#GTDapps: Anatomía de Todoist


Tras llevar a cabo el análisis de la herramienta Todoist, comparto los resultados que determinarán la posición en el ranking de aplicaciones para GTD.

Según los criterios de valoración descritos en este post, el Índice de Aproximación a la Aplicación Ideal (AAI) de Todoist es 63 %. Un resultado del 100 % significaría que estamos frente a la herramienta ideal, caracterizada por ofrecernos todas las funcionalidades descritas en este post y en esto otro. Porcentajes inferiores, muestran en qué medida la aplicación ofrece estas características.

CategoríaFuncionalidad¿La tiene?
ImprescindibleSoporte específico para GTD
ImprescindibleAccesibilidad garantizada en cualquier circunstancia
ImprescindibleSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
ImprescindibleSoporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas
ImprescindibleSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado, pudiendo acceder fácilmente a todas las listas de GTD
ProhibidasSoporte para seleccionar las tareas más importantes, más urgentes o más prioritarias
ProhibidasSoporte para crear mensajes de alarma
RecomendableSoporte para trabajar en modo «offline»
RecomendableSincronización eficaz entre todos los dispositivos
RecomendableSoporte para crear listas anidadas
RecomendableVersión dual de herramienta. Una móvil ligera para realizar la revisión diaria y otra completa de escritorio
RecomendableSoporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos, acciones siguientes y otros niveles de perspectiva como objetivos, metas y visiones
RecomendableSoporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
RecomendableSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
RecomendableSoporte totalmente personalizable para configurar rutinas o acciones recurrentes (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
RecomendableSoporte totalmente personalizable para cargar plantillas de proyectos evidentes
RecomendableSoporte para mapas mentales
RecomendableSoporte totalmente personalizable para integrar en la propia herramienta listas de control
InteresanteAsistente para realizar la revisión semanal
InteresanteIntegración de la herramienta con otras aplicaciones
InteresanteGeneración automática de acciones por interpretación automática de códigos
InteresanteHerramienta multi-plataforma
InteresanteSoporte para exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word, Pdf o cualquier otro que podamos gestionar con software ofimático estándar
InteresanteSoporte para complementar la descripción del elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)
InteresanteInforme estadístico totalmente personalizable

Puntos fuertes

Todoist ofrece las siguientes características:

  •  Imprescindibles: la portabilidad está garantizada, la generación y mantenimiento de listas es eficaz y rápida, la gestión y filtrado de fechas funciona muy bien, además, la herramienta está integrada con otras aplicaciones de calendario, es muy sencillo acceder a todas las listas y las opciones de filtrado son múltiples.
  •  Recomendables: puedo trabajar de modo offline, se sincroniza con eficacia entre todos los dispositivos, puedo crear listas anidadas, existen dos versiones, una de móvil y otra de escritorio, tengo la opción de configurar filtros combinados, existe un módulo para integrar rutinas o acciones recurrentes y puedo cargar plantillas de proyectos.
  •  Interesantes: la herramienta se integra con otras aplicaciones como DropBox, Google Calendar, Evernote, Slack…(desde este enlace puedes ver las múltiples opciones que ofrece), puedo emplearla con cualquier dispositivo (móvil, tableta, pc…), tiene soporte para llevar a cabo búsquedas por palabras claves, puedo exportar el contenido del sistema para gestionarlo con software ofimático estándar, y puedo complementar la descripción de los elementos del sistema con información de referencia como imágenes o pdf.

Defectos básicos

Los defectos básicos que necesitamos complementar, si queremos utilizar «core GTD», son:

  • Todoist carece de un soporte específico para GTD.
  • Todoist posee las siguientes funcionalidades prohibidas, que me van a dificultar desarrollar los nuevos hábitos necesarios para usar GTD: puedo seleccionar las tareas más importantes (TMI), más urgentes o más prioritarias, y también, puedo configurar alarmas para que me recuerden las tareas que tengo que hacer.

¿Versión gratuita o de pago?

Si te has visto seducido por Todoist, te animo a que valores la versión Premium. La suscripción es anual y el coste son 28.99 €.

La versión gratuita, carece o limita algunas de las funcionalidades más potentes, que te ayudarán a maximizar la eficiencia de tu sistema, como la asignación de etiquetas para organizar las acciones siguientes por contextos, la sincronización con aplicaciones de calendario o la opción de emplear plantillas de proyectos.

Desde este enlace, puedes acceder a una comparativa de los planes disponibles.

¿Cómo mejorar la posición en el ranking?

Ya tenemos una imagen que nos muestra en qué medida Todoist se ajusta a GTD. También, sabemos cuánto se aproxima a la herramienta ideal, pero, ¿qué desarrollos concretos mejorarían la posición en el ranking de aplicaciones para usar GTD?

A continuación, algunas ideas:

  • Desarrollar un soporte específico para GTD.
  • Eliminar la opción de ordenar las tareas según prioridades 1, 2, 3 y 4.
  • Eliminar la opción de configurar alarmas como recordatorios de tareas.

Con estos tres desarrollos, el índice AAI de Todoist ascendería al 83 %.

Futuras entrevistas

Durante los trabajos de análisis previos a este post, he tenido la suerte de contar con la colaboración de Jordi Fortuny, usuario avanzado de GTD® y de Todoist. Jordi, es consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas. En una de las reuniones que mantuvimos, le propuse la idea de participar en la serie GTDapps a través de una entrevista. Jordi aceptó, y en los próximos capítulos, conoceremos los resultados. Perlas y más que un consejo, como materia prima para futuras reflexiones.

También, fruto de la necesidad de analizar todas las versiones de Todoist y aclarar alguna duda, contacté con Dani García, International PR & Marketing Coordinator en Todoist. Le comenté la idea de la serie y le propuse una entrevista. Dani, aceptó encantado y en unas semanas, conoceremos los orígenes de Todoist, qué se está cociendo en el centro de control de operaciones de la aplicación, y los futuros desarrollos marcados en su mapa de ruta.


Y esto es todo por hoy. Si te animas a montar tu sistema GTD sobre Todoist, próximamente publicaré una guía para configurar la aplicación para GTD. Explicaré cómo solventar las carencias básicas y cómo potenciar los puntos fuertes de la herramienta.

Algunos enlaces interesantes

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

6 Respuesta

  • Juan Carlos Hoyos Posada en 22 Febrero, 2017, 18:50:32

    Esta evaluación se hizo sobre la versión de pago pues la versión gratuita es muy limitada, yo use por mucho tiempo este programa en modo gratuito pero fueron cambiando las limitaciones, sobre todo en las opciones de filtrado, y preferí cambiarme a otro programa.

    Responder aJuan
    • Jesús Serrano Ducar en 23 Febrero, 2017, 17:03:39

      Gracias por tu feedback Juan Carlos.

      Sí, las evaluaciones las hago con las versiones de pago, porque entiendo que es la forma adecuada de hacerlo. Es cierto que según la aplicación, las versiones libres o de pago cambian bastante. Por eso, suelo incluir un apartado del análisis para comparar planes.

      En todos los casos, si te montas el sistema GTD en una determinada aplicación, la recomendación es hacerlo en la versión pro. Las opciones extra de que dispones, te permiten incrementar tu eficiencia en el uso de la app de forma significativa y amortizar con creces el pago.

      Saludos y deseando seguir viéndote por el blog.

      Responder aJesús
  • Alberto en 23 Febrero, 2017, 13:36:41

    Hola Jesús,
    utilizo Todoist desde hace bastante y como punto negativo, el ordenador se bloquea con el pluggin del outlook, por lo que tuve que eliminarlo. Además los recordatorios no son una buena idea, pero ayudan cuando sabes que vas a estar enfrascados en demasiados temas (a nivel comercial, respuesta de clientes) con lo que no puedes cerrar el mail como sería deseable. Esos recordatorios te ayudan a parar un momento. te los pones sobre todo cuando tienes varios contextos accesibles a la vez pero necesitas solo uno. El programa está concebido para que las listas sean proyectos (marketing, compras, cliente tal) y no como GTD, lo que próximas acciones lo tengo que adaptar. Además las prioridad no valen para nada.

    Responder aAlberto
    • Jesús Serrano Ducar en 24 Febrero, 2017, 12:28:59

      Gracias por tu feedback Alberto.

      Desconocía el problema del pluging con Outlook. El servicio de soporte funciona muy bien así que, supongo que estarán intentando resolverlo.

      Respecto a los recordatorios de tareas, si quieres utilizar GTD, no sólo son una mala idea, sino que además te impiden desarrollar uno de los hábitos fundamentales de la metodología, que es revisar sistemáticamente todas tus listas.

      Respecto a las prioridades, totalmente de acuerdo, un exceso que para utilizar GTD, está de más. Conozco a varias personas que tampoco le ven ninguna utilidad. El problema es cuando quieres utilizar GTD y estás acostumbrado a trabajar con TMI (Tareas Más Importantes), que la tendencia es a seguir utilizando prioridades en lugar de revisar sistemáticamente el sistema.

      Saludos y deseando seguir viéndote por el blog.

      Responder aJesús
  • Cristina en 24 Febrero, 2017, 21:50:36

    Gracias Jesus por compartir! desconocía por completo todo este mundo del GTD! me encanta cuando el mundo evoluciona y la tecnología nos ayuda a ser mas eficazes.
    Saludos
    Cristina Azinhal

    Responder aCristina
    • Jesús Serrano Ducar en 27 Febrero, 2017, 15:23:04

      Muchas gracias por pasarte por el blog Cristina.

      Coaching y GTD son dos pilares sobre los que construyo mi desarrollo personal: hábitos, herramientas, proyectos… Dos muntos conectados, relacionados, complementarios que me han aportado, y siguen haciéndolo, muchas satisfacciones y conexión con mi propósito.

      Abrazo y espero seguir viéndote por Enfoque Carnot.

      Responder aJesús

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