#GTDapps: Anatomía de la herramienta Excel


Existe una nueva vesión de este post. Desde este enlace, «#GTDapps: Anatomía de mi GTD Excel 2.0» puedes acceder a las últimas novedades.


Tras llevar a cabo el análisis de la herramienta Excel sobre la que tengo montado el sistema, comparto los resultados del índice AAI que determinará la posición en el ranking de aplicaciones para GTD.

Según los criterios de valoración descritos en este post, el Índice de Aproximación al a Aplicación Ideal (AAI) de la herramienta Excel es 47 %. Un resultado del 100 % significaría que estamos frente a la herramienta ideal, caracterizada por ofrecernos todas las funcionalidades descritas en este post y en esto otro. Porcentajes inferiores, muestran en qué medida la aplicación ofrece estas características.

CategoríaFuncionalidad¿La tiene?
ImprescindibleSoporte específico para GTD
ImprescindibleAccesibilidad garantizada en cualquier circunstancia
ImprescindibleSoporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente
ImprescindibleSoporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas
ImprescindibleSoporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado, pudiendo acceder fácilmente a todas las listas de GTD
ProhibidasSoporte para seleccionar las tareas más importantes, más urgentes o más prioritarias
ProhibidasSoporte para crear mensajes de alarma
RecomendableSoporte para trabajar en modo «offline»
RecomendableSincronización eficaz entre todos los dispositivos
RecomendableSoporte para crear listas anidadas
RecomendableVersión dual de herramienta. Una móvil ligera para realizar la revisión diaria y otra completa de escritorio
RecomendableSoporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos, acciones siguientes y otros niveles de perspectiva como objetivos, metas y visiones
RecomendableSoporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados
RecomendableSoporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples
RecomendableSoporte totalmente personalizable para configurar rutinas o acciones recurrentes (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes
RecomendableSoporte totalmente personalizable para cargar plantillas de proyectos evidentes
RecomendableSoporte para mapas mentales
RecomendableSoporte totalmente personalizable para integrar en la propia herramienta listas de control
InteresanteAsistente para realizar la revisión semanal
InteresanteIntegración de la herramienta con otras aplicaciones
InteresanteGeneración automática de acciones por interpretación automática de códigos
InteresanteHerramienta multi-plataforma
InteresanteSoporte para exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word, Pdf o cualquier otro que podamos gestionar con software ofimático estándar
InteresanteSoporte para complementar la descripción del elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…)
InteresanteInforme estadístico totalmente personalizable

Puntos fuertes

La herramienta Excel posee las siguientes características:

  • Imprescindibles: la portabilidad está garantizada, la generación y mantenimiento de listas es eficaz y rápida, es sencillo acceder a todas las listas y las opciones de filtrado son múltiples.
  • Prohibidas: no puedo seleccionar las tareas más importantes (TMI) del día y tampoco configurarme alarmas para que me recuerde tareas que tengo que llevar a cabo.
  • Recomendables: puedo trabajar en modo offline, se sincroniza con eficacia entre todos los dispositivos, puedo crear listas anidadas y también, puedo integrar las listas de control con total flexibilidad.
  • Interesantes: puedo exportar el contenido del sistema a formato Excel y dispongo de un informe estadístico que me permite monitorizar el nivel de organización de los elementos en el sistema.

Defectos básicos

Los defectos básicos que son necesarios complementar para utilizar «core GTD», son:

  • No existe soporte específico para GTD.
  • La herramienta no está integrada con otras aplicaciones de calendario.

¿Cómo mejorar la posición en el ranking?

Ya sabemos en qué medida la herramienta Excel se ajusta a GTD. También sabemos cuánto se aproxima a la herramienta ideal, pero, ¿qué desarrollos concretos mejorarían la posición en el ranking?

Algunas ideas:

  • Desarrollar una guía que simplifique el «setup» inicial de la herramienta: contextos, personas de contacto, segregación de las listas necesarias…Sería un desarrollo específico para poner en marcha tu sistema GTD.
  • Desarrollar un módulo para trabajar de manera óptima con fechas, generando vistas del «Archivo de seguimiento» y de acciones con fecha límite. También sería necesario integrar la herramienta con aplicaciones específicas de calendario.
  • Implementar una mejora para vincular la parte de control con los niveles de perspectiva.
  • Revisar la forma de gestionar las acciones recurrentes de forma que sea posible integrarlas con el resto de elementos organizados en el sistema.
  • Desarrollar una guía para realizar de la revisión semanal.

Y esto es todo por hoy. Si te planteas montar tu sistema GTD sobre Excel, puedes leer la serie «Mi sistema GTD en Excel». Explico, paso a paso, cómo construir tu sistema y cómo solventar las carencias básicas.

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Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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