Aproximación a la Aplicación Ideal (AAI) de la herramienta FacileThings es 77 %. Un resultado del 100 % significaría que estamos frente a la herramienta ideal, caracterizada por ofrecernos todas las funcionalidades descritas en este post. Porcentajes inferiores, muestran en qué medida la aplicación ofrece estas características.

Detalle del criterioCategoríaFuncionalidad¿La tiene?
Guía básica para la puesta en marcha del sistema GTD, en la que se facilite la identificación de los contextos, los contactos a los que delegar, las sub-categorías de la lista algún día / tal vez» y el procedimiento de integración con otras aplicaciones, como calendarios o archivos en la nubeEsencialesSoporte para realizar el «set-up» inicial de la herramienta
Guía donde se expliquen los «cómos» específicos que propone la app para cada paso, cada hábito, cada categoría organizativa. Dicha documentación, contendrá, al menos:
1. Cómo capturar cosas.
2. Cómo aclarar las cosas.
3. Cómo organizar los elementos para los que has decidido que no requieren acción:
a. Uso de papelera.
b. Uso de archivo.
c. Uso de incubadora.
4. Cómo organizar los elementos para los que has decidido que sí requieren acción:
a. Uso de la lista de proyectos.
b. Uso de la lista a la espera.
c. Uso del calendario.
d. Uso de los contextos.
5. Cómo llevar a cabo la revisión diaria.
6. Cómo llevar a cabo la revisión semanal.
EsencialesExistencia de una guía publicada por los desarrolladores de la APP, para usar la herramienta con GTD
Los términos empleados para los distintos conceptos serán los específicos de GTD: cosas, acciones siguientes, acciones, proyectos, contextos, lista al a espera, lista algún día / tal vez, lista de acciones siguientes, archivo de seguimiento, calendario…EsencialesLa nominación empleada para los elementos que construyen el sistema es la original de GTD
Esta funcionalidad es útil para poder capturar cosas o revisar diversos elementos del sistema sin conexión a internetEsencialesSoporte para trabajar en modo «offline»
Se entiende por proceso rápido y eficiente aquel que permite crear nuevas listas o limpiar las existentes sin necesidad de volver a transcribir todo el contenidoEsencialesSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
Soporte para gestionar con eficiencia fechas de inicio.
Funcionalidad necesaria para gestionar el archivo de seguimiento.
EsencialesSoporte para trabajar con eficiencia con fechas de inicio
Soporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas límite. Necesario para revisar acciones siguientes con fecha límite.EsencialesSoporte para trabajar con eficiencia con fechas límite
EsencialesIntegración de la herremienta con tras aplicaciones de calendario, como G-Calendar, i-Calendar o el calendario de Outlook
Posibilidad de filtrar acciones y acciones siguientes por contextos, por proyectos y por áreas de responsabilidadEsencialesSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado
Se entiende por acceso eficiente aquel que permite acceder directamente a la lista, sin necesidad de aplicar ningún filtro combinado.
Las listas con acceso directo serán, al menos: de proyectos, de próximas acciones, a la espera, algún día/tal vez y archivo de seguimiento.
EsencialesAcceso eficiente a todas las listas de GTD
Soporte para capturar cosas, de acceso inmediato y de opciones limitadas. Es decir, la funcionalidad sólo permitirá capturar cosas, en forma de texto, de imagen, de grabación de voz o de fichero.
En el módulo de captura, no tendrá opciones para aclarar u organizar.
EsencialesMódulo específico para capturar
El módulo cumplirá los siguientes requisitos:
- Procesar las cosas de una en una.
- Procesar el siguiente elemento cuando haya finalizado de procesar el anterior.
- Las cosas que salen de la bandeja de entrada, no podrán volver a entrar.
EsencialesMódulo específico para procesar que cumpla con los criterios de GTD
Soporte guiado para pensar qué significado tiene cada cosa y decidir si requieren acción, a través de las siguientes preguntas, o equivalentes:
1. ¿Qué es «X cosa»?
2. ¿Requiere acción «X cosa»?
EsencialesMódulo específico para llevar a cabo la primera fase de procesar: dotar de significado a las cosas y decidir si requieren, o no, acción
Soporte guiado para procesar las cosas que no requieren acción, a través de las siguientes preguntas o equivalentes, realizadas de manera secuencial.
1. ¿Realmente es necesario o útil guardar «X», o puedes confiar en que tendrás acceso desde otra fuente, si lo necesitaras?
Si la respuesta es «No», tendrás una sola opción posible: «Eliminar» -> «Basura»
 Si la respuesta es «Sí», continuarás con otra pregunta:

2. ¿Necesitas valorar en un futuro si vas a hacer algo con «X»?
Si la respuesta «No», la opción es «Archivar» y organizas «X» como «Material de referencia»
Si la respuesta «Sí», la opción es «Incubar» y organizas «X» en la lista «Algún día / Tal vez».
EsencialesMódulo específico para procesar las cosas que no requieren acción
Soporte guiado para procesar las cosas que sí requieren acción, a través de las siguientes preguntas o equivalentes, realizadas de manera secuencial:
1. ¿Tienes que llevar a cabo una acción, o más de una?
Si la respuesta es, más de una, la siguiente pregunta es:

1.1. ¿Cómo definirías el resultado o proyecto que quieres alcanzar?
Y opción para redactar y registrar el proyecto en la «Lista de proyectos»

A partir de aquí, sea una acción o más de una acción, la secuencia de preguntas es la misma:

2. ¿Cuál es la acción siguiente, física y visible, que tienes que llevar a cabo?
Se identifica la acción siguiente.

3. ¿Vas a tardar menos de dos minutos en hacerla?
Si la respuesta es «sí», la opción posible es «hacer».
Si la respuesta en «no», sigue con otra pregunta:

4. ¿Eres la persona idónea para hacer esto?
Si la respuesta es «no», la opción posible es «delegar».

Si tardas menos de dos minutos en delegar, delegas y registras un recordatorio en la lista «A la espera», que indique que estás a la espera de que «Y persona» te confirme que ha llevado a cabo la acción siguiente delegada.
Si tardas más de dos minutos en delegar, la opción es «diferir», siendo la acción siguiente «Delegar X´ en Y persona», y organizando el recordatorio de la siguiente acción en el contexto asociado.

Si la respuesta es que tú eres la persona idónea, la opción posible es «Diferir», y continuará con otra pregunta:
5. ¿Debes hacerlo en un momento concreto?
Si la respuesta es «sí», organizas la acción siguiente en tu calendario.
Si la respuesta es «no», organizas la acción siguiente en el «Contexto» particular que necesites, es decir, herramienta, lugar, persona o situación.
EsencialesMódulo específico para procesar las cosas que sí requieren acción
Soporte para disponer en una vista, las acciones siguientes organizadas en el calendario, tu archivo de seguimiento diario y las acciones siguientes organizadas en los contextos que tenga sentidoEsencialesMódulo específico para llevar a cabo la revisión diaria
Soporte para llevar a cabo la revisión semanal, avanzando de manera secuencial por las siguientes fases:
1. Recopilar en las bandejas de entrada todos los ciclos abiertos que se han generado a lo largo del ajetreo semanal
2. Procesar todas las bandejas de entrada, dejándolas a cero
3. Revisar las semanas anteriores y posteriores del calendario
4. Revisar el «Archivo de seguimiento»
5. Revisar las «Acciones siguientes» con fecha límite
6. Revisar las «Acciones siguientes» organizadas en cada «Contexto»
7. Revisar las «Acciones siguientes» organizadas en la lista «A la espera»
8. Revisar la «Lista de proyectos»
9. Revisar la lista «Algún día / Tal vez»"
EsencialesMódulo específico para llevar a cabo la revisión semanal
-ProhibidaSoporte para configurar notificaciones como recordatorios de las acciones siguientes a realizar
-ProhibidaSoporte para organizar acciones siguientes o proyectos por importancia, urgencia, criticidad, o criterios equivalentes
Tras varias horas de trabajo en modo «offline», cuando recupere conexión, el sistema se actualizará en todos los dispositivos de manera automáticaRecomendableSincronización eficaz entre todos los dispositivos
Esta funcionalidad, entre otros, puede ser útil para organizar los elementos en la incubadora: lista de libros para leer, películas para ver, restaurantes que visitar, ideas para futuros post, opciones futuras para mejoras de determinados procesos…RecomendableSoporte para crear listas anidadas de al menos, dos niveles
Existencia de dos versiones, una móvil ligera, que permita al menos, realizar la revisión diaria, y otra completa, accesible desde navegador o desde escritorioRecomendableVersión dual de herramienta
Además de poder filtrar las acciones siguientes organizadas en un contexto, también se podrá filtrar por los contextos auxiliares, tiempo y energía.
Esta funcionaldiad puede ser útil para filtrar los elementos organizados en el contexto «Ordenador» y en sus «contextos auxiliares». O para visualizar todas las acciones de un proyecto, con independencia de que sean acciones siguientes o simplemente acciones
RecomendableSoporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
Esta funcionalidad puede ser útil para organizar una acción siguiente que se puede hacer en dos contextos diferentesRecomendableSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
-RecomendableSoporte para configurar rutinas o acciones recurrentes, integradas con el resto de acciones siguientes
Esta funcionalidad es útil si la frecuencia de una acción recurrente no es la estándar: día, semana, mes, año...RecomendableSoporte para configurar rutinas o acciones recurrentes totalmente personalizable (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
-RecomendableSoporte para integrar en la aplicación listas de control
-RecomendablePosibilidad de usar plantillas de proyectos evidentes
-RecomendableSoporte específico, totalmente personalizable, para usar plantillas de proyectos evidentes
Esta funcionalidad es útil para identificar acciones llave, en caso de proyectos secuenciales, o avanzar en un mismo proyecto por varios frentes, en caso de proyectos cuyas acciones se pueden llevar a cabo en paraleloRecomendableSoporte para organizar los proyectos según su tipología: secuenciales, en paralelo o como un conjunto lógico de acciones independientes
Esta funcionalidad es útil para responder a preguntas del tipo: ¿Cuántos proyectos tengo abiertos en cada una de mis áreas de responsabilidad? o ¿Cuántas acciones siguientes he cerrado en una determinada área de responsabilidad?RecomendableSoporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos y acciones siguientes
-RecomendableSoporte específico para integrar en la propia herramienta todos los niveles de perspectiva de GTD
Esta funcionalidad es útil para situaciones en las que se recibe un archivo o una imagen que puede ser útil para ejecutar una acción, para revisar una idea, o como información complementaria para consultar durante la revisión de un proyecto.
Poder complementar el elemento organizado con este tipo de información nos evitará búsquedas en los archivos o en el material de referencia
RecomendableSoporte para complementar la descripción de un elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)
Permitirá acceder el material de referencia o el material de apoyo a proyectos con mayor eficienciaInteresanteIntegración de la herramienta con otras aplicaciones de archivo en la nube como Dropbox, iCloud, One-Drive, Google-Drive o Evernote
Permitirá crear áreas de trabajo visuales para:
-Poder ver todos los elementos de un proyecto. Interesante para identificar «acciones llave» que nos abren camino para otras acciones o conjunto de «acciones embudo» que nos limitan seguir avanzando.
-Llevar a cabo la planificación natural de un proyecto, trabajando en un entorno visual que favorezca la creatividad y en la misma herramienta en la que tengo todo el sistema de productividad.
-Documentar los niveles de perspectiva en soporte gráfico, observando conexiones entre ellos: propósito, principios, visión, objetivos, áreas de responsabilidad, proyectos…
InteresanteIntegración de la herramienta con otra aplicación de mapas mentales
-InteresanteDisponibilidad de la aplicación para Windows, Mac, Android e iOS
Esta funcionalidad puede ser útil en ocasiones en las que se necesite buscar una acción siguiente o un proyecto para re-definirlo, buscar una acción para darla por completada...InteresanteSoporte para búsquedas generales por palabras clave
Esta funcionalidad puede ser útil en ocasiones en las que se necesite buscar una acción siguiente o un proyecto para re-definirlo, buscar una acción para darla por completada...InteresanteSoporte para búsquedas específicas en listas por palabras clave
Esta funcionalidad puede ser útil en ocasiones como una revisión general, un estudio estadístico de los elementos del sistema, una reunión, compartir con otra persona parte de la información...InteresanteSoporte para exportar el contenido del sistema a un fichero Excel, Word, Pdf o cualquier otro formato que se pueda gestionar con software ofimático estándar
Se podrán configurar los siguientes datos estadísticos: total de elementos organizados en el sistema, porcentaje de elementos activos en cada categoría organizativa, acciones siguientes activas por contexto, acciones siguientes abiertas y cerradas en un periodo de tiempo editable, proyectos abiertos y cerrados en un periodo de tiempo editable y número de elementos en la lista a la espera de una determinada personaInteresanteSoporte para disponer de un informe estadístico totalmente personalizable

¿Cómo transformar FacileThings en la aplicación ideal para GTD®?

Ya tenemos una imagen que nos muestra en qué medida FacileThings se ajusta a GTD®. También sabemos cuánto se aproxima a la herramienta ideal, pero, ¿qué desarrollos concretos mejorarían la posición en el ranking de aplicaciones para usar GTD®?

Carencias esenciales y funcionalidades prohibidas

  • En el módulo de capturar, eliminar la posibilidad de organizar. Por ejemplo, no ofrecer la opción de asignar etiquetas o de vincular a una lista de control.
  • En el módulo de capturar, poder hacerlo a través de una fotografía, una grabación de voz o un fichero.
  • Desarrollar un módulo específico que guíe al usuario durante la primera fase de procesar. Para facilitar el el proceso, se plantearán las preguntas «¿Qué es?» y «¿Requiere acción?». Por otro lado, el módulo impedirá usar una cosa como definición de la acción siguiente. La funcionalidad a evitar es organizar un elemento en la lista de siguientes acciones tal cual ha sido capturado.
  • Desarrollar un módulo específico que guíe al usuario para procesar las cosas que no requieren acción. Para facilitar el proceso, se plantearán preguntas de forma secuencial. Por otro lado, algunas funcionalidades del módulo generan confusión. Por ejemplo, nominar como acción a los elementos organizados en la en la lista Algún día / Tal vez, u ofrecer la posibilidad de asignar contexto, tiempo, energía, ASAP a elementos que organizas en la incubadora.
  • Desarrollar un módulo específico para procesar de manera guiada las cosas que sí requieren acción, facilitando el proceso a través de preguntas planteadas de forma secuencial. Por otro lado, algunas funcionalidades del módulo de procesar pueden generar confusión, como, por ejemplo, el poder organizar una acción siguiente en la lista de acciones sin haberle asignado contexto.
  • Eliminar la funcionalidad que permite organizar elementos según sean urgentes o no.

Implementando estos desarrollos, asociados a funcionalidades esenciales y prohibidas, el índice AAI de FacileThings ascendería al 94 %.

Carencias recomendables e interesantes

  • Desarrollar una funcionalidad para poder crear listas anidadas, de al menos dos niveles. Por ejemplo, en la lista «Algún día / Tal vez», sería útil poder crear listas anidadas para organizar los títulos de libros que te gustaría leer, las películas que quieres ver, los restaurantes que visitar, las ideas para futuros post…
  • Desarrollar un módulo específico, que sea totalmente personalizable, para utilizar plantillas en caso de estar procesando proyectos evidentes.
  • Ofrecer la posibilidad de integrar la herramienta con otras aplicaciones de mapas mentales.

Implementando estas reformas, asociadas a funcionalidades recomendables e interesantes, el índice AAI de FacileThings ascendería al 82 %.


Y esto es todo por hoy. Si te animas a montar tu sistema GTD® sobre FacileThings, adelante. Cualquier duda, sugerencia o comentario, lánzamelo en los comentarios al post y, empezamos el debate 😉 .

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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