#GTDapps: Buscando la herramienta ideal (III) – Novedades


Tras veinticinco post publicados en GTDapps y once anatomías realizadas, ha llegado el momento de parar, reflexionar y procesar todos los elementos incubados. Tiempo para extraer aprendizajes basados en vuestro feedback y en la experiencia acumulada al diseccionar once apps, y publicar sendas anatomías.

Fruto de este ejercicio, he revisado los criterios que definen a la herramienta ideal, para añadir a las funcionalidades identificadas hasta ahora, otras características o servicios que:

  • Ayuden a los usuarios durante la puesta en marcha del sistema.
  • Faciliten desarrollar los hábitos que integra la metodología.
  • Mantengan coherencia con la metodología GTD®.

Además, he modificado algunos de los criterios empleados hasta ahora. El objetivo es depurar, unificar o descartar aquellos que la definición era confusa, aquellos que integraban varias características claramente diferenciables, o aquellos que eran redundantes.

Al igual que en los antiguos criterios de valoración para el cálculo del índice AAI descritos en este post y este otro, en los nuevos, he mantenido la organización de funcionalidades o servicios en cuatro segmentos, según su criticidad para construir, aprender y utilizar la app con GTD®.

  • El bloque de funcionalidades esenciales incluye aquellas que, o bien son piezas necesarias de un sistema GTD® y su ausencia hay que compensarla con otra herramienta, o bien facilitan el «set-up» inicial y el desarrollo de los hábitos integrados en la metodología.
  • El bloque de funcionalidades prohibidas lo mantengo, matizando algunos aspectos.
  • El bloque de funcionalidades recomendables, incluye aquellas que o bien siendo parte de la metodología, no son imprescindibles para montar un sistema efectivo, o mejoran de alguna manera la eficiencia durante el uso de la herrmienta.
  • El bloque de funcionalidades de interesantes, contiene las características que, siendo prescindibles, pueden ser tremendamente útiles.

Diseccionando funcionalidades esenciales

Detalle de criterioFuncionalidad
Guía básica para la puesta en marcha del sistema GTD, en la que se facilite la identificación de los contextos, los contactos a los que delegar, las sub-categorías de la lista algún día / tal vez» y el procedimiento de integración con otras aplicaciones, como calendarios o archivos en la nubeSoporte para realizar el «set-up» inicial de la herramienta
Guía donde se expliquen los «cómos» específicos que propone la app para cada paso, cada hábito, cada categoría organizativa. Dicha documentación, contendrá, al menos:
1. Cómo capturar cosas.
2. Cómo aclarar las cosas.
3. Cómo organizar los elementos para los que has decidido que no requieren acción:
a. Uso de papelera.
b. Uso de archivo.
c. Uso de incubadora.
4. Cómo organizar los elementos para los que has decidido que sí requieren acción:
a. Uso de la lista de proyectos.
b. Uso de la lista a la espera.
c. Uso del calendario.
d. Uso de los contextos.
5. Cómo llevar a cabo la revisión diaria.
6. Cómo llevar a cabo la revisión semanal.
Existencia de una guía publicada por los desarrolladores de la APP, para usar la herramienta con GTD
Los términos empleados para los distintos conceptos serán los específicos de GTD: cosas, acciones siguientes, acciones, proyectos, contextos, lista al a espera, lista algún día / tal vez, lista de acciones siguientes, archivo de seguimiento, calendario…La nominación empleada para los elementos que construyen el sistema es la original de GTD
Esta funcionalidad es útil para poder capturar cosas o revisar diversos elementos del sistema sin conexión a internetSoporte para trabajar en modo «offline»
Se entiende por proceso rápido y eficiente aquel que permite crear nuevas listas o limpiar las existentes sin necesidad de volver a transcribir todo el contenidoSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
Soporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas de inicio. Funcionalidad necesaria para realizar seguimiento de acciones siguientes activadas o como soporte para crear el archivo de seguimientoSoporte para trabajar con eficiencia con fechas de inicio
Soporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas límite. Necesario para revisar acciones siguientes con fecha límite.Soporte para trabajar con eficiencia con fechas límite
Integración de la herremienta con tras aplicaciones de calendario, como G-Calendar, i-Calendar o el calendario de Outlook
Posibilidad de filtrar acciones y acciones siguientes por contextos, por proyectos y por áreas de responsabilidadSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado
Se entiende por acceso eficiente aquel que permite acceder directamente a la lista, sin necesidad de aplicar ningún filtro combinado.
Las listas con acceso directo serán, al menos: de proyectos, de próximas acciones, a la espera, algún día/tal vez y archivo de seguimiento.
Acceso eficiente a todas las listas de GTD
Soporte para capturar cosas, de acceso inmediato y de opciones limitadas. Es decir, la funcionalidad sólo permitirá capturar cosas, en forma de texto, de imagen, de grabación de voz o de fichero.
En el módulo de captura, no tendrá opciones para aclarar u organizar.
Módulo específico para capturar
El módulo cumplirá los siguientes requisitos:
- Procesar las cosas de una en una.
- Procesar el siguiente elemento cuando haya finalizado de procesar el anterior.
- Las cosas que salen de la bandeja de entrada, no podrán volver a entrar.
Módulo específico para procesar que cumpla con los criterios de GTD
Soporte guiado para pensar qué significado tiene cada cosa y decidir si requieren acción, a través de las siguientes preguntas, o equivalentes:
1. ¿Qué es «X cosa»?
2. ¿Requiere acción «X cosa»?
Módulo específico para llevar a cabo la primera fase de procesar: dotar de significado a las cosas y decidir si requieren, o no, acción
Soporte guiado para procesar las cosas que no requieren acción, a través de las siguientes preguntas o equivalentes, realizadas de manera secuencial.
1. ¿Realmente es necesario o útil guardar «X», o puedes confiar en que tendrás acceso desde otra fuente, si lo necesitaras?
Si la respuesta es «No», tendrás una sola opción posible: «Eliminar» -> «Basura»
 Si la respuesta es «Sí», continuarás con otra pregunta:

2. ¿Necesitas valorar en un futuro si vas a hacer algo con «X»?
Si la respuesta «No», la opción es «Archivar» y organizas «X» como «Material de referencia»
Si la respuesta «Sí», la opción es «Incubar» y organizas «X» en la lista «Algún día / Tal vez».
Módulo específico para procesar las cosas que no requieren acción
Soporte guiado para procesar las cosas que sí requieren acción, a través de las siguientes preguntas o equivalentes, realizadas de manera secuencial:
1. ¿Tienes que llevar a cabo una acción, o más de una?
Si la respuesta es, más de una, la siguiente pregunta es:

1.1. ¿Cómo definirías el resultado o proyecto que quieres alcanzar?
Y opción para redactar y registrar el proyecto en la «Lista de proyectos»

A partir de aquí, sea una acción o más de una acción, la secuencia de preguntas es la misma:

2. ¿Cuál es la acción siguiente, física y visible, que tienes que llevar a cabo?
Se identifica la acción siguiente.

3. ¿Vas a tardar menos de dos minutos en hacerla?
Si la respuesta es «sí», la opción posible es «hacer».
Si la respuesta en «no», sigue con otra pregunta:

4. ¿Eres la persona idónea para hacer esto?
Si la respuesta es «no», la opción posible es «delegar».

Si tardas menos de dos minutos en delegar, delegas y registras un recordatorio en la lista «A la espera», que indique que estás a la espera de que «Y persona» te confirme que ha llevado a cabo la acción siguiente delegada.
Si tardas más de dos minutos en delegar, la opción es «diferir», siendo la acción siguiente «Delegar X´ en Y persona», y organizando el recordatorio de la siguiente acción en el contexto asociado.

Si la respuesta es que tú eres la persona idónea, la opción posible es «Diferir», y continuará con otra pregunta:
5. ¿Debes hacerlo en un momento concreto?
Si la respuesta es «sí», organizas la acción siguiente en tu calendario.
Si la respuesta es «no», organizas la acción siguiente en el «Contexto» particular que necesites, es decir, herramienta, lugar, persona o situación.
Módulo específico para procesar las cosas que sí requieren acción
Soporte para disponer en una vista, las acciones siguientes organizadas en el calendario, tu archivo de seguimiento diario y las acciones siguientes organizadas en los contextos que tenga sentidoMódulo específico para llevar a cabo la revisión diaria
Soporte para llevar a cabo la revisión semanal, avanzando de manera secuencial por las siguientes fases:
1. Recopilar en las bandejas de entrada todos los ciclos abiertos que se han generado a lo largo del ajetreo semanal
2. Procesar todas las bandejas de entrada, dejándolas a cero
3. Revisar las semanas anteriores y posteriores del calendario
4. Revisar el «Archivo de seguimiento»
5. Revisar las «Acciones siguientes» con fecha límite
6. Revisar las «Acciones siguientes» organizadas en cada «Contexto»
7. Revisar las «Acciones siguientes» organizadas en la lista «A la espera»
8. Revisar la «Lista de proyectos»
9. Revisar la lista «Algún día / Tal vez»"
Módulo específico para llevar a cabo la revisión semanal

Diseccionando funcionalidades prohibidas

Funcionalidad
Soporte para configurar notificaciones como recordatorios de las acciones siguientes a realizar
Soporte para organizar acciones siguientes o proyectos por importancia, urgencia, criticidad, o criterios equivalentes

Diseccionando funcionalidades recomendables

 Funcionalidad
Tras varias horas de trabajo en modo «offline», cuando recupere conexión, el sistema se actualizará en todos los dispositivos de manera automáticaSincronización eficaz entre todos los dispositivos
Esta funcionalidad, entre otros, puede ser útil para organizar los elementos en la incubadora: lista de libros para leer, películas para ver, restaurantes que visitar, ideas para futuros post, opciones futuras para mejoras de determinados procesos…Soporte para crear listas anidadas de al menos, dos niveles
Existencia de dos versiones, una móvil ligera, que permita al menos, realizar la revisión diaria, y otra completa, accesible desde navegador o desde escritorioVersión dual de herramienta
Además de poder filtrar las acciones siguientes organizadas en un contexto, también se podrá filtrar por los contextos auxiliares, tiempo y energía.
Esta funcionaldiad puede ser útil para filtrar los elementos organizados en el contexto «Ordenador» y en sus «contextos auxiliares». O para visualizar todas las acciones de un proyecto, con independencia de que sean acciones siguientes o simplemente acciones
Soporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
Esta funcionalidad puede ser útil para organizar una acción siguiente que se puede hacer en dos contextos diferentesSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
Soporte para configurar rutinas o acciones recurrentes, integradas con el resto de acciones siguientes
Esta funcionalidad es útil si la frecuencia de una acción recurrente no es la estándar: día, semana, mes, año...Soporte para configurar rutinas o acciones recurrentes totalmente personalizable (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
Soporte para integrar en la aplicación listas de control
Posibilidad de usar plantillas de proyectos evidentes
Soporte específico, totalmente personalizable, para usar plantillas de proyectos evidentes
Esta funcionalidad es útil para identificar acciones llave, en caso de proyectos secuenciales, o avanzar en un mismo proyecto por varios frentes, en caso de proyectos cuyas acciones se pueden llevar a cabo en paraleloSoporte para organizar los proyectos según su tipología: secuenciales, en paralelo o como un conjunto lógico de acciones independientes
Esta funcionalidad es útil para responder a preguntas del tipo: ¿Cuántos proyectos tengo abiertos en cada una de mis áreas de responsabilidad? o ¿Cuántas acciones siguientes he cerrado en una determinada área de responsabilidad?Soporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos y acciones siguientes
Soporte específico para integrar en la propia herramienta todos los niveles de perspectiva de GTD
Esta funcionalidad es útil para situaciones en las que se recibe un archivo o una imagen que puede ser útil para ejecutar una acción, para revisar una idea, o como información complementaria para consultar durante la revisión de un proyecto.
Poder complementar el elemento organizado con este tipo de información nos evitará búsquedas en los archivos o en el material de referencia
Soporte para complementar la descripción de un elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)

Diseccionando funcionalidades interesantes

 Funcionalidad
Permitirá acceder el material de referencia o el material de apoyo a proyectos con mayor eficienciaIntegración de la herramienta con otras aplicaciones de archivo en la nube como Dropbox, iCloud, One-Drive, Google-Drive o Evernote
Permitirá crear áreas de trabajo visuales para:
-Poder ver todos los elementos de un proyecto. Interesante para identificar «acciones llave» que nos abren camino para otras acciones o conjunto de «acciones embudo» que nos limitan seguir avanzando.
-Llevar a cabo la planificación natural de un proyecto, trabajando en un entorno visual que favorezca la creatividad y en la misma herramienta en la que tengo todo el sistema de productividad.
-Documentar los niveles de perspectiva en soporte gráfico, observando conexiones entre ellos: propósito, principios, visión, objetivos, áreas de responsabilidad, proyectos…
Integración de la herramienta con otra aplicación de mapas mentales
Disponibilidad de la aplicación para Windows, Mac, Android e iOS
Esta funcionalidad puede ser útil en ocasiones en las que se necesite buscar una acción siguiente o un proyecto para re-definirlo, buscar una acción para darla por completada...Soporte para búsquedas generales por palabras clave
Esta funcionalidad puede ser útil en ocasiones en las que se necesite buscar una acción siguiente o un proyecto para re-definirlo, buscar una acción para darla por completada...Soporte para búsquedas específicas en listas por palabras clave
Esta funcionalidad puede ser útil en ocasiones como una revisión general, un estudio estadístico de los elementos del sistema, una reunión, compartir con otra persona parte de la información...Soporte para exportar el contenido del sistema a un fichero Excel, Word, Pdf o cualquier otro formato que se pueda gestionar con software ofimático estándar
Se podrán configurar los siguientes datos estadísticos: total de elementos organizados en el sistema, porcentaje de elementos activos en cada categoría organizativa, acciones siguientes activas por contexto, acciones siguientes abiertas y cerradas en un periodo de tiempo editable, proyectos abiertos y cerrados en un periodo de tiempo editable y número de elementos en la lista a la espera de una determinada personaSoporte para disponer de un informe estadístico totalmente personalizable

Estas son las características que tendría la herramienta ideal para utilizar GTD®. A partir de aquí, manos a la obra y a seguir diseccionando aplicaciones, para identificar aspectos comunes, contrarios y ausencias. Los resultados, los publicaré regularmente en el blog, calculando el índice de aproximación a la aplicación ideal, el AAI.

Y de momento, esto es todo por hoy. En los siguientes posts de la serie, compartiré los resultados del índice AAI de las diferentes aplicaciones.

Muchas gracias por estar ahí y hasta la próxima.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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