#GTDapps: Entrevista a Dani García


Hoy, dentro de la serie GTDapps, tengo la suerte de presentarte a Dani García (@dgarciaMAZ).

Dani, es Coordinador Internacional de PR y Marketing en Doist, los creadores de la aplicación Todoist.  Se define como «periodista de corazón y de oficio». Saltó a la comunicación para compañías tecnológicas hace cuatro años, empezando en la música y los deportes, tanto en prensa escrita/online como radio; con el tiempo ha quedado con deportes (americanos) en radio, prensa online y televisión, además de reportajes sobre cultura y economía. En comunicación, ha pasado por startups españolas y estadounidenses, principalmente en el área de relaciones con los medios.

Todoist: constancia y solidez.

Vemos esto como una maratón, no como un sprint, y creo que solo estamos en el comienzo de este viaje

Y aquí, las preguntas y las respuestas de Dani García para GTDapps:

Conociendo mejor a Dani

¿Cuál es tu historia hasta llegar a Todoist?

Empecé con Todoist en 2013 a tiempo parcial, por entonces hacía PR (relaciones con los medios) freelance para varias compañías tecnológicas. A principios de 2015 surgió la oportunidad de hacerlo a tiempo completo para gestionar los mercados hispanos en las áreas de marketing y relaciones con los medios. Hace unos meses se hicieron varios movimientos en Doist, fruto del crecimiento de Todoist y del lanzamiento de una nueva app, Twist, por lo que ahora coordino todos los mercados internacionales que trabajamos y también estoy de lleno en el PR de Estados Unidos, que para mi es una gran experiencia lidiar con los medios estadounidenses.

¿Qué define a Dani García?

Polivalencia diría yo. Doist es mi trabajo a tiempo completo, como experto en comunicación, pero yo soy periodista en lo más adentro. Ejercí varios años y nunca lo he dejado de lado, mi tiempo libre lo sigo dedicando a escribir y la radio, siempre en torno a la cultura, la música y los deportes americanos.

¿Qué metodología de productividad personal utilizas?

Nunca me he parado a pensar qué método de productividad utilizo, supongo que sigo uno propio que me funciona bastante bien. Soy una persona profesionalmente bastante organizada, y considero que suelo ser efectivo con mi trabajo, lo noto por el volumen de trabajo que hago, cumplo y los resultados que traen, en un espacio de tiempo que no son 12 horas al día. Trabajo mis 8 horas.

Pero sí que tiene muchos retazos de GTD mi día a día. De entrada, el primer paso, capturar, lo sigo al pie de la letra, capturo todo, y después proceso y organizo bien. Creo que reviso pero no con la dedicación que hay que hacerlo en GTD, es posible que ese eslabón me falle. Hacer desde luego que sí que hago. Analizándome también hay rasgos del método “eat the frog”, que quizá más que un método es una táctica de hacer la tarea más complicada primero.

Diría que con el método contado anteriormente que tiene mucho de GTD, unos tres años. Pero, como ya he dicho, no me considero un experto en GTD, sí un seguidor, y creo que lo he absorbido por observarlo sin poner mucho esfuerzo personalmente en ello, ha sido bastante natural.

El ayer

¿Qué retos habéis superado para convertir a Todoist en lo que es hoy en día?

Mantenerse en un mercado donde hay mucha competencia. Todoist fue uno de los primeros gestores de tareas, este año cumplimos nuestro décimo aniversario, y que una app tenga diez años de vida es muy complicado en este mundo de lo caduco y cargado de adquisiciones. Mejor aún, Todoist ha sido siempre rentable y no ha recibido dinero externo, además que rechazamos vender la compañía. Son unos principios poco comunes en la industria tecnológica pero que nos han servido para ir poco a poco y situarnos en la app nº1 de listas del mercado. Wunderlist, que ha disfrutado mucho tiempo de ese puesto, va a pasar a formar parte del ecosistema Microsoft en breve, de hecho ni la actualizan ya.

¿Qué hitos definen el pasado de Todoist?

Constancia y solidez. Vemos esto como una maratón, no como un sprint, y creo que solo estamos en el comienzo de este viaje. A nivel de la app, hemos conseguido cosas únicas: app nº1 de listas para Forbes, Selección de Editores de Google, mejor app para Mac en 2015, algunos reconocimientos de la industria; a nivel técnico, integración con IFTTT y muchas otras apps (Google Drive, Dropbox, Slack, Google Home, Amazon Alexa), ser la primera app de productividad en introducir la inteligencia artificial, el lenguaje natural en las fechas, la característica de añadir rápido, implementada en prácticamente todos lados, que ayuda al paso número 1 de GTD: capturar en cuestión de segundos.

En general, siempre nos hemos preocupado de dar una mejor experiencia a los usuarios con diferentes características orientadas a exprimir el tiempo, hacer más y estresarse menos. Siempre decimos, todas las mejoras van orientadas a que el usuario pase menos tiempo dentro de la app organizando y más haciendo.

Entre bambalinas

La productividad personal son hábitos, y GTD son hábitos. ¿En qué medida, Todoist nos ayuda a desarrollar y mantener los hábitos productivos que construyen GTD?

Las fechas periódicas y el Karma, como se llaman las estadísticas en Todoist, ayudan a crear hábitos. El Karma es sin duda una forma de gamificar la productividad, no por el hecho de conseguir cuantos más puntos mejor, sino porque las gráficas que mostramos te hacen ver cuándo y en qué eres más productivo.

¿Cuáles son los puntos fuertes de la APP en comparación con otras APP existentes en el mercado para utilizar GTD?

Todoist es una app multiplataforma, está disponible en 14 plataformas ahora mismo (Wunderlist en 8 por ejemplo) incluyendo web, escritorio (Mac y Windows) dispositivos móviles, extensiones de navegador y clientes de email. Eso es un punto a favor a la hora de capturar, tenerlo en cualquier lado. De la misma manera, la característica de añadir rápido ayuda mucho, especialmente cuando puedes introducir todos los datos en el mismo campo del nombre y el sistema lo reconoce automáticamente para organizarlo. Por ejemplo: “revisar resultados cada 2 #datos @trabajo p2” pondrá la tarea “revisar resultados” en el proyecto “datos”, en la etiqueta @trabajo”, con prioridad 2, para hacerse cada día 2 de mes.

A la hora de procesar y organizar, características como las etiquetas, proyectos, subproyectos, subtareas, fechas con lenguaje natural, ayudan bastante. Incluso Programar Inteligente, que adivina qué fechas son las mejores para ti según el comportamiento de tus hábitos.

El correo electrónico se ha convertido en el eje central sobre el que gira el día a día de la mayoría de profesionales del conocimiento. ¿Cómo ves la intersección entre correo electrónico, Todoist y productividad personal?

No somos muy amigos del correo electrónico en Doist. De hecho no creo que haya enviado más de diez emails entre compañeros de equipo en tres años y medio. Sí que tenemos que utilizarlo externamente, como es obvio, más en mi posición de PR. Nosotros llevamos dos años desarrollando y utilizando Twist, una herramienta propia que acabamos de sacar en beta pública. Se trata de una app con lo mejor del email y lo mejor del chat, un híbrido que consiste en canales, hilos temáticos y la conversación en sí. Estamos intentado diseñar una app que quite toda la pesadez del email y todo lo abrumador del chat (Slack), muy dirigida a la comunicación asincrónica y a equipos que trabajan en remoto.

El mañana

¿Qué hitos van a marcar el futuro de Todoist?

Creemos que Todoist está solo en el principio del viaje, concebimos esto como una maratón no como un sprint como he dicho antes. Todoist ha tomado el mando del mercado de la productividad personal, pero llevamos ya un año desarrollando características orientadas al trabajo en equipo. Creemos que hay un gran potencial en este tipo de herramientas ahora que Trello ha sido adquirido y apostará por los grande conglomerados, y Asana está siguiendo la misma dirección. Los equipos pequeños son más productivos. Nuestra herramienta para equipos es Todoist Business, que pronto se llamará Todoist para Equipos, y cualquier discusión de Producto está orientada a mejorar la colaboración dentro de la app, no individualizar la experiencia.

Por otro lado, Twist es una apuesta muy seria pero que llevará tiempo. Si nos ha costado diez años estar donde estamos, Twist puede ser el mismo tiempo o más. Ahora mismo hay que luchar contra el monstruo sincrónico, Slack y compañía.

Dentro de la hoja de ruta de Todoist, ¿hay cabida para la gestión de la productividad de colectivos (redes productivas, equipos de trabajo, departamentos de organizaciones…?

Como comentaba antes, equipos pequeños sí. Equipos más grandes de momento no lo planteamos, no es la dirección a medio plazo que seguiremos, aunque si en unos años nos consolidamos en esa plaza nunca se sabe. Sí que vamos a mejorar la herramienta para gestionar proyectos más grandes, la herramienta se queda pequeña para una visualización general del proyecto, es más para ejecución de tareas. Vemos muchos ejemplos de usuarios que utilizan Todoist + Trello.

Actualmente, en entornos de innovación, se está escribiendo bastante sobre inteligencia artificial: ¿cómo encajan Todoist e IA?

Para nosotros es básico. Hemos sido la primera app de productividad en incorporar la inteligencia artificial con Programar Inteligente, y seguimos mejorando esta característica. La inteligencia artificial puede ayudar al usuario a organizarse, lo cual le permite emplear menos tiempo en la app y más haciendo cosas. Y de la misma manera a procesar y crear hábitos saludables efectivos.

Para ir terminando…

La última pregunta, se la dejamos al entrevistado: ¿Que pregunta has echado en falta en la entrevista?

¿Qué pondrías, quitarías y mejorarías de Todoist para utilizarlo como tu app de productividad? Desde tu punto de vista, que me la contestes tú, Jesús. Quizás la review que has hecho es la respuesta 🙂


Muchas gracias a Dani por participar en la serie y a tí por estar ahí, al otro lado de la pantalla.

Feliz día y deseando verte en el próximo capítulo de #GTDapps.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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