#GTDapps: Anatomía de Wunderlist


 

Tras llevar a cabo el análisis de la herramienta Wunderlist, comparto los resultados que determinarán la posición en el ranking de aplicaciones para GTD.

Según los criterios de valoración descritos en este post, el Índice de Aproximación al a Aplicación Ideal (AAI) de Wunderlist es 54 %. Un resultado del 100 % significaría que estamos frente a la herramienta ideal, caracterizada por ofrecernos todas las funcionalidades descritas en este post y en esto otro. Porcentajes inferiores, muestran en qué medida la aplicación ofrece estas características.

CategoríaFuncionalidad¿La tiene?
ImprescindibleSoporte específico para GTD
ImprescindibleAccesibilidad garantizada en cualquier circunstancia
ImprescindibleSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
ImprescindibleSoporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas
ImprescindibleSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado, pudiendo acceder fácilmente a todas las listas de GTD
ProhibidasSoporte para seleccionar las tareas más importantes, más urgentes o más prioritarias
ProhibidasSoporte para crear mensajes de alarma
RecomendableSoporte para trabajar en modo «offline»
RecomendableSincronización eficaz entre todos los dispositivos
RecomendableSoporte para crear listas anidadas
RecomendableVersión dual de herramienta. Una móvil ligera para realizar la revisión diaria y otra completa de escritorio
RecomendableSoporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos, acciones siguientes y otros niveles de perspectiva como objetivos, metas y visiones
RecomendableSoporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
RecomendableSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
RecomendableSoporte totalmente personalizable para configurar rutinas o acciones recurrentes (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
RecomendableSoporte totalmente personalizable para cargar plantillas de proyectos evidentes
RecomendableSoporte para mapas mentales
RecomendableSoporte totalmente personalizable para integrar en la propia herramienta listas de control
InteresanteAsistente para realizar la revisión semanal
InteresanteIntegración de la herramienta con otras aplicaciones
InteresanteGeneración automática de acciones por interpretación automática de códigos
InteresanteHerramienta multi-plataforma
InteresanteSoporte para exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word, Pdf o cualquier otro que podamos gestionar con software ofimático estándar
InteresanteSoporte para complementar la descripción del elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)
InteresanteInforme estadístico totalmente personalizable

Puntos fuertes

Wunderlist posee las siguientes características:

  • Imprescindibles: la accesibilidad está garantizada, la generación y mantenimiento de listas es eficaz y rápida, existen varias vistas para gestionar fechas límite, además, la herramienta está integrada con otras aplicaciones de calendario, es muy sencillo acceder a todas las listas y las opciones de filtrado son múltiples, empleando la función de búsqueda.
  • Recomendables: puedo trabajar de modo offline, se sincroniza con eficacia entre todos los dispositivos, puedo crear listas anidadas, existen dos versiones, una de móvil y otra de escritorio, puedo organizar empleando contextos y contactos múltiples, existe un módulo para integrar rutinas o acciones recurrentes y también es sencillo crear listas de control.
  • Interesantes: la herramienta se integra con otras aplicaciones como Outlook, Zapier, Slack, Evernote (entre otras), puedo emplearla con cualquier dispositivo (móvil, tableta, pc…), tiene soporte para llevar a cabo búsquedas por palabras claves, puedo exportar el contenido del sistema para gestionarlo con software ofimático estándar, puedo complementar la descripción de los elementos del sistema con información de referencia como imágenes o pdf.

Defectos básicos

Los defectos básicos que necesitamos complementar, si queremos utilizar «core GTD», son:

  • Wunderlist carece de un módulo específico para GTD, lo cual, puede generar fricción a la hora de la puesta en marcha del sistema.
  • Wunderlist posee las siguientes funcionalidades prohibidas, que me van a dificultar desarrollar los nuevos hábitos necesarios para usar GTD: puedo seleccionar las tareas más importantes (TMI), más urgentes o más prioritarias, y también, puedo configurar avisos o alarmas para que me recuerde tareas que tengo que hacer.

¿Versión gratuita o de pago?

Si te has visto seducido por Wunderlist, te animo a que valores probar la versión gratuita. A pesar de ser limitada, en un primer momento, puede ser suficiente para utilizar GTD.

Y si lo tienes claro, puedes pasarte a la versión «Pro», son menos de 5 € al mes. Desde este enlace, puedes acceder a la comparativa de las características propuestas en cada uno de los planes.

¿Cómo mejorar la posición en el ranking?

Ya tenemos una imagen que nos muestra en qué medida Wunderlist se ajusta a GTD. También, sabemos cuánto se aproxima a la herramienta ideal, pero, ¿qué desarrollos concretos mejorarían la posición en el ranking de aplicaciones para usar GTD?

A continuación, algunas ideas:

  • Desarrollar un módulo específico para GTD.
  • Eliminar la opción de seleccionar las TMI, más prioritarias o destacadas. La alternativa que plantea GTD es adaptarte, con flexibilidad y siendo realistas, al contexto en el que te encuentres.
  • Eliminar la opción de utilizar las alarmas o avisos como recordatorios de tareas. Alarmas y reducción de estrés, no se llevan muy bien. La alternativa, revisar sistemáticamente tus compromisos.

Con estas tres reformas, el índice AAI Wunderlist ascendería al 75 %.


Y esto es todo por hoy. Si te animas a montar tu sistema GTD sobre Wunderlist, próximamente publicaré una guía para configurar la aplicación. Explicaré cómo solventar las carencias básicas y cómo potenciar los puntos fuertes de la herramienta.

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Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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