Outlook: construyendo un archivo de emails efectivo


 

¿Mantienes a raya tu correo electrónico, o, en el día a día, te ves desbordado por él?

¿Has dado con el antídoto que te permita mejorar tu efectividad con del correo electrónico, o te sientes frustrado por no poder atender todos los mails que recibes?

Si eres de los que experimentas sensación de control al acceder a tu bandeja de entrada, te doy la enhorabuena, reto superado. Por otro lado, si te desborda, te agota y no te deja avanzar, también estás de enhorabuena. Leer este post puede significar que tienes un motivo, que quieres cambiar y que tu ambición es afrontar la gestión de tu correo electrónico con mayor enfoque, pasando de responder emails a elegir con confianza qué hacer.

Hace unos meses, publiqué varios post, en los compartí qué hábitos he desarrollado para gestionar el correo electrónico y cuáles han sido las claves para mejorar mi efectividad en el uso de la herramienta.

Hoy, voy a compartir mi experiencia con Outlook, la aplicación que utilizo para gestionar el correo electrónico. Si bien, las funcionalidades que he ido aprendiendo, son retoques cosméticos para mi efectividad, haberlas adquirido, han supuesto una mejora de mi efectividad personal: organización del archivo, comandos de teclado, configuración de vistas, plantillas de correo…son algunos ejemplos de estas características.

De entre todos los retoques que he ido aprendiendo, la organización del archivo de emails es uno de los más significativos. Fue duro cambiar el hábito de clasificar correos por años, por proyectos, por personas, con colores…un árbol multicolor de carpetas, con múltiples ramas, que, más que facilitarme la búsqueda, me la complicaba. Este fue uno de los hábitos más improductivos y absurdos que logré eliminar: clasificar emails, perdiendo el tiempo sin trabajar.

En su lugar, implanté un nuevo procedimiento de archivo. Empecé a detallar los asuntos con precisión y a utilizar el motor de búsqueda de la aplicación. Pasados los años, considero que este ha sido uno de los hábitos más productivos que he implantado en el uso de la herramienta: organizar emails de manera óptima, transformando una sofisticada y disfuncional estructura de carpetas, en una sencilla y funcional biblioteca de emails.

2 principios para construir un archivo efectivo

El sistema de archivo demandará cero recursos para las actividades que aportan nulo valor

Hace unas semanas, leía este post de José Miguel Bolívar «Clasificar, o cómo perder el tiempo sin trabajar». Hubo varias afirmaciones que me quedaron grabadas y entre ellas, la siguiente: «Ser una persona organizada conlleva desperdiciar cero recursos en actividades que aportan nulo valor, como es el caso de tener que recordar dónde están las cosas».

La antítesis de este principio es lo que venía haciendo anteriormente, el árbol multicolor de carpetas que empleaba hace años. El resultado, situaciones como la siguiente: «Este email que me mandó Juan hace unos meses, ¿estará en la carpeta del 2016 o en la del 2017?, ¿lo guardaría junto con todos los correos de Juan, o lo tendré en la de finanzas? Bueno, como no lo recuerdo, utilizo la vista de todos los correos, y con la opción de buscar, solucionado».

Por otro lado, aplicar este principio a la construcción de mi archivo, implicó organizar los correos electrónicos, siempre, en unos pocos lugares. De esta forma, conseguí liberar al cerebro de tener que recordar dónde los debía guardar, y posteriormente, donde lo podría encontrar.

El sistema de archivo mantendrá la información organizada según su significado

Organizar la información es separar elementos que tienen diferentes significados, y agrupar aquellos que lo comparten. Si mezclamos emails que significan asuntos sin resolver, es decir, aquellos para los que no hemos decidido si íbamos a hacer algo o no, con otros que son información y material que tiene valor, pero que no tengo que hacer nada con ellos, y con otros muchos que son basura, nuestro cerebro desconfía del sistema, provocándonos interferencias psicológicas e interrupciones internas.

Por otro lado, establecer una diferencia clara entre lo que es cada correo en términos de acción, no acción y basura, es el principio del comienzo para la construcción de un archivo de emails efectivo.

Ejemplo de cómo he montado el archivo de emails en Outlook

El resultado de aplicar estos dos principios para construir el archivo de emails en Outlook ha sido una biblioteca de sencilla y funcional, y un proceso de archivo estandarizado, tanto para guardar emails como para buscarlos.

Una biblioteca de emails sencilla

Una de las características que considero claves de un archivo es que sea fácil de usar. Tanto guardar como consultar un email, debe ser una operación casi automática.

Si queremos emplear cero recursos en una operación que aporta nulo valor, como es clasificar emails, limitar el número de carpetas del archivo es una forma de conseguirlo. En mi experiencia, este cambio fue una de las piezas clave para el éxito del sistema.

«¡Eliminar una estructura de más de 40 carpetas en 3 es una locura!» Eso pensaba yo cuando lo monté, pero nada más lejos de la realidad. Con el antiguo sistema, tras varios minutos buceando entre carpetas, era habitual terminar consultando toda la base de datos. ¡Esto sí era para llorar! Gastar recursos en clasificar emails, para luego, buscarlos empleando la vista general. Despilfarro, derroche, exceso. Un hábito totalmente prescindible en el uso de Outlook.

  • La carpeta «Referencia» la utilizo para organizar los correos que son información útil pero no tengo que hacer nada con ella.
  • La carpeta «Soporte» la utilizo para organizar los correos que me sirven como material de apoyo para llevar a cabo una acción. Cuando la haya ejecutado, si considero que me puede ser útil en el futuro, lo organizaré en la carpeta «Referencia». Y si pienso que no, lo eliminaré.
  • La carpeta «Burocracia» la utilizo para organizar correos que, requiriendo alguna acción por mi parte, ésta es rutinaria y evidente. Para su ejecución, aplico el trabajo por lotes. Dar conformidad a facturas, enviar informes periódicos o aprobar vacaciones, son el tipo de correos electrónicos que organizo en esta carpeta.

Una biblioteca de emails funcional

Un archivo de correos electrónicos funcional es útil, eminentemente práctico, y digno de confianza. Es una herramienta que no falla. Que está a tu lado cuando la necesitas, y que además, te permite salir airoso de alguna situación, mostrándote el correo electrónico que estás buscando casi de inmediato.

Puede que estés pensando que esto, está muy bien, que escribirlo es sencillo, pero que llevarlo a la práctica, no parece tanto. Nada más lejos de la realidad. Si guardar un email se limita a hacer un «click» tras haber decidido si tienes que hacer algo o no, o te puede ser útil o no, buscar un email en una sola carpeta, la de «Referencia», se reduce a escribir las palabras clave en el motor de búsqueda de la aplicación, y del resto, se encarga la aplicación.

Si todavía no lo ves claro, te lo voy a demonstrar con un ejemplo:

«Hace unos meses negociamos las condiciones contractuales de un servicio, y recuerdo que, durante el proceso, intercambié varios emails con Ana, una compañera. Hoy, he recibido la propuesta de facturación, y, antes de dar conformidad, quiero revisar el acuerdo final, que quedó redactado en un email.

Llegado a este punto, la única pregunta que tengo que contestar es: ¿qué palabras empleo para buscar el email (persona, tema, proceso…)?

Debido a la configuración de mi archivo, estoy seguro de que está en la carpeta «Referencia», así que, escribiendo el nombre de mi compañera, «Ana Fernández», y la descripción de lo que busco, «especificación técnica programa vigilancia», en la opción de búsqueda, los correos recibidos de Ana que contienen esas palabras en el asunto se limitan a 6. Prácticamente de inmediato, dispongo de una vista en donde está toda la información que intercambiamos por correo electrónico relacionada con esta negociación».

Tu archivo de emails, un factor de éxito para mejorar de tu efectividad personal

El problema de no considerar el archivo como un punto clave de tu estrategia, es que atenta contra la línea de flotación de tu eficiencia. Derrochar recursos para actividades que no aportan valor, y, voces subliminales en tu mente que te interrumpen y dispersan tu atención.

Si lo ves claro, te animo a que lo pruebes. Si te funciona, genial, y si encuentras algo mejor, encantado de enriquecer el post compartiendo tu experiencia.

Por otro lado, si no lo ves claro, te propongo realizar una prueba: cronómetro en mano, intenta buscar un correo antiguo entre tus carpetas, utilizando tu memoria, e inténtalo también utilizando el motor de búsqueda de Outlook. ¿Sorprendido con el resultado?

Uno de tus espacios de trabajo digital es tu correo electrónico. No definir tu estrategia de archivo implica, con mucha probabilidad, que acabe atestado de elementos mezclados o que desperdicies tus recursos clasificando emails, en lugar de trabajar. ¿Te animas a construir tu biblioteca de emails efectiva?

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

Deja un comentario

*

Menu

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR

Aviso de cookies