#GTDapps: Anatomía de Omnifocus


Tras llevar a cabo el análisis de la herramienta Omnifocus, comparto los resultados que determinarán la posición en el ranking de aplicaciones para GTD.

Según los criterios de valoración descritos en este post, el Índice de Aproximación al a Aplicación Ideal (AAI) de la herramienta Omnifocus es 67 %. Un resultado del 100 % significaría que estamos frente a la herramienta ideal, caracterizada por ofrecernos todas las funcionalidades descritas en este post y en esto otro. Porcentajes inferiores, muestran en qué medida la aplicación ofrece estas características.

CategoríaFuncionalidad¿La tiene?
ImprescindibleSoporte específico para GTD
ImprescindibleAccesibilidad garantizada en cualquier circunstancia
ImprescindibleSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
ImprescindibleSoporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas
ImprescindibleSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado, pudiendo acceder fácilmente a todas las listas de GTD
ProhibidasSoporte para seleccionar las tareas más importantes, más urgentes o más prioritarias
ProhibidasSoporte para crear mensajes de alarma
RecomendableSoporte para trabajar en modo «offline»
RecomendableSincronización eficaz entre todos los dispositivos
RecomendableSoporte para crear listas anidadas
RecomendableVersión dual de herramienta. Una móvil ligera para realizar la revisión diaria y otra completa de escritorio
RecomendableSoporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos, acciones siguientes y otros niveles de perspectiva como objetivos, metas y visiones
RecomendableSoporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
RecomendableSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
RecomendableSoporte totalmente personalizable para configurar rutinas o acciones recurrentes (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
RecomendableSoporte totalmente personalizable para cargar plantillas de proyectos evidentes
RecomendableSoporte para mapas mentales
RecomendableSoporte totalmente personalizable para integrar en la propia herramienta listas de control
InteresanteAsistente para realizar la revisión semanal
InteresanteIntegración de la herramienta con otras aplicaciones
InteresanteGeneración automática de acciones por interpretación automática de códigos
InteresanteHerramienta multi-plataforma
InteresanteSoporte para exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word, Pdf o cualquier otro que podamos gestionar con software ofimático estándar
InteresanteSoporte para complementar la descripción del elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)
InteresanteInforme estadístico totalmente personalizable

Puntos fuertes

Omnifocus ofrece las siguientes características:

  • Imprescindibles: la portabilidad está garantizada, la generación y mantenimiento de listas es eficaz y rápida, la gestión y filtrado de fechas funciona muy bien, además, la herramienta está integrada con otras aplicaciones de calendario, es muy sencillo acceder a todas las listas y las opciones de filtrado son múltiples.
  • Recomendables: puedo trabajar de modo offline, se sincroniza con eficacia entre todos los dispositivos, puedo crear listas anidadas, existen dos versiones, una de móvil y otra de escritorio, tengo la opción de configurar filtros combinados, puedo organizar empleando contextos y contactos múltiples, existe un módulo para integrar rutinas o acciones recurrentes y otro para listas de control, puedo cargar plantillas de proyectos y también, tengo soporte para trabajar con mapas mentales.
  • Interesantes: la herramienta se integra con otras aplicaciones como Workflow, Drafts, Dropbox, Evernote…Tiene un módulo de interpretación de código y generación automática de acciones, puedo exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word que podamos gestionar con software ofimático estándar y puedo complementar la descripción de los elementos del sistema con información de referencia como imágenes o pdf.

Defectos básicos

Los defectos básicos para utilizar «core GTD», son:

  • Omnifocus no dispone de soporte específico para GTD.
  • Omnifocus posee las siguientes funcionalidades prohibidas, que me van a dificultar desarrollar los nuevos hábitos necesarios para usar GTD: puedo seleccionar las tareas más importantes, urgentes o prioritarias, asignándoles una bandera, y puedo configurarme notificaciones para que me recuerde tareas que tengo que llevar a cabo.

¿Versión gratuita o de pago?

Si te has visto seducido por Omnifocus, te animo a que valores los diferentes planes que ofrecen.

Puedes probar la versión de escritorio de forma gratuita durante 14 días. Si tras la prueba, decides montar tu sistema GTD con Omnifocus, tienes la opción de contratar la versión estándar o la versión Pro. Desde este enlace, puedes acceder a la comparativa de las características propuestas en cada uno de los planes.

¿Cómo mejorar la posición en el ranking?

Ya tenemos una imagen que nos muestra en qué medida Omnifocus se ajusta a GTD. También sabemos cuánto se aproxima a la herramienta ideal, pero, ¿qué desarrollos concretos mejorarían la posición en el ranking de aplicaciones para usar GTD?

A continuación, algunas ideas:

  • Desarrollar un módulo específico para GTD.
  • Eliminar la opción de organizar las tareas más importantes asignando banderas.
  • Eliminar la opción de configurar notificaciones como recordatorios de tareas.

Con estas dos reformas, el índice AAI de Omnifocus ascendería al 88 %.

Futuras entrevistas

En unas semanas, contaremos con Antonio José Masiá, usuario avanzada de Omnifocus y Certified Trainer en GTD®. Antonio José es consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas. Perlas y más que un consejo, como materia prima de futuras reflexiones.

También, fruto de la necesidad de analizar todas las versiones de Omnifocus, contacté con David Messent, Product Manager en Omnifocus. Le comenté la idea de la serie y le propuse una entrevista. En próximos capítulos, conoceremos los orígenes de Omnifocus y los futuros desarrollos que tienen previstos. Sin duda, interesante para aquellos usuarios de GTD que estéis pensando en cambiar a Omnifocus.


Y esto es todo por hoy. Si te animas a montar tu sistema GTD sobre Omnifocus, próximamente publicaré una guía para configurar la aplicación para GTD. Explicaré cómo solventar las carencias básicas y cómo potenciar los puntos fuertes de la herramienta.

Algunos enlaces interesantes

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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