#GTDapps: Anatomía de FacileThings


Tras llevar a cabo el análisis de la herramienta FacileThings, comparto los resultados que determinarán la posición en el ranking de aplicaciones para GTD.

Según los criterios de valoración descritos en este post, el Índice de Aproximación a la Aplicación Ideal (AAI) de FacileThings es 82 %. Un resultado del 100 % significaría que estamos frente a la herramienta ideal, caracterizada por ofrecernos todas las funcionalidades descritas en este post y en esto otro. Porcentajes inferiores, muestran en qué medida la aplicación ofrece estas características.

CategoríaFuncionalidad¿La tiene?
ImprescindibleSoporte específico para GTD
ImprescindibleAccesibilidad garantizada en cualquier circunstancia
ImprescindibleSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
ImprescindibleSoporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas
ImprescindibleSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado, pudiendo acceder fácilmente a todas las listas de GTD
ProhibidasSoporte para seleccionar las tareas más importantes, más urgentes o más prioritarias
ProhibidasSoporte para crear mensajes de alarma
RecomendableSoporte para trabajar en modo «offline»
RecomendableSincronización eficaz entre todos los dispositivos
RecomendableSoporte para crear listas anidadas
RecomendableVersión dual de herramienta. Una móvil ligera para realizar la revisión diaria y otra completa de escritorio
RecomendableSoporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos, acciones siguientes y otros niveles de perspectiva como objetivos, metas y visiones
RecomendableSoporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
RecomendableSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
RecomendableSoporte totalmente personalizable para configurar rutinas o acciones recurrentes (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
RecomendableSoporte totalmente personalizable para cargar plantillas de proyectos evidentes
RecomendableSoporte para mapas mentales
RecomendableSoporte totalmente personalizable para integrar en la propia herramienta listas de control
InteresanteAsistente para realizar la revisión semanal
InteresanteIntegración de la herramienta con otras aplicaciones
InteresanteGeneración automática de acciones por interpretación automática de códigos
InteresanteHerramienta multi-plataforma
InteresanteSoporte para exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word, Pdf o cualquier otro que podamos gestionar con software ofimático estándar
InteresanteSoporte para complementar la descripción del elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)
InteresanteInforme estadístico totalmente personalizable

Puntos fuertes

FacileThings posee las siguientes características:

  •  Imprescindibles: FacileThings cumple todas las características de este segmento. La portabilidad está garantizada, la generación y mantenimiento de listas es eficaz y rápida, la gestión y filtrado de fechas funciona muy bien, además, la herramienta está integrada con otras aplicaciones de calendario, es sencillo acceder a todas las listas y las opciones de filtrado son múltiples.
  •  Prohibidas: si tu forma de trabajar antes de llegar al mundo de GTD era configurándote mensajes con alarmas, FacileThings te lo va a impedir, lo cual es una buena noticia. Te va a ser más fácil sustituir este hábito, por el de revisar tus contextos y enfocarte en aquellas acciones que tienga sentido, dadas las circunstancias en las que te encuentres.
  •  Recomendables: puedo trabajar de modo offline, se sincroniza con eficacia entre todos los dispositivos, puedo crear listas anidadas, existen dos versiones, una de móvil y otra de escritorio, la parte de perspectiva de GTD está integrada en la aplicación, tengo la opción de configurar filtros combinados, puedo organizar empleando contextos y contactos múltiples, existe un módulo para integrar rutinas o acciones recurrentes y otro para listas de control.
  •  Interesantes: tengo un asistente para realizar la revisión semanal, la herramienta se integra con otras aplicaciones como Evernote, Dropbox, Google Calendar y Twitter, puedo emplearla con cualquier dispositivo (móvil, tableta, pc, mac…), tiene soporte para llevar a cabo búsquedas por palabras claves, puedo complementar la descripción de los elementos del sistema con información de referencia como imágenes o pdf y dispongo de un informe estadístico para monitorizar el sistema y el desarrollo de hábitos.

Defectos básicos

Los defectos básicos para utilizar «core GTD», son:

  •  FacileThings me permite procesar asigndo a las acciones siguientes, la categoría de urgentes o no urgentes. Además, al revisar los contextos, también me ofrece la posibilidad de asignar elementos para enforcar, o no enfocar. Éste, es un hábito instaurado en un número elevado de personas, no integrado dentro de la metodología GTD, ni en su filosofía de trabajo. En su defecto, lo que plantea GTD, es adquirir el hábito de revisar de manera proactiva y sistemática las diferentes categorías organizativas del sistema, adaptándonos a las circustancias reales imperantes en el momento de tomar la decisión.

¿Versión gratuita o de pago?

Si te has animas a montar tu sistema sobre FacileThings, existe un plan de prueba de un mes. Es totalmente gratuito, sin ningún compromiso de permanencia. El proceso de registro es sencillo, sólo te piden nombre, correo electrónico, y ya tienes tu cuenta FacileThings cien por cien operativa.

Pasado este mes, tienes la opción de renovar por diferentes periodos de tiempo, pagando las cuotas correspondientes, o la opción de dejar de utilizar la aplicación. En este último caso, te envían un correo electrónico con antelación suficiente como para poder llevar a cabo, con tranquilidad, la migración.

Si te interesa, puedes acceder a la web de suscripción desde este enlace y obtendrás más información sobre precios, planes y ahorros.

¿Cómo mejorar la posición en el ranking?

Ya tenemos una imagen de en qué medida Facile Things se ajusta a GTD. También, sabemos cuánto se aproxima a la herramienta ideal, pero, ¿qué desarrollos concretos mejorarían el índice AAI? A continuación, algunas ideas:

  • Eliminar la opción de asignar urgentes o no urgentes al procesar los elementos de la bandeja de entrada, o la opción de enfocar próximas acciones.
  • Desarrollar la opción de generar plantillas para proyectos evidentes. Maximizarán nuestra eficiencia en aquellos casos en los que la secuencia de acciones es conocida de antemano.

Con estas dos reformas, el índice AAI de FacileThings ascendería al 90 %.

Futuras entrevistas

En unas semanas, contaremos con Paz Garde, usuaria avanzada de FacileThings y Certified Trainer en GTD®. Paz es consultora artesana y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas. Perlas y más que un consejo, como materia prima de futuras reflexiones.

También, contacté con Francisco Sáez, Fundador y CEO de FacileThings, la aplicación definitiva para GTDistas. Le comenté la idea de la serie y le propuse su participación en #GTDapps a través de una entrevista. Francisco, aceptó la propuesta, y en unas semanas, conoceremos la historia de FacileThings, lo que hay tras el centro de operaciones de la app, y los futuros desarrollos. Sin duda, interesante para aquellos usuarios de GTD que estéis pensando cambiar de herramienta, o para aquellos no inidiados que estáis pensando subiros al vagón de GTD.


Y esto es todo por hoy. Si te animas a montar tu sistema GTD sobre FacileThings, felicidades. Ya has dado el primer paso.

Algunos enlaces interesantes

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Más posts de

4 Respuesta

  • Jordi Sánchez en 11 Febrero, 2017, 23:08:08

    Muy buen análisis de la aplicación. Tiene algunas cosas que no son 100% GTD, pero tampoco nadie te obliga a usarlas, se adapta de forma fácil.

    Yo la uso desde hace ya bastante tiempo,como bien dices hay algunas cosas por mejorar pero a día de hoy no la cambiaría ni loco 🙂

    Responder aJordi
    • Jesús Serrano Ducar en 12 Febrero, 2017, 08:44:20

      Hola Jordi, muchas gracias por tu comentario y por pasarte por el blog.

      Como bien dices, una de las pocas aplicaciones con desarrollo específico para GTD, que limita las fricciones, sobre todo, para las personas no iniciadas.

      El principal problema a los que se enfrentan las personas que se acercan a GTD es el desarrollo de hábitos. Si tienes una aplicación como FacileThings, que te lo pone fácil en cuanto herramienta y que además, te guía y facilita cómo hacer las cosas, la pendiente de la curva de aprendizaje inicial se suaviza.

      Abrazo y feliz domingo.

      Responder aJesús
  • Juan Carlos Hoyos Posada en 15 Febrero, 2017, 18:52:37

    No me imagino como va ser la calificación de los manejadores de listas que dicen apoyar GTD, casi todas usan directorios para crear listas y proyectos, las etiquetas para usarlas como contextos y seudocontextos…. Use la prueba de FacileThings y se que obliga a seguir el proceso de los pasos de GTD y en cada pantalla tiene campos que indican que se debe decidir en cada paso…. me parece muy baja la calificación.

    Responder aJuan
    • Jesús Serrano Ducar en 15 Febrero, 2017, 22:50:14

      Hola Juan Carlos, gracias por pasarte por el blog y por tu comentario.

      Estoy contigo en que FacileThings es una de las pocas aplicaciones específica para GTD. De todas las que he estudiado, es de las que mejor se adapta a la metodología.

      Con FacileThings reduces las fricciones del setup inicial, te ayuda a desarrollar hábitos de GTD, pero, según los criterios del ranking, hay ligeros matices que pulir, que harían de FacileThings la aplicación ideal para utilizar GTD. Con dos reformas que propongo en el post, el índice AAI subiría al 90 %.

      Responder aJesús

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