#GTDapps: Entrevista a Luis X. González


Hoy, dentro de la serie GTDapps, tengo la suerte de presentarte a Luis X. González (@efectividad360). Luis X. es autor del blog Efectividad 360 dedicado principalmente a difundir artículos de efectividad personal de varios blogs. Acumula más de 6 años de experiencia usando GTD® y comparte para GTDapps su experiencia como usuario avanzado de Doit.im. Luis X. es Ingeniero Industrial y de Sistemas, tiene una Maestría en Administración de Proyectos. Entre los años 2002 y 2010 trabajó en su negocio de videoproyectores, y desde el 2010 es el Administrador de la Prelatura del Opus Dei en la Ciudad de México, organización que ayuda a las personas a hacer el trabajo ordinario con perfección y competencia, cara a Dios.

«La efectividad personal es completa cuando impacta en todas nuestras áreas de atención (personal, familiar, social, laboral y de servicio a la comunidad)»

Y aquí, las preguntas y las respuestas de Luis X. González para GTDapps:

Conociendo mejor a Luis X.

¿Cuál es tu historia hasta llegar a Efectividad 360?

Me gusta mejorar mi trabajo y llegar a más. Allá por 1997 me tomé a conciencia el libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey, cuyo sistema de revisión y planeación semanal usé hasta el 2010, aproximadamente.

A finales del 2010 conocí el mundo de los blogs de productividad personal, el que más me enganchó fue el blog de Jerónimo Sánchez, que se titulaba «El Gachupas», y que sigo desde entonces. Así me tomé en serio GTD®, que ya conocía.

GTD® trabaja de abajo hacia arriba, los 7 hábitos de arriba hacia abajo, así que vi más efectivo primero tener bajo control lo del día a día y después unirlo al rumbo de vida, en ese momento trabajas con sentido, con perspectiva. Ya lo dice el maestro José Miguel Bolívar en su libro que menciono más abajo: «Cuando el barco se hunde, preocuparte por el rumbo puede ser importante pero evitar que se hunda lo es más. Con control evitas que se hunda. Con perspectiva logras además llevarlo a buen puerto por la mejor ruta».

Fue así que en 2011 decidí abrir mi propio blog que después llamé Efectividad 360, pues para mí la efectividad personal es completa cuando impacta en todas nuestras áreas de atención (personal, familiar, social, laboral y de servicio a la comunidad). Tengo ahí algunos posts propios, pero ahora principalmente difundo posts interesantes de otros blogs de productividad personal. Quienes los escriben son otros jugadores que nos comparten sus experiencias, lo que te hace sentirte acompañado en esa batalla personal por vivir la productividad personal, un juego donde cada persona es un jugador que juega contra uno mismo.

¿Qué define a Luis X. González?

Me gusta luchar por hacer bien las cosas correctas, a la primera, y siempre. Disfruto mi trabajo al saber que repercute en la vida de muchas personas. Siempre busco como mejorarlo y aprender de los errores. Me gusta ser directo, aunque también veo importante buscar ser diplomático, pues muchas veces el camino más efectivo no es la línea recta.

¿Qué ha aportado a tu vida, la mejora de tu efectividad personal?

Un sistema de trabajo para trabajar con sentido, para llegar a más y servir mejor a los demás. Me ha reforzado una práctica que llevo usando desde hace más de 25 años, hacer examen y recomenzar, en este caso recomenzar a vivir el sistema de trabajo, pues el entorno volátil en el que vivimos hace que nuestro mundo se desordene y puedas perder de vista tu rumbo. Ese recomenzar es para toda la vida.

Luis X. González y Doit.im

Una de las etapas clave que todo usuario de GTD® hemos pasado, ha sido al empezar. En tu caso: ¿cuáles fueron tus primeros pasos?

Haber practicado los 7 hábitos durante más de 10 años me fue de gran utilidad, pues ya hacía la revisión semanal. Así que para vivir GTD® me fui a los orígenes, primero escuché de voz de David Allen su libro de GTD®; luego leí su libro «Making it all Work: winning at the game of work and the business of life», y finalmente leí el libro de GTD® en español, «Organízate con Eficacia», pues el audiolibro no es tan amplio. Luego me fueron de gran ayuda los blogs en español de productividad personal.
Ahora, mi primer consejo que daría a los que quieran iniciarse en GTD® es que vean esta presentación de GTD® que hice el mes pasado para explicar a mi familia de qué va GTD®, y que subí a la red después de pulir. Luego, que lean el libro «Productividad Personal: aprende a liberarte del estrés con GTD®», de José Miguel Bolívar, pues es más explícito que David Allen. Y después, que pasen a leer o escuchar a David Allen, para afinar su sistema GTD®.

La oferta de aplicaciones de productividad es extensa, pero pocas se adaptan con rigor a la metodología GTD®. Según tu experiencia: ¿Cuáles fueron los motivos por los que decidiste construir tu sistema GTD® con Doit.im?

Probé muchas apps en Android, y finalmente la que consideré más limpia, elegante y práctica fue Doit.im.

¿Qué otras herramientas de productividad personal empleaste, antes de montar tu sistema GTD® en Doit.im?

Fui un usuario de la Palm del 2000 al 2015, y prácticamente durante ese tiempo usé ahí la app de tareas ToDo+; en la segunda mitad de 2014 comencé a usar un móvil con Android, a finales de ese año inició mi prueba de apps de tareas y la ganadora fue Doit.im, misma que uso desde febrero de 2015. Eventualmente reviso si han mejorado otras apps o surgido nuevas que la puedan sustituir, pero después de probarlas me sigo quedando con Doit.im.

¿Qué puntos fuertes destacarías de Doit.im?

Mi reseña más amplia de sus puntos fuertes la pueden leer los lectores en este enlace de tu blog, cuando hice mis comentarios después de tu evaluación de esta app.
Pero para resumirlo, podría decir que su principal punto fuerte es la mínima fricción (es una característica que aprecio mucho en mi trabajo, y fue por es por lo que usé casi 15 años la app ToDo+ de Palm: por ej. ahí presionaba un botón físico y capturaba sin más).
En la versión móvil: la función de captura inteligente (sin salir de una app, puedes arrastrar la barra de notificaciones y capturar ahí, lo que te facilita continuar en tu flujo anterior) y la variedad de widgets que maneja y que te sirven para trabajar mejor;
En la versión web: los atajos de teclado, la función de seleccionar una o varias acciones y arrastrarlas al contenedor que quieras, la captura rápida al presionar una tecla, y luego usar esa función en otro momento (al procesar/organizar), para redactar y organizar tus acciones con atajos de teclado;
En las dos versiones: la visión de las tareas en un renglón, lo que te permite ver más fácilmente otros elementos en la misma pantalla, y desplazarte menos para ver qué acción elegir.

¿Echas en falta alguna funcionalidad que tienes que compensar con soluciones personalizadas?

Un apartado para revisar de un vistazo tu perspectiva: propósito de vida, valores, visión, objetivos y áreas de responsabilidad. Eso lo tengo en una app de notas, misma que reviso el primer domingo de mes y así surgen próximas acciones que me apunto en temas que tenga descuidados al repasar ese listado. Lo que sí maneja Doit.im es un apartado para objetivos, que puedes enlazar a tus tareas.

Por otro lado, las apps adicionales que uso, por comodidad, también se pueden encontrar en Doit.im, por ej. uso Google Keep para check lists y archivos de referencia; mientras que la versión Pro de Doit.im te permite usar check lists y enlazar acciones con archivos de Evernote.

¿Qué le dirías a aquella persona que está iniciándose en GTD®, y está pensando utilizar Doit.im?

Que se divertirá usando Doit.im, y que evite usar las funciones prohibidas por GTD® que tiene Doit.im, por ejemplo:

  1. Las de priorización alta, media y baja; la programación del tiempo de cada tarea; la planeación de tareas por día; la selección de las tareas más importantes: para GTD® todas las tareas son importantes, y tu elección será en función de tu contexto, tiempo disponible, energía y tu prioridad del momento.
  2. Evitar procesar al capturar con la opción de captura inteligente: en GTD® son pasos que requieren momentos diferentes: capturar en un momento y procesar/organizar en otro. Se requiere «enfriar» lo que capturas para procesar/organizar mejor.

Luis X. González y Productividad Personal

«Siempre vamos a tener pendientes sin completar, el reto es dejar sin hacer lo que se puede dejar sin hacer»

La productividad personal son hábitos. GTD® es una metodología basada en hábitos. ¿En qué medida, Doit.im te ha ayudado a desarrollar y mantener los hábitos productivos que construyen GTD®?
  • La cero fricción al capturar con la función captura inteligente, incluso con voz (con el botón de teclado que convierte voz a texto).
  • La poca fricción de procesar/organizar con la función de captura inteligente de la versión web y móvil (ojo, en este caso la usaremos para la redacción de acciones tachables y su organización mediante atajos de teclado, para elementos de tus inboxs de Doit.im, email o bandeja física; es importante señalar que la versión móvil de captura inteligente tiene menos contenedores para organizar esas acciones).
  • La facilidad de revisar tus acciones, al colocarlas en un solo renglón.
El correo electrónico se ha convertido en el eje central sobre el que gira el día a día de muchos profesionales del conocimiento:
¿Cómo ves la intersección entre correo electrónico, Doit.im y productividad personal?

Doit.im tiene la función de reenviar emails a tu inbox de Doit.im, sin embargo, para los emails que requieren una respuesta de más tiempo (que son los que enviaría a Doit.im) me parece más eficiente archivar tu correo y redactar tu acción en Doit.im de forma independiente. Ya en su momento acudirás a ese email con el buscador de tu programa de correo. Los emails más cortos, me gusta marcarlos para contestarlos al final de procesar. GTD® recomienda la regla de los 2 minutos: que respondas aquellos emails en los que te tardes menos de 2 minutos, sin embargo, en la práctica te puede llevar más tiempo, por lo que una recomendación del maestro José Miguel Bolívar es contestar esos emails al final de procesar. De lo contrario, te puedes quedar sin dejar a cero tu inbox, otra recomendación de GTD®, debido a la falta de tiempo y las interrupciones. En ese sentido recomiendo este post de José Miguel Bolívar, donde armó un buen debate en el 2015 sobre «La arriesgada regla de los dos minutos» como tituló el post, y que es la postura que incluye en su libro.

¿Qué les dirías a esos profesionales que no son capaces de salir del correo electrónico en todo el día?

Que se dediquen una o dos veces al día a procesar a cero su inbox, si su trabajo se los permite, y les recomiendo el sistema que menciono en el párrafo anterior. Que cuando escriban emails lo hagan en otro momento distinto al de procesar/organizar, junto con los que tienen pendientes de escribir y que un usuario de GTD® los podría organizar en el contexto @email, el cual es un contenedor de sus próximas acciones.

Según tu experiencia trabajando en organizaciones, y tu visión de la productividad personal, ¿qué nivel de productividad existe actualmente en las organizaciones, y qué lugar piensas que va a ocupar la productividad personal en el futuro?

El volumen de requerimientos es cada vez más alto y cambiante, es importante tener un sistema de trabajo externo a tu cabeza para poder revisar todos tus compromisos, y elegir hacer las cosas correctas, es decir aquello que se alinee con tus objetivos y propósito de vida, y hacerlo en tiempo y forma. Siempre vamos a tener pendientes sin completar, el reto es dejar sin hacer lo que se puede dejar sin hacer.

Para ir terminando…

La última pregunta, se la dejamos al entrevistado: ¿Que pregunta has echado en falta?

Podría ser la siguiente para animar a los lectores a vivir GTD®:
«Caerse del carro» es una expresión que conocen los usuarios de GTD®, el propio David Allen la utiliza para definir lo que ocurre si no usas bien GTD®, ¿qué recomiendas al respecto?

Que «caerse del carro» es muy común, la clave es aprender de los errores y levantarse rápido. En este podcast de David Allen de enero pasado, señala que un «cinturón negro en GTD®» es aquel que si se »cae del carro» de GTD® se levanta rápido, como un surfista que cae y se levanta, es decir, volver rápido a los principios de GTD® pues ya estuviste viviendo el sistema y tienes la referencia de donde debes estar, así que, como decía más arriba, toda la vida es recomenzar, y que mejor que recomenzar rápido.


Muchas gracias a Luis X. por participar en la serie y a tí por estar ahí tras la pantalla.

Saludos y deseando verte en el próximo capítulo de GTDapps.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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