#GTDapps: Entrevista a Paz Garde


Hoy, dentro de la serie GTDapps, tengo la suerte de presentarte a Paz Garde (@pazgarde).

Paz acumula más de 6 años de experiencia empleando GTD y actualmente, es uno de los 5 Certified Trainer en GTD® en España. Paz, es consultora artesana y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas. Perlas y más que un consejo, como materia prima para futuras reflexiones.

«La productividad personal se demuestra haciendo que los temas relevantes avancen a buen ritmo»

Y aquí, las preguntas y las respuestas de Paz Garde para GTDapps:

Conociendo mejor a Paz

¿Cuál es tu historia hasta llegar a ser consultora artesana en OPTIMA LAB?

Mi camino hacia OPTIMA LAB comienza, sin yo saberlo, cuando me empiezo a interesar por GTD. Hablamos del año 2009. Por aquel entonces, mi actividad profesional estaba centrada en el coaching y mi deseo de buscar equilibrio en las distintas facetas de mi vida me llevan a aprender GTD.

Por otro lado, llevo ayudando a José Miguel Bolívar, artífice del proyecto OPTIMA LAB, con la facilitación del cambio para equipos en proyectos de consultoría desde 2012.

Supongo que estos dos hechos hicieron que José Miguel me invitara a formar parte de OPTIMA LAB desde sus orígenes.

¿Qué define a Paz Garde?

Soy alguien que intenta hacer las cosas bien, aunque no siempre lo consiga. Me gusta ayudar a que las personas tomen decisiones coherentes con su sentido de la vida y disfruto mucho escuchando a personas de las que aprendo.  

¿Qué ha aportado a tu vida, la mejora de tu efectividad personal?

La aportación más valiosa para mí, consecuencia de la mejora de la efectividad personal, es que me permite disfrutar, en cada momento, sin tener que estar pensando en las mil cosas que tendré que hacer.

Paz Garde y FacileThings

Una de las etapas clave que todo usuario de GTD hemos pasado, ha sido al empezar. En tu caso: ¿cuáles fueron tus primeros pasos?

Yo empecé a usar GTD poco a poco. Fui adoptando algunos hábitos y aplicando algunos trucos que, con muy poco esfuerzo, me aportaban una rápida recompensa.

Empecé a capturar «cosas» y a usar la regla de los dos minutos.También, al poco tiempo, empecé a vaciar mis bandejas de entrada. Recuerdo perfectamente la sensación de gran  satisfacción cuando dejé mi bandeja de email a cero por primer vez.

Pero no todo fue fácil. Tardé mucho tiempo en interiorizar otros hábitos, como el de la revisión diaria o la revisión semanal, que hicieron que tardara más de dos años en tener un sistema de confianza.

La oferta de aplicaciones de productividad es extensa, pero pocas se adaptan con rigor a la metodología GTD. Según tu experiencia: ¿Cuáles fueron los motivos por los que decidiste construir tu sistema GTD con FacileThings?

Como sabes, José Miguel es asesor técnico de la herramienta desde sus orígenes. Yo, por mi parte, al igual que muchos usuarios, pensaba que podría usar GTD sin esfuerzo, si daba con la herramienta adecuada, así que cuando me enteré – hablando con José Miguel un día – de que con FacileThings podías seguir la metodología GTD de una manera muy sencilla, rápidamente decidí pedir una invitación a Pachi. Una semana después, el 30 de Enero de 2010, recibía mi código para darme de alta.

¿Qué otras herramientas de productividad personal empleaste, antes de montar tu sistema GTD en FacileThings?

Antes de FacileThings usé papel y también monté, «mal», un sistema de carpetas en GMail.

¿Qué puntos fuertes destacarías de FacileThings?

Lo que más me gusta de FacileThings es que te ayuda a «hacer las cosas bien». Por ejemplo, me facilita capturar, ya que yo siempre estoy con el móvil a mano. También te obliga a vaciar la bandeja de entrada correctamente, «sin picotear». También te hace muy fácil procesar y organizar. Incluso tiene una revisión semanal guiada y, a día de hoy, te envía un informe a tu email, con las las tareas y eventos de los que debes ocuparte en el día.

¿Echas en falta alguna funcionalidad que tienes que compensar con soluciones personalizadas?

Aunque no echo en falta ninguna funcionalidad, prefiero usar papel para la parte de perspectiva.

A pesar de que FacileThings te permite integrar perfectamente esta parte del sistema GTD, yo he escogido llevarla en papel. Supongo que es porque me resulta más cómodo y favorece más mi creatividad escribir a mano que con el teclado del ordenador.

Por otra parte, hay algunas cosas que me gustaría que mejoraran. Me gustaría que se pudieran abrir y cerrar ventanas que me permitiera consultar información de mi sistema cuando estoy procesando. Por ejemplo, me gustaría poder ver los proyectos para poder consultar sus etiquetas, o poder ver las acciones que tengo a la espera, así como poder consultar qué persona llevó a cabo una determinada acción anteriormente sin tener que irme a otra pestaña de mi navegador.

Otra mejora que espero ver pronto es la de poder usar plantillas de proyecto. Aunque ahora  tenemos la opción de cargar todas las acciones por medio de un e-mail, me gustaría una forma más sencilla y automática.

¿Qué le dirías a aquella persona que está iniciándose en GTD, y está pensando utilizar FacileThings?

Le diría que, si ya ha desarrollado los hábitos básicos de GTD con papel, FacileThings es, desde mi punto de vista, una opción excelente, ya que te ayuda a mantener esos hábitos.

También le diría que, aunque FacileThings es una gran herramienta, no se piense que simplemente con darse de alta y tener una cuenta lo tiene todo hecho. Esto es igual que hacer deporte. No sirve de nada tener unas fantásticas zapatillas en el armario. Por muy maravillosas que sean las zapatillas, si no entrenas lo suficiente, nunca conseguirás estar suficientemente en forma.

Paz Garde y Productividad Personal

La productividad personal son hábitos. GTD es una metodología basada en hábitos. ¿En qué medida, FacileThings te ha ayudado a desarrollar y mantener los hábitos productivos que construyen GTD?

Facilethings te ayuda a mantener los hábitos porque no te permite hacer las cosas mal. Por ejemplo, no te permite capturar, procesar y organizar en un solo paso, una de las cosas que muchas personas que creen usar GTD hacen mal.

El correo electrónico se ha convertido en el eje central sobre el que gira el día a día de muchos profesionales del conocimiento: ¿Cómo ves la intersección entre correo electrónico, FacileThings y productividad personal?

FacileThings te permite enviar fácilmente cualquier correo que recibas en tu e-mail. En este aspecto la usabilidad es total, no veo ningún problema.

¿Qué les dirías a esos profesionales que no son capaces de salir del correo electrónico en todo el día?

Les haría esta pregunta: Cuando pasas el día contestando e-mails, ¿cuál es tu contribución real a tu organización?

La productividad personal se demuestra haciendo que los temas relevantes avancen a buen ritmo y el e-mail puede ser de gran ayuda cuando se usa bien. Pero también es un problema cuando se convierte en una “trinchera” tras la que esconderse del trabajo real.

Según tu experiencia trabajando en organizaciones, y tu visión de la productividad personal, ¿qué nivel de productividad existe actualmente en las organizaciones, y qué lugar piensas que va a ocupar la productividad personal en el futuro?

El nivel de productividad de las organizaciones es por lo general muy bajo. En la gran mayoría de las organizaciones se «hace mucho» pero se avanza muy poco, y muy despacio.

Por otra parte, la productividad personal es una competencia clave para los trabajadores del conocimiento y lo va a seguir siendo en el futuro.

La forma de conseguir organizaciones más efectivas es hacer que las personas de la organización sean más efectivas y, para que sean más efectivas, se necesita un sistema de productividad personal que ayude a adquirir el hábito de pensar antes de hacer, que permita tomar buenas decisiones sobre qué hacer en cada momento y que favorezca vivir en equilibrio entre lo personal y lo profesional.

Para ir terminando…

La última pregunta, se la dejamos al entrevistado: ¿Que pregunta has echado en falta?

No se me ocurre ninguna, Gracias Jesús por hacerme esta entrevista 🙂


Muchas gracias a Paz por participar en la serie y a tí por estar ahí, al otro lado de la pantalla.

Feliz día y deseando verte en el próximo capítulo de #GTDapps.

 

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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