#GTDapps: Entrevista a Francisco Sáez


Hoy, dentro de la serie GTDapps, tengo la suerte de presentarte a Francisco Sáez (@franciscojsaez), fundador y CEO de FacileThings.

Francisco es usuario avanzado de GTD y acumula más de 8 años utilizando la metodología. Es autor del blog «facilethings.com», con más de 450 artículos publicados, y, sin duda alguna, unos de los referentes en el mundo de la productividad personal y de GTD.

«FacileThings define unos procesos muy estructurados, de modo que al usuario le sea difícil salirse del método, inventar atajos y engañarse a sí mismo»

Y aquí, las preguntas y las respuestas de Francisco Sáez para GTDapps:

Conociendo mejor a Francisco Sáez

¿Cuál es tu historia hasta llegar a FacileThings?

Soy Ingeniero en Informática y estuve trabajando casi 15 años para una empresa de desarrollo de software. A medida que iba asumiendo más responsabilidades, me iba dedicando más a gestionar proyectos y menos a desarrollar software, que es lo que realmente me gusta. Además, cada vez tenía que gestionar más proyectos al mismo tiempo y llegó un momento en que ya no daba abasto.

Esta situación me llevó a leer el libro «Getting Things Done» de David Allen. Mientras lo leía, además de apreciar los beneficios de esa forma de gestión personal, empecé a visualizar la aplicación web que me gustaría utilizar para implementar esta metodología.

Busqué en el mercado una aplicación similar a la que tenía en mente, pero no la encontré, así que decidí crearla. Fue la excusa perfecta para volver a programar.

¿Qué define a Francisco?

Disfruto ayudando a los demás. Ahora mismo soy una persona que hace lo que le gusta, pero la mayor satisfacción proviene de saber que hay gente que vive un poquito mejor gracias a lo que hago. Me comprometo totalmente con lo que hago y siempre estoy intentando mejorar. Me gusta obtener los mejores resultados posibles con el mínimo uso de recursos.

El ayer

¿Cuáles han sido los retos que tuviste que superar para transformar esa visión original de FacileThings en una realidad?

El mayor reto que tienes cuando arrancas una empresa es creer en ella. Pasas muchos meses e incluso años trabajando a tope, pero sin ingresos o con unos ingresos mínimos, y necesitas creer que lo que estás haciendo vale la pena para superar los momentos en los que no lo ves nada claro (que son muchos).

¿Qué hitos definen el pasado de FacileThings?

La primera etapa fue la beta. Duró un año y medio y sólo trataba de aprender: aprender GTD a fondo, aprender nuevas técnicas de programación, aprender a gestionar una aplicación en la nube, aprender todo lo posible de la experiencia de los usuarios, etc. Fue muy divertida y habría valido la pena aún si no hubiera desembocado en una empresa o en una forma de vida.

Con la ayuda inestimable de una incubadora de startups de Valencia (que ya no existe), FacileThings se convirtió en una empresa real. Ése fue el siguiente hito. Empezamos a cobrar por el servicio y crucé los dedos para que hubiese suficientes usuarios que encontraran valor en la aplicación y creyeran en el proyecto. Hubo suerte y FacileThings dejó de ser definitivamente un hobbie.

El siguiente hito fue lograr que la empresa fuera sostenible, es decir, que los ingresos superasen los gastos antes de que mis ahorros se acabaran. Mediante la mejora constante del producto y algo de marketing (no mucho, la verdad) llegamos a un punto de equilibrio un par de años más tarde.

Nuestro próximo objetivo es posicionar FacileThings como la mejor herramienta GTD del mercado.

Entre bambalinas

La productividad personal son hábitos, y GTD son hábitos. ¿En qué medida, FacileThings nos ayuda a desarrollar y mantener los hábitos productivos que construyen GTD?

Para ayudar a crear y mantener esos hábitos, FacileThings define unos procesos muy estructurados, de modo que al usuario le sea difícil salirse del método, inventar atajos y engañarse a sí mismo. De esta manera uno está siempre practicando GTD, aún cuando no lo sepa.

¿Cuáles son los puntos fuertes de FacileThings en comparación con otras herramientas existentes en el mercado para utilizar GTD?

Con cualquier aplicación de productividad personal tienes que diseñar y mantener mentalmente un sistema que soporte tu organización. Eso es algo que, paradójicamente, te resta productividad. FacileThings te proporciona la estructura adecuada para que no tengas que preocuparte de «mantener» tu sistema GTD.

Además, FacileThings tiene un función educativa: guía a los usuarios a utilizar las mejores prácticas de productividad personal explicando el razonamiento que hay detrás de cada aspecto de la metodología GTD.

El correo electrónico se ha convertido en el eje central sobre el que gira el día a día de la mayoría de profesionales del conocimiento. ¿Cómo ves la intersección entre correo electrónico, FacileThings y productividad personal?

El correo electrónico no es ningún problema en sí mismo, como no lo son el resto de herramientas de comunicación. Si lo utilizas adecuadamente, es una herramienta necesaria que te ayudará a ser más productivo. Si dejas que te utilice él a ti, y dicte lo que tienes que hacer en cada momento, entonces tu productividad personal bajará muchos enteros.

En FacileThings hay una integración necesaria con el correo electrónico, pero no estoy a favor de que el correo electrónico sea el centro de un sistema de gestión personal.

El mañana

¿Qué hitos van a marcar el futuro de FacileThings?

Este año nos vamos a centrar mucho en la usabilidad de la aplicación. GTD no es fácil de implementar cuando todavía no tienes los hábitos adecuados, y queremos hacer las cosas lo más sencillas posibles para minimizar esa fricción.

También queremos mejorar mucho la aplicación móvil. Los usuarios necesitan que sea una aplicación más completa y robusta.

Lo cierto es que tenemos previstos un montón de desarrollos, nuevas funcionalidades, más y mejor integración con otros sistemas, etc. Mejor te dejo un enlace a un artículo sobre nuestros planes futuros, para quien esté interesado: «FacileThings: Goals for 2017».

Dentro de la hoja de ruta de FacileThings, ¿prevés desarrollo para la gestión de la productividad de colectivos (redes productivas, equipos de trabajo, departamentos de organizaciones…?

Aunque GTD es en principio un sistema de gestión «personal», la conexión con colaboradores y equipos de trabajo es importante a nivel de efectividad. Tenemos previsto mejorar este aspecto de la gestión en la misma medida que todas las demás.

Actualmente, en entornos de innovación, se está hablando bastante de inteligencia artificial: ¿cómo encajan FacileThings e IA?

Hice mi proyecto de fin de carrera sobre IA, así que es un tema que me apasiona. Además, creo que este campo tiene mucho que aportar al mundo de la productividad personal. Por ejemplo, el reconocimiento del lenguaje natural puede ser una ayuda inestimable en la organización personal. ¿Y si tu sistema de gestión personal aprendiera con cada input, llegara a «conocerte» y te ayudara a tomar mejores decisiones? ¡Sería la leche!

Para ir terminando…

La última pregunta, se la dejamos al entrevistado: ¿Que pregunta has echado en falta?

¿Estás de bromas? Estoy agotado por tanta pregunta 😛


Muchas gracias a Pachi por participar en la serie y a ti por estar ahí, al otro lado de la pantalla.

Feliz día y deseando verte en el próximo capítulo de #GTDapps.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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