Correo electrónico: tres hábitos que mejorarán tu efectividad


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Hace unas semanas escribí este post: «Correo electrónico y efectividad». Una herramienta sobrevalorada, y un reto que limitará, o apalancará, la efectividad de las personas y de las organizaciones. Hoy, voy seguir escribiendo sobre el correo, pero desde otra perspectiva: los hábitos. Prácticas sencillas, al alcance de cualquier persona comprometida con la mejora de su efectividad. Comportamientos que, una vez desarrollados, se convierten en actos automáticos.

2 creencias que tuve que superar

Un hábito, más o menos extendidos entre los profesionales del conocimiento, es empezar el día revisando el correo electrónico, y después, pasarse el día chequeándolo continuamente. Según van llegando nuevos correos, van haciendo. Trabajando a medida que surje, sin un horizonte nítido. Partiendo de información parcial para tomar decisiones sobre qué hacer y qué dejar sin hacer. Pero, ¿qué creencia esconde esta práctica? En mi caso, pensar que, si no revisaba continuamente la bandeja de entrada, algo importante me perdía.

Otra de las creencias que tuve que superar fue la de pensar que todos los correos electrónicos que recibía, suponían más trabajo. Nada más lejos de la realidad. Como profesionales del conocimiento, por definición, tenemos más trabajo que tiempo. Por lo tanto, ya dejamos parte de nuestro trabajo sin hacer. Y por si esto fuera poco, nuestro trabajo, también se caracteriza porque la aportación de valor de cada cosa que hacemos es desigual. Nuestros resultados, no dependen de hacer muchas cosas, de responder a muchos correos, sino de poner el foco en lo que realmente aporta valor.

3 hábitos que tuve que desarrollar

Ante esta realidad, los tres hábitos que desarrollé, y que considero fundamentales en mi relación con el correo electrónico, fueron:

  1. Acceder a la bandeja de entrada del correo electrónico un número limitado de veces al día (cuatro, seis, más que suficientes). Nada de picotear emails entre horas. Nada de mantener el correo permanentemente abierto. Nada de avisos de nuevos emails.
  2. Acceder a la bandeja de entrada del correo electrónico con una premisa: empezar a hacer cuando haya terminado de vaciarla.
  3. «Con cada email, un toque». Me gustó la metáfora que escuché a José Miguel Bolívar, un mantra para relacionarme con el correo. Entro, proceso, decido y organizo. El resultado, bandeja de entrada vacía, todos mis compromisos organizados en su lugar, y preparado para empezar a hacer.

Y ahora: ¿qué puedo hacer?

Estarás pensando que tu realidad es demasiado compleja. Que con la cantidad de correos electrónicos que te llegan, no puedes esperar a vaciar la bandeja de entrada. Que continuamente estás recibiendo correos urgentes, y por lo tanto, necesitas revisar continuamente la bandeja de entrada. Que, si con cada nuevo correo, tienes que pararte a pensar, decidir y organizar, no terminas nunca. Que como lo tienes que hacer, ¿para qué esperar?; te pones y te lo quitas…Y podría seguir poniendo excusas sin problema alguno. Pero, ya sabes que si buscas excusas, terminas encontrándolas. Según Francisco Alcaide, la «excusitis» es la enfermedad del fracaso.

Si te animas a dejar a un lado las excusas, a cambiar, te invito a trazar tu plan. Una opción es implantar GTD. Tienes el libro de José Miguel Bolívar, una referencia imprescindible para tu biblioteca productiva. También, tienes numerosos blogs. En este enlace, te dejo el ranking de blogs de efectividad OPTIMA LAB. Y si quieres ver ejemplos de cómo tengo montado mi sistema, te dejo el enlace a la serie que escribí el año pasado: «Mi sistema GTD».

Si prefieres ir poco a poco, desarrollando de manera progresiva hábitos integrados en metodologías como GTD y OPTIMA3, te lanzo alguna idea para empezar:

En los siguientes posts de la serie, compartiré mi experiencia con Outlook, la aplicación que utilizo para gestionar mi correo electrónico. Si bien, las funcionalidades que he ido aprendiendo, son retoques cosméticos para mi efectividad, haberlas adquirido, han supuesto una mejora en el uso de la herramienta: comandos de teclado, opciones de búsqueda, configuración de vistas, plantillas de correo, reglas de archivado, organización del archivo…

Y de momento, esto es todo por hoy. Muchas gracias por pasarte por Enfoque Carnot, compartir el post y, hasta la próxima.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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2 Respuesta

  • Alberto en 5 Diciembre, 2016, 16:25:02

    Muy sencillo, muy cierto y muy difícil de poner en práctica y educar a “tus mayores” en eso de no tener el correo abierto. Pero no imposible. Hay que ponerse a ello.

    Responder aAlberto
    • Jesús Serrano Ducar en 6 Diciembre, 2016, 09:43:56

      Tan triste como cierto Alberto.

      Un reto al que nos enfrentamos las personas para mejorar nuestros resultados: considerar el correo electrónico como una herrameinta más de comunicación, y no cómo el centro sobre el que gira el día a día.

      Sin duda, hábitos sencillos al alcance de cualquier personsa. Lo dífícil, cambiar las creecicias que impiden desarrollarlos.

      Muchas gracias y que tengas buend día 🙂

      Responder aJesús

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