Correo Electrónico y Efectividad


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Las últimas semanas, en la blogosfera productiva, se han escrito varios posts sobre el correo electrónico. Mientras los leía, varias cosas capturadas, y un ronroneo que no dejaba de interrumpirme. Así que, tras procesar la bandeja, decidí escribir esta serie.

En este primer post, pretendo trabajar las bases de mi relación con la herramienta y su impacto en la efectividad.

En el segundo post, compartiré los hábitos que he desarrollado para que mi relación con el correo electrónico, sea lo más efectiva posible.

En los siguientes posts compartiré mi experiencia con Outlook. Si bien, los aprendizajes que he ido adquiriendo, son retoques cosméticos al trabajo previo, han supuesto una mejora para mi eficiencia: comandos de teclado, opciones de búsqueda, configuración de vistas, plantillas de correo, reglas de archivado, organización de archivo…

A propósito del correo electrónico

Wikipedia define correo electrónico como «un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante redes de comunicación electrónica». Me queda claro que es una herramienta de comunicación pero, cómo impacta su uso en nuestra efectividad personal.

El hecho de recibir decenas, o cientos de correos electrónicos todos los días, nos enfrenta a un riesgo que puede limitar nuestra efectividad, o a una oportunidad que la puede apalancar.

Un hábito extendido entre los profesionales del conocimiento, es pasarse el día trabajando sobre la bandeja de entrada del correo electrónico. Esperando la llegada de nuevos. Dejando para mañana los que requieren enfoque y atención. Intentando vaciar la bandeja sin conseguirlo. Pero, ¿conocéis a alguien que le paguen por responder correos electrónicos?

Vivir en el correo electrónico limita nuestra efectividad porque los emails que primero nos quitamos son los fáciles, los rápidos o los que sabemos resolver. Pero, ¿dónde suele estar en valor añadido de nuestro trabajo? ¿En los fáciles y rápidos, o en los complejos que requieren mayor atención? Casualmente, los primeros son los que respondemos, y los segundos, los que vamos dejando para después.

Vivir en el correo electrónico limita nuestra efectividad porque las decisiones que tomamos sobre qué hacer y qué no hacer, suelen ser poco acertadas. Partimos de información parcial y obviamos otros compromisos que hemos podido adquirir. Leemos correos que, en caliente, puede que sean los que más sentido tenga resolver pero, ya sabemos qué implica tomar decisiones en caliente.

Emplear la bandeja de entrada como lista de recordatorios tiene un riesgo: el «hacer por hacer»

El correo electrónico está sobrevalorado. Su uso es un reto que limitará, o apalancará, la efectividad de las personas y de las organizaciones del siglo XXI. La realidad de hoy, es diferente a la de 1962, año en que envió el primer correo electrónico. La era de la información y las comunicaciones, ha llegado para quedarse. Dependerá de nosotros, aprovechar las oportunidades o quedarnos atrapados en las amenazas.

Muchas gracias por pasaros por el blog y hasta la próxima.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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