#GTDapps: Anatomía de GTDNext


Tras llevar a cabo el análisis de la herramienta GTDNext, comparto los resultados que determinarán la posición en el ranking de aplicaciones para GTD.

Según los criterios de valoración descritos en este post, el Índice de Aproximación al a Aplicación Ideal (AAI) de la herramienta GTDNext es 39 %. Un resultado del 100 % significaría que estamos frente a la herramienta ideal, caracterizada por ofrecernos todas las funcionalidades descritas en este post y en esto otro. Porcentajes inferiores, muestran en qué medida la aplicación ofrece estas características.

CategoríaFuncionalidad¿La tiene?
ImprescindibleSoporte específico para GTD
ImprescindibleAccesibilidad garantizada en cualquier circunstancia
ImprescindibleSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
ImprescindibleSoporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas
ImprescindibleSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado, pudiendo acceder fácilmente a todas las listas de GTD
ProhibidasSoporte para seleccionar las tareas más importantes, más urgentes o más prioritarias
ProhibidasSoporte para crear mensajes de alarma
RecomendableSoporte para trabajar en modo «offline»
RecomendableSincronización eficaz entre todos los dispositivos
RecomendableSoporte para crear listas anidadas
RecomendableVersión dual de herramienta. Una móvil ligera para realizar la revisión diaria y otra completa de escritorio
RecomendableSoporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos, acciones siguientes y otros niveles de perspectiva como objetivos, metas y visiones
RecomendableSoporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
RecomendableSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
RecomendableSoporte totalmente personalizable para configurar rutinas o acciones recurrentes (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
RecomendableSoporte totalmente personalizable para cargar plantillas de proyectos evidentes
RecomendableSoporte para mapas mentales
RecomendableSoporte totalmente personalizable para integrar en la propia herramienta listas de control
InteresanteAsistente para realizar la revisión semanal
InteresanteIntegración de la herramienta con otras aplicaciones
InteresanteGeneración automática de acciones por interpretación automática de códigos
InteresanteHerramienta multi-plataforma
InteresanteSoporte para exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word, Pdf o cualquier otro que podamos gestionar con software ofimático estándar
InteresanteSoporte para complementar la descripción del elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)
InteresanteInforme estadístico totalmente personalizable

Puntos fuertes

GTDNext ofrece las siguientes características:

  • Imprescindibles: soporte específico para GTD, la generación y mantenimiento de listas es eficaz y rápida, además, es muy sencillo acceder a todas las listas y las opciones de filtrado son múltiples.
  • Prohibidas: no permite configurar mensajes o alarmas para que me recuerde tareas que tengo que hacer.
  • Recomendables: puedo crear listas anidadas, tengo la opción de configurar filtros combinados, puedo organizar empleando contextos y contactos múltiples y la herramienta integra listas de control.
  • Interesantes: puedo exportar el contenido del sistema a formato que podamos gestionar con software ofimático estándar, la herramienta está integrada con otras aplicaciones como Google Drive y Dropbox, y puedo complementar la descripción de los elementos del sistema con información de referencia como imágenes o pdf.

Defectos básicos

Los defectos básicos para utilizar «core GTD», son:

  • GTDNext carece de las siguientes características imprescindibles: la portabilidad no está garantizada, las opciones para filtrar por fecha son limitadas y además, la herramienta no está integrada con otras aplicaciones de calendario.
  • GTDNext posee la siguiente funcionalidad prohibidas, que me van a dificultar desarrollar los nuevos hábitos necesarios para usar GTD: puedo organizar las acciones por criterios de importancia y seleccionar las tareas más importantes (TMI) con la opción «Focus».

¿Versión gratuita o de pago?

Si te has visto seducido por GTDNext, te animo a que valores la contratación de una cuenta Premium. La versión gratuita es limitada para montar tu sistema GTD de forma integral.

¿Cómo mejorar la posición en el ranking?

Ya tenemos una imagen que nos muestra en qué medida GTDNext se ajusta a GTD. También sabemos cuánto se aproxima a la herramienta ideal, pero, ¿qué desarrollos concretos mejorarían la posición en el ranking de aplicaciones para usar GTD?

A continuación, algunas ideas:

  • Desarrollar la aplicación para poder utilizarla en cualquier circunstancia, incluso sin conexión a internet, en modo «offline».
  • Mejorar el desarrollo de la aplicación para poder trabajar de manera óptima con fechas de inicio, límites, futuras…
  • Valorar integrar la APP con otras herramientas de calendario.
  • Eliminar la opción de organizar las acciones por criterios de prioridad y la opción de seleccionar las tareas más importantes (TMI).
  • Desarrollar una aplicación dual, para uso con teléfono móvil o tableta, asegurando que la sincronización entre diferentes dispositivos es óptima.
  • Desarrollar un módulo totalmente personalizable para las acciones recurrentes y rutinas.

Con estas reformas, el índice AAI de GTDNext ascendería al 74 %.

Futuras entrevistas

Durante la revisión de GTDNext, he tenido la suerte de conocer a James Titus, co-fundador de GTDNext. Le comenté la idea de participar en GTDapps con una entrevista y en próximos capítulos, conoceremos los orígenes de GTDNext y los futuros desarrollos que tienen previstos. Sin duda, interesante para aquellos usuarios de GTD que estéis pensando cambiar a GTDNext.


Y esto es todo por hoy. Si te animas a montar tu sistema GTD sobre GTDNext, próximamente publicaré una guía para usar la aplicación con GTD, que por otro lado, es muy sencillo ya que en el desarrollo original, incluye las categorías organizativas del método y la terminología es muy cercana a GTD. Sin duda, una herramienta con un potencial enorme para convertirse en una referencia dentro de la oferta de aplicaciones específicas para GTD.

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Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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