#GTDapps: Entrevista a Jordi Fortuny


Hoy, dentro de la serie GTDapps, tengo la suerte de presentarte a Jordi Fortuny (@JordiFortunyBad).

Jordi es consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas. Jordi acumula más de 6 años de experiencia usando GTD y comparte para GTDapps su experiencia como usuario avanzado de Todoist.

Efectividad es felicidad. He pasado de tener la sensación de navegar con el piloto automático, a conducir mi vida.

Y aquí, las preguntas y las respuestas de Jordi Fortuny para GTDapps:

Conociendo mejor a Jordi

¿Cuál es tu historia hasta llegar a ser consultor artesano en OPTIMA LAB?

En mi carrera profesional he desempeñado diversas funciones con diversas responsabilidades. Llegó un momento en el que empecé a desbordarme. Casi por casualidad, y sin ser consciente de que tenía un problema, se cruzó en mi camino la productividad personal. Fue en aquel momento en el que vi que había un más allá, en el que se podía vivir sin estrés. Este campo me atrapó de tal manera que empecé a profundizar en él, lo cual me llevó a crear el blog, que ha sido mi herramienta de aprendizaje. En los últimos tiempos necesitaba ya un poco más, quería seguir aprendiendo, compartiendo y, sobretodo, ayudando a los demás, lo que me llevó a contactar con el maestro José Miguel Bolívar, que me ofreció la posibilidad de formar parte de OPTIMA LAB como consultor artesano. El poder ayudar a las personas y organizaciones a ser efectivas forma parte de mi propósito, y hacerlo como nodo de OPTIMA LAB es un lujo.

¿Qué define a Jordi Fortuny?

Me gusta definirme como un impulsor, lo que lleva implícita una de mis áreas de mejora principales: el largo plazo me aburre. Me gusta crear, experimentar, cambiar, innovar. Soy inquieto y disruptivo. Intento ser siempre claro, directo y honesto.

¿Qué ha aportado a tu vida, la mejora de tu efectividad personal?

Uf, ¡mucho!, tanto, que no se ni por dónde empezar… Efectividad no es sólo un tema de sacar adelante todas las tareas, de vivir una vida organizada y sin estrés. Lo que yo valoro más es que me ha ayudado a fijar el rumbo en mi vida, a tener claro mi propósito, mis metas y con eso dotar de sentido todas mis acciones. He pasado de tener la sensación de navegar con el piloto automático a conducir mi vida. Efectividad es felicidad, y no es ninguna broma o eslogan frívolo, es una realidad.

Jordi Fortuny y Todoist

Una de las etapas críticas, que todo usuario de GTD hemos atravesado, ha sido al empezar. En tu caso: ¿cuáles fueron tus primeros pasos?

Mis primeros pasos van ligados a conocer la metodología, a leer mucho acerca ella, entenderla y a intentar implantarla. Como casi todo el mundo, en los inicios, pasé mi fase de «tuneo», adoptando sólo las partes que me parecían interesantes, lo cual hizo que me estrellara. De todos modos algo quedó, y esto me motivó a volver a empezar, haciendo caso a los que saben de ello y adoptando la metodología en toda su magnitud, sin preguntarme el porqué, haciéndolo y ya está. Así poco a poco fui incorporando los hábitos, entendiendo el porqué de cada cosa y con eso he ido refinando la integración de GTD en mi vida. De hecho creo que aún estoy en esta última fase, porque, aún hoy, siempre acabas descubriendo algún matiz interesante.

La oferta de aplicaciones de productividad es extensa, pero pocas se adaptan con rigor a la metodología GTD. Según tu experiencia: ¿Cuáles fueron los motivos por los que decidiste construir tu sistema GTD con Todoist?

Empecé, y estuve bastante tiempo, con mi sistema en papel. Entremedio, probé alguna aplicación pero no la terminé adoptando. Creo que escogí Todoist porque estaba en el sitio adecuado en el momento adecuado…cuando decidí que ya estaba ‘maduro’ y necesitaba digitalizar mi sistema, se cruzó en mi camino. Me gustó mucho la «limpieza» del interfaz y la libertad que me permitía. La vi como una hoja en blanco donde podía modelar el sistema según mis necesidades y preferencias. Fue determinante también la disponibilidad en múltiples plataformas, estuviese donde estuviese podía acceder a ella sin apenas diferencias de entorno y con una sincronización exquisita. Como curiosidad, decir que otro elemento clave fue que podía utilizarla offline (por aquel entonces tenía una tarifa de móvil sin datos).

¿Qué otras herramientas de productividad personal empleaste, antes de montar tu sistema GTD en Todoist?

He estado utilizando mucho tiempo el papel. También probé Wunderlist, Remeber the Milk y valoré Facilethings.

¿Qué puntos fuertes destacarías de Todoist?

Multiplataforma. Versatilidad: tiene una«‘plasticidad» importante. Integración con múltiples herramientas (Gestor de correo, Slack, IFTTT, GCal, etc.). Limpieza y simplicidad visual: es agradable trabajar con ella. El sistema de filtros y etiquetas es muy potente.

¿Echas en falta alguna funcionalidad que tienes que compensar con soluciones personalizadas?

De la manera que tengo montado yo el sistema, necesitaría poder vincular de una manera más directa los proyectos con sus próximas acciones, para así facilitar la revisión. Ahora lo hago de manera manual, asignando una palabra clave para cada proyecto. Esa palabra es lo que me vincula el proyecto con sus acciones, y así, filtrando por ella, tengo todo lo necesario para hacer una buena revisión. Las etiquetas las utilizo para informar cada acción con sus contextos y con las áreas de responsabilidad. Por este motivo decidí no utilizar etiquetas y utilizar una palabra clave. Así que me vendría bien disponer de algún tipo de marca que me enlazara el proyecto con sus acciones. Debemos tener en cuenta que lo que Todoist llama proyectos, en mi caso son las «Listas GTD: Próximas acciones, A la espera, Algún día/Tal vez, etc».

¿Qué le dirías a aquella persona que está iniciándose en GTD, y está pensando utilizar Todoist?

Qué tiene que conocer muy bien GTD para implementarlo bien en Todoist… (no es una aplicación diseñada para él y por lo tanto tienes que saber lo que haces, la herramienta no te guía).

Que muchas de las ventajas que te proponen los desarrolladores no las va a utilizar, que no se deje llevar por las funcionalidades ligadas a la planificación y gestión de fechas.

Jordi Fortuny y Productividad Personal

La productividad personal son hábitos. GTD es una metodología basada en hábitos. ¿En qué medida, Todoist te ha ayudado a desarrollar y mantener los hábitos productivos que construyen GTD?

La portabilidad de la herramienta y su bandeja de entrada te permite capturar de manera muy eficiente. Los filtros permiten personalizar «vistas» que facilitan la revisión. Aunque sinceramente, mejor llegar a Todoist con los hábitos desarrollados…

El correo electrónico se ha convertido en el eje central sobre el que gira el día a día de muchos profesionales del conocimiento:
¿Cómo ves la intersección entre correo electrónico, Todoist y productividad personal?

Buena pregunta. En mi caso Todoist y el correo electrónico son como el aceite y el agua, no se mezclan. La única relación que tienen es que Todoist me permite enviar correos directamente a la bandeja de entrada.

Yo pienso que el correo electrónico es una herramienta de comunicación, no un gestor de tareas. En mi vida diaria, intento reducir el correo electrónico a una cosa más y no a la COSA. De esta manera, consigo que se integre en mi flujo productivo y que no sea el centro de toda mi atención.

El correo electrónico lo gestiono según los principios del método INBOX 0 y nunca tengo acciones pendientes en el correo, estas están en Todoist.

¿Qué les dirías a esos profesionales que no son capaces de salir del correo electrónico en todo el día?

Qué seguro que pueden hacer algo para mejorarlo, que pasar menos tiempo en él es posible y no pasa nada. Que si tienen correos antiguos en la bandeja de entrada los quiten de ahí y los tiren, ya verán como no pasa nada y lo aliviados que se van a quedar (activarán un proceso de selección natural de urgencias y importancias).

Recomiendo encarecidamente el método INBOX 0.

Según tu experiencia trabajando en organizaciones, y tu visión de la productividad personal, ¿qué nivel de productividad existe actualmente en las organizaciones, y qué lugar piensas que va a ocupar la productividad personal en el futuro?

Creo que hay demasiado «hacer por hacer» o «hacer porque toca». Estoy seguro que en general, podemos hacer más con menos, es una cuestión de foco y claridad de propósitos. Hay poca «cultura productiva», incluso he visto sitios donde gente que intenta ser productiva, por ejemplo gestionando activamente las interrupciones, o gestionando el no, es tachada de maleducada…

De todos modos, poco a poco se van viendo cambios, hay una mayor concienciación, se entiende que podemos trabajar mejor y conseguir mejores resultados. Estoy convencido que el cambio «gordo» está a la vuelta de la esquina y que va a haber un incremento exponencial del interés. Cada vez hay más personas que lo prueban, los resultados saltan a la vista, y esto hace que el entorno se pregunte qué pasa y quiera saber.

Para ir terminando…

La última pregunta, se la dejamos al entrevistado: ¿Que pregunta has echado en falta?

Ninguna, de verdad, creo que ha sido una muy buena entrevista. ¡Felicidades por la serie!


Muchas gracias a Jordi por participar en la serie, y a tí por estar ahí, al otro lado de la pantalla.

Feliz día y deseando verte en el próximo capítulo de #GTDapps.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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