#GTDapps: Buscando la herramienta ideal (I)


En este post, encontrarás las últimas novedades que definen, en GTDapps, a la herramienta ideal para utilizar GTD®.


Identifico el problema. Soy consciente. Necesito mejorar mi productividad personal. Sé que puedo lograr mejores resultados, pero me disperso con facilidad. Algo tengo que hacer para evitar trabajar tantas horas y llegar a casa con la sensación de apenas avanzar. Planifico el día, pero a las primeras de cambio, todo desbaratado. No estoy seguro si, de entre todo el trabajo que tengo, estoy haciendo lo que debería.

Busco en Google y encuentro numerosas webs con información interesante. GTD, herramientas, hábitos…Me gusta la tecnología y me centro en buscar la herramienta que me pueda ser útil para cambiar mi situación. Hay muchas, quizá demasiadas, así que me surgen dudas. Decido preguntar. Encuentro blogs de referencia y lanzo la pregunta: «¿Qué herramienta es la mejor para mejorar mi productividad personal con GTD?»

Las respuestas me sientan como un jarro de agua fría:

  •  «Para mejorar tu productividad personal, primero tienes que centrarte en los hábitos y una vez desarrollados, es momento de dar el salto a las herramientas tecnológicas».
  •  «Con un bolígrafo y un cuaderno te puedes montar un sistema GTD a prueba de bombas. Es suficiente».
  •  «La herramienta ideal es aquella que te favorezca desarrollar los nuevos hábitos propuestos por GTD y que además, te impida seguir con los contrarios a ella».

Vamos, que si quería mejorar mi productividad personal centrándome en las herramientas, lo tenía claro. El mensaje fue nítido: primero trabajarme yo mismo, empaparme de los cambios que debo acometer, qué hábitos necesito desarrollar y cuáles chocan con GTD.

Confío en los expertos y empiezo con baja tecnología. El cuaderno y el bolígrafo son un apéndice de mi cuerpo. Me acompañan a todas las partes, desde que me levanto, hasta que me acuesto.

Tras unos meses, ya me veo preparado para dar el salto a una solución tecnológica. He desarrollado parte de los hábitos y he logrado erradicar otros. Es el momento de cambiar.

Quizá, te veas identificado en la historia. Puede que la estés viviendo ahora, o que ya la pasaste hace unos años. En cualquiera caso, lo que voy a escribir a continuación pienso que te puede ser útil. Tomando como base estos dos post del maestro José Miguel Bolívar, 5 características esenciales y 12 características recomendadas) y con uno de los trabajos desarrollados por GTD Lab, voy a segmentar las funcionalidades de la «app» según sean imprescindibles, prohibidas, recomendadas o interesantes para usar GTD.

Características imprescindibles para utilizar GTD

  •  Soporte específico para GTD. La mayoría de las aplicaciones incorrectamente llamadas para GTD, no incluyen todos los elementos necesarios para utilizar la metodología. La herramienta ideal debería tener la funcionalidad específica para GTD o la posibilidad de configurarla creando todos los elementos necesarios.
  •  La accesibilidad, en cualquier circunstancia, deberá estar garantizada. Así, podré consultar el sistema siempre que lo decida. Si estoy esperando a que empiece una reunión y puedo ventilarme dos llamadas de teléfono de poco tiempo, consulto este contexto, y a tachar. O, si estoy en el avión y decido trabajar, contexto «ordenador-offline» y de nuevo, a tachar.
  •  Soporte para generar y mantener listas de manera rápida y eficiente. De esta forma, tendremos facilidades para desarrollar los hábitos de procesar las cosas recopiladas, y de revisar los elementos organizados en nuestro sistema GTD.
  •  Soporte para gestionar y filtrar con eficiencia fechas de inicio o límite, integrando la propia herramienta con otras de calendario como G-Calendar, i-Calendar o el calendario de Outlook.
  •  Soporte para llevar a cabo múltiples opciones de filtrado, pudiendo acceder fácilmente a todas las listas de GTD (proyectos, próximas acciones, a la espera, algún día/tal vez…). Por contextos, por proyectos, por áreas de responsabilidad…Por ejemplo: cuando reviso para decidir qué hacer, filtro por contexto; durante la revisión semanal, filtro la lista de proyectos activos y sus acciones siguientes asociadas; o cuando reflexiono sobre los niveles de perspectiva, filtro la lista de siguientes acciones por áreas de responsabilidad.

Características prohibidas para utilizar GTD

Tras estos meses, también tengo claro qué hábitos he conseguido erradicar y por eso, busco una herramienta que me impida «volver a las andadas». Quiero evitar tentaciones y por eso, las funcionalidades prohibidas en la herramienta ideal son:

  •   Opción de seleccionar las tareas más importantes (TMI), más urgentes o más prioritarias. Eliminar el hábito de planificar el día siguiente, de decidir por adelantado qué voy a hacer sin tener en cuenta las circunstancias de cada momento, fue complicado. La alternativa que propone GTD, es trabajar por contextos, adaptándote a la realidad. Para evitar caer en la trampa de la planificación, las TMI y el trabajo a medida que surge, si la aplicación no me permite trabajar con TMI, un obstáculo menos que superar.
  •   Opción de crear mensajes de alarmas. Eliminar el hábito de ponerme alarmas para recordarme lo que tenía que hacer, también me costó erradicar. Durante las primeras semanas conviví con GTD y las alarmas. Después, decidí eliminar alarmas y a día de hoy, he comprobado que son un perjuicio para mi productividad. No concibo la convivencia entre, limitar el estrés y las alarmas.

Y de momento, esto es todo por hoy. En el próximo capítulo, completaré los listados de características imprescindibles y prohibidas, con otros dos, el de recomendables, y el de interesantes.

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la próxima.

 

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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