8 lecciones aprendidas tras mis últimas vacaciones


Han pasado dos semanas desde la vuelta de vacaciones. Bandejas de entrada repletas, procesadas a cero. Días intensos de puesta a punto para engrasar el sistema, y preparado para empezar el nuevo curso. Este año, mejor que seguir hacia adelante sin más, he decidido pararme a pensar en las pasadas vacaciones, con la intención de mejorar para las próximas.

Para ello, he reflexionado en base a estas dos preguntas: ¿Qué me ha funcionado y quiero mantener? y, ¿qué me ha fallado y quiero mejorar? ¿Las respuestas? Estas 8 lecciones aprendidas.

A mantener

Revisión y previsión, una panorámica nítida de mi realidad

Faltaban siete días para marchar de vacaciones. Mi objetivo era cerrar todos los flecos abiertos. Para ello, busqué el «check list» del año pasado pero, observé que la utilidad era limitada. La realidad de este año, era sustancialmente diferente a la del anterior. Otros proyectos. Otras prioridades. Otros clientes. Otros proveedores. Otro escenario de mercado. Otras limitaciones presupuestarias…Así que, revisé a fondo mi sistema y recuperé la sensación de tener todo controlado.

Haber afianzado el hábito de revisar sistemáticamente mis horizontes de enfoque (proyectos, objetivos, visiones, valores, propósito y áreas de responsabilidad), me ayuda a tener presente una panorámica nítida de mi realidad. Ser consciente de estos horizontes durante la revisión semanal me ofrece confianza para purgar la incubadora o para evaluar el nivel de compromiso de algunos proyectos o acciones siguientes que no avanzan.

Desenfocar para ampliar perspectiva

Me gusta emplear los días de vacaciones para hacer algo diferente a lo que hago durante el año. Me ayuda a tomar distancia, a ver los horizontes desde diferentes ángulos. A disfrutar de actividades que, gustándome, en el día a día quedan diluidas por otros compromisos de mayor profundidad.

Soy aficionado al deporte, tanto practicarlo como seguirlo, y suelo aprovechar estos días para empaparme del campeonato que esté activo. El año pasado, disfruté de las olimpiadas como hacía tiempo. Y este, le ha tocado al Tour de Francia.

Además, he aprovechado estas vacaciones para leer libros de temática diversa. Por un lado, he leído «Finanzas personales para dummies», y por otro, el libro que se está convirtiendo en el clásico de mis veranos, «Cómo ganar amigos e influir en las personas».

Efectividad centrada en las personas

Habitualmente, el día de la incorporación tras las vacaciones me lo pasaba en la bandeja de entrada del correo electrónico, intentando llegar a todo, pero, ¿realmente importa? Con tener controlados todos los temas que sí o sí, requieren inmediata atención, consigo tener la mente preparada para centrar la efectividad en las personas.

Este año, ha sido diferente. Decidí céntrame en las personas, invirtiendo todo el tiempo necesario para ponernos al día. Varias videoconferencias y alguna que otra reunión informal, fueron suficientes para poner el foco en el lugar correcto.

Capturar me da confianza para vivir el presente

Capturar es recopilar fuera de mi mente todas las cosas que llaman mi atención, dejándolas en contenedores de confianza. Haber afianzado este hábito, aun en periodo de vacaciones, me ha dado tranquilidad para vivir el presente con la certeza de que las ideas que van surgiendo, están a buen recaudo.

Considero clave para mi efectividad mantener abierta durante las vacaciones una de las puertas de entrada a mi mente extendida, la bandeja de entrada de cosas que llaman mi atención. Por ejemplo, si estoy en la piscina y me viene a la mente una idea para escribir un post, la capturo y, a seguir con lo que estaba.

A mejorar

Forzarme a desconectar no me ayuda a desconectar

Con la intención de evadirme del exceso de información del día a día, decidí, por adelantado, minimizar el uso de redes sociales, lectores de «feeds», correo electrónico, y otros canales por los que recibo información. Al hacer retrospectiva, he visto que lejos de ayudarme a desconectar, este forzarme a mí mismo a hacer algo, me ha provocado cierta sensación de no poder conseguirlo.

El aprendizaje que me llevo es: «Aceptar la realidad, evaluarla y decidir conscientemente qué hacer, me ayuda a adaptarme y a convivir en equilibrio con la ella». Por ejemplo, si me veo saturado de información y quiero evadirme durante mis vacaciones, aceptar tal saturación y convivir con ella durante mis vacaciones, me ayuda precisamente a obviarla, centrándome en la realización de otras actividades.

Menos prisas y más sentido de urgencia

La última semana antes de marchar, conseguí cerrar varios proyectos que hacía meses delegué y que, por la magnitud y dificultad de los mismos, también hacía meses que deberían haber estado cerrados. La realidad es que coincidieron las fechas límites de entrega de los mismos con las fechas de inicio de mis vacaciones, y os podéis imaginar la última semana.

Además, durante los primeros días de descanso, me vi enfrascado en resolver matices puntuales de varios proyectos, y casualmente, me llegó este post de José Miguel Bolívar: Menos prisas y más sentido de urgencia. Cada argumento empleado en el post, describía con mayor precisión la realidad que estaba viviendo. Así que, una vez estudiado el post, he identificado otra área para mejorar mi efectividad: desarrollar el sentido de urgencia como antídoto a las prisas de última hora.

Delegar chequeando sistemáticamente que se ha entendido lo que espero

A la vuelta de vacaciones, he encontrado resultados que delegué distintos a los esperados. Diferencias que creí haber aclarado, pero que, a la vista de los hechos, quedaron algo turbias.

¿Cuál es la lectura que hago de esta situación? Que delegar con efectividad implica, necesariamente, asegurarme de que se ha entendido el 100 % de lo que delego. Es decir, dejar de lado el pensamiento supositorio, y asegurarme de tener clarísimo lo que quiero, comunicarlo con precisión, y verificar que se ha entendido. Por ejemplo, si delego la negociación de un servicio para que el contrato esté listo el día de mi vuelta, definiré con precisión qué servicio quiero contratar, cómo quiero que el proveedor me lo preste, para cuándo lo necesito, y por supuesto, preguntaré si se ha entendido o hay algún fleco por pulir.

Mi sistema en la palma de mi mano

Durante el periodo vacacional, han existido situaciones en las que he echado en falta poder acceder a mi sistema con tanta facilidad como si lo tuviera en la palma de mi mano. Tiempos muertos en los que mejor que dejar a la mente divagar, hubiera preferido ver un video que organicé en mi lista de documentales interesantes, leer un artículo que llevo tiempo posponiendo, o escuchar de nuevo aquella entrevista súper interesante que, por falta de tiempo, no pude escuchar con la atención que me hubiera gustado.

Lo siento por mi GTD en Excel, pero ha llegado la hora de evolucionar. He decidido aprovechar este mes de agosto para cambiar de herramienta. Tras los resultados de las anatomías que estoy publicando en GTDapps, ya casi lo tengo decidido.


Y estas son mis 8 lecciones aprendidas tras mis últimas vacaciones. Si estás a punto de marchar, o ya has vuelto, estaría encantado de que compartieras tu estrategia para entrar o salir de modo vacaciones. Será un placer enriquecer el debate con tus propias experiencias.

Muchas gracias y en el próximo post, nuevo capítulo de la serie GTDapps.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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2 Respuesta

  • manuel miguel en 30 Julio, 2017, 17:25:39

    Interesantes las conclusiones en esas 8 lecciones aprendidas, gracias por compartirlas, en pocos días comienzo mis vacaciones y me van a ser de gran utilidad tus reflexiones.
    ¿Que herramienta será la evolución a tu Excel? 😉
    En mi caso después de probar unas cuantas fue facilethings, y pasados unos cuantos años, sigo encantado con su funcionalidad y el cuidado que se le está dando por parte de su creador a su mantenimiento y su desarrollo.

    Responder amanuel
    • Jesús Serrano Ducar en 1 Agosto, 2017, 13:11:43

      Hola Manuel Miguel,
      Qué bien, en breve empizas tus vacaciones 😉
      Me alegra conocer que te han parecido interesantes los 8 aprendizajes. Ya sabes, estoy de la mejora de la efectividad personal es un camino, y no un fin en sí mismo.
      Respecto a la evolución de mi GTD en Excel, tras analizar pros y contras de todas las aplicaciones que he revisado en GTDapps, estoy valorando FacileThings, Nirvana y Doit.im, pero todavía no he tomado la decisón final. Quizá, pruebe durante varios meses las tres y luego, me decida por una de ellas.

      Responder aJesús

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