#GTDapps: Buscando la herramienta ideal (II)


En el post anterior de la serie, identifiqué las características imprescindibles y prohibidas que debería ofrecernos (o impedirnos) la herramienta ideal para utilizar GTD. Como continuación, voy seguir identificando otras funcionalidades, las recomendables y las interesantes. Aquellas que, aun sin ser imprescindibles, nos van a facilitar desarrollar e interiorizar los hábitos necesarios para utilizar GTD.

Características recomendables para utilizar GTD

  •  Soporte para trabajar en modo «offline». A día de hoy, el acceso a internet está garantizado desde casi cualquier lugar, pero ¿qué pasaría si algo falla? Una tormenta y se bloquean las comunicaciones, he agotado la cuota de datos de mi tarifa, o estoy en el tren y la cobertura es deficiente. Necesito que la fiabilidad de mi sistema sea máxima, aunque me quede sin cobertura o internet falle.
  •  Sincronización eficaz entre todos los dispositivos. Tras varias horas de trabajo en modo «offline», cuando recupere la conexión, el sistema se actualizará en todos los dispositivos de manera automática.
  •  Soporte para crear listas anidadas. Entre otras ventajas, nos permitirá organizar los elementos en la incubadora agrupándolos según su significado: lista de libros para leer, películas para ver, restaurantes que visitar, ideas para futuros post…
  •  Versión dual de herramienta. Una móvil ligera, para realizar la revisión diaria y otra completa de escritorio, para procesar, definir, organizar, así como para la posible generación de informes estadísticos o vistas específicas según nuestras necesidades.
  •  Soporte para vincular áreas de responsabilidad con proyectos, acciones siguientes y otros niveles de perspectiva como objetivos, metas y visiones. Respuestas a preguntas del tipo: ¿Cuántos proyectos tengo abiertos en cada una de mis áreas de responsabilidad? ¿Cuántas acciones siguientes he cerrado en el último mes en una determinada área de responsabilidad?, nos ofrecen información objetiva con la que confirmar nuestras sensaciones de equilibrio, y poder reorientar el timón en caso de necesidad.
  •  Soporte totalmente personalizable para utilizar filtros combinados. Además de poder filtrar las acciones siguientes organizadas en un contexto, también podremos hacerlo por los contextos auxiliares, tiempo y energía. Por ejemplo, a los elementos organizados en el contexto «Ordenador», también les suelen acompañar los auxiliares. O para visualizar todas las acciones de un proyecto, con independencia de que sean acciones siguientes o simplemente acciones.
  •  Soporte para utilizar contextos múltiples y contactos múltiples. Si una acción siguiente la puedo hacer en dos contextos diferentes, podré asignarle ambos. O si para avanzar en un proyecto, necesito hablar con una persona, pero la información también la tiene su compañero, podré asignar a la acción siguiente, ambas personas.
  •  Soporte totalmente personalizable para configurar rutinas o acciones recurrentes (periodicidad, contenidos…) integradas con el resto de acciones siguientes. Por ejemplo, si la frecuencia de una acción recurrente no es la estándar (día, semana, mes, año) nos puede ser complicado configurarla en caso de que las opciones sean limitadas.
  •  Soporte totalmente personalizable para cargar plantillas de proyectos evidentes. Nos permitirá procesarlos, organizarlos y revisarlos de manera óptima. Si quieres profundizar, te recomiendo este post del maestro Antonio José Masiá.
  •  Soporte para mapas mentales. Nos permitirá crear áreas de trabajo visuales con las que:
    • Poder ver todos los elementos de un proyecto. Interesante para identificar «acciones llave de proyectos evidentes», que nos abren camino para otras acciones o conjunto de «acciones embudo» que nos limitan seguir avanzando.
    • Llevar a cabo la planificación natural de un proyecto, trabajando en un entorno visual que favorezca la creatividad, en la misma herramienta en la que tengo todo el sistema de productividad.
    • Documentar los niveles de perspectiva en soporte gráfico, observando conexiones entre ellos: propósito, principios, visión, objetivos, áreas de responsabilidad, proyectos…
  •  Soporte totalmente personalizable para integrar en la propia herramienta listas de control. Nos permitirá tener todos los elementos del sistema en un mismo lugar. Algunos ejemplos en los que las listas de control nos pueden ser útiles son la revisión semanal, la revisión diaria…

Características interesantes para utilizar GTD

  •  Asistente para realizar la revisión semanal. Disponer de una vista que nos permita revisar las acciones siguientes organizadas en cada contexto, la lista de proyectos y las acciones siguientes asociadas, la lista a la espera y la incubadora, nos ayudará a desarrollar uno de los hábitos más complejos para muchos usuarios de GTD.
  •  Integración de la herramienta con otras aplicaciones como Dropbox, iCloud, One-Drive, Google-Drive, Evernote…Nos permitirá acceder al material de referencia o al material de apoyo a proyectos, con mayor eficiencia.
  •  Generación automática de acciones por interpretación automática de códigos configurables asociados a un diccionario personalizado.
  •  Herramienta multi-plataforma: versión PC o Mac, móvil (iOS o Android), tableta (iOS o Android), con entorno de trabajo equivalente.
  •  Soporte para búsquedas por palabras clave. En alguna ocasión, podemos necesitar buscar una acción siguiente o un proyecto para re-definirlo, o buscar una acción para darla por completada…Si contamos con esta funcionalidad, mejoraremos nuestros niveles de eficiencia durante el uso de la herramienta.
  •  Soporte para exportar el contenido del sistema a formato Excel, Word, Pdf o cualquier otro que podamos gestionar con software ofimático estándar. Hay ocasiones en las que esta funcionalidad nos puede ahorrar teclear, copiar o escanear los contenidos del sistema. Algunos ejemplos: una revisión general, un estudio estadístico, compartir con otra persona parte de la información…
  •  Soporte para complementar la descripción del elemento con información de referencia (imagen, web, pdf, texto…). Hay veces que recibimos un archivo o una imagen que nos va a ser útil para ejecutar una acción, para revisar una idea, o como información necesaria para consultar durante la revisión de un proyecto. Poder complementar el elemento organizado con este tipo de información, nos evitará búsquedas en los archivos o en el material de referencia.
  •  Informe estadístico totalmente personalizable. Datos como el total de elementos organizados en el sistema, el porcentaje de elementos en cada categoría organizativa, las acciones siguientes abiertas por contexto, las acciones siguientes cerradas, los proyectos abiertos y cerrados o el número de elementos en la lista a la espera de una determinada persona…nos aportan información relevante a la hora de tomar decisiones en el día a día.

Y de momento, esto es todo por hoy. Ya tenemos identificados los criterios que vamos a emplear para buscar la herramienta ideal. Si existiera, sería la que ocuparía el número uno del ranking. En los siguientes post, definiré cuál va a ser el indicador que defina la posición de cada aplicación.

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la próxima.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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