Mi sistema GTD: Panel de Control e Indicadores


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La semana pasada, durante la revisión semanal, saqué de la incubadora la idea de implementar en la herramienta de organización un informe con métricas y estadísticas. El nombré que asigné al proyecto fue: «Panel de control de mi sistema de efectividad personal puesto en marcha».

Tras aplicar el método de planificación natural de proyectos, aclaré la idea y listo para ponerme en marcha. Propósito definido, principios identificados y una visión nítida del resultado, fueron suficientes para empezar con la lluvia de ideas y la organización de las mismas.

El motivo por el cual he decidido implantar este nuevo desarrollo ha sido porque considero interesante disponer de un lugar en donde monitorizar diversos indicadores sobre la organización de los elementos en el sistema de efectividad personal. Por ejemplo, si reviso el panel de control y observo que un contexto está saturado, haré lo posible por encontrarme en ese contexto. O si en la lista a la espera de una determinada persona empieza a incrementarse el número de acciones siguientes delegadas, puede que sea el momento de hablar con ella y coordinar nuestras prioridades.

Los principios que he definido en este proyecto están soportados sobre cuatro pilares. El primero, integrar el panel de control en la herramienta Excel que utilizo. El segundo, que la información quede representada en una pantalla, sin necesidad de andar moviéndome por la hoja. El tercero, utilizar el criterio «utilidad» para decidir qué indicadores incluir y cuáles no. Y el cuarto, configurar y programar la herramienta para que la actualización de los indicadores sea automática.

La visión que definí del proyecto fue disponer de un panel de control integrado en mi herramienta con los indicadores necesarios para medir los elementos organizados en las diferentes categorías, los posibles niveles de «sobre-compromiso» y la evolución del número de proyectos y acciones.

Indicadores incluidos en el panel

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Número de «acciones siguientes» organizadas en cada «contexto»

En general, una lista, para que no me dé pereza revisarla, ha de contener, como máximo, alrededor de doce elementos. Si en algún contexto supero este valor, considero que lo tengo saturado me planteo varias opciones para solventar la situación. Una es tener en cuenta esta situación a la hora de aclarar y organizar acciones siguientes. Otra es hacer lo posible para estar en este contexto con más frecuencia de la habitual y reducir la saturación.

Número de «acciones siguientes» organizadas en la lista «A la espera»

Este indicador me aporta información sobre la cantidad de asuntos delegados. Por ejemplo, si observo que en la lista «A la espera de Juan», el indicador se va manteniendo, considero que vamos por buen camino. Por otro lado, si la lista «A la espera de Carlos» está en mínimos históricos, quizás sea momento de sacar de la incubadora algún proyecto que he ido posponiendo por falta de recursos. Si por el contrario, la lista «A la espera de María» no deja de crecer, puede ser momento de mantener una conversación con ella a otro nivel, más allá del día a día. De esta forma, podremos valorar si está saturada, si está encontrado dificultades en algún proyecto o si tiene retrasos a causa de elementos delegados

Número de elementos organizados en la lista «Esta semana no»

La incubadora, según GTD, está formada por la lista «Algún día / Tal vez». Dado que esta parte de la metodología no es operativa para incubar todas las opciones o posibilidades con las que, de momento, no me puedo comprometer, en OPTIMA3® utilizamos la lista «Esta semana no». En ella organizamos todos los elementos que si bien, no requieren acción inmediata, sí que necesitamos revisar todas las semanas para «re-considerar» la situación.

Habitualmente, en esta lista tengo alrededor de ciento cincuenta elementos. No me preocupa si suben un poquito. Por otro lado, si bajan, puede ser síntoma de que algo no está funcionando como debería: ¿Me estoy «sobre-comprometiendo»? ¿Estoy capturando todo?…

Para complementar esta información, he creado los indicadores de «sobre-compromisos». El propósito es medir la relación entre elementos no comprometidos de incubadora y elementos comprometidos organizados en la «lista de proyectos» o en los «contextos».

  • Proyectos abiertos frente a elementos incubados.
  • Acciones siguientes abiertas frente a elementos incubados.

Respecto a estos indicadores de «sobre-compromiso», en unos meses, podré aportar más información sobre la necesidad de mantener ambos, dejar sólo uno de ellos o buscar otro indicador alternativo para mantener a raya la tendencia natural a comprometernos por encima de nuestras posibilidades.

Número de «acciones siguientes» activadas durante más de dos meses

Con este indicador quiero controlar las acciones siguientes que semana tras semana, siguen organizadas en algún contexto y que no hay forma de sacarlas adelante. En algunos casos, puede que el compromiso haya cambiado y por lo tanto, sea necesario «re-evaluarlo». En otros, puede que la definición de la acción siguiente sea nebulosa, que diría José Miguel Bolívar, y compita en desigualdad de condiciones con las evidentes o mejor definidas. Y en otros, puede que el proyecto no esté aclarado lo suficiente y necesitemos reflexionar sobre el mismo.

Número de «acciones» cerradas

El indicador «Número de acciones cerradas» desde la última purga de la herramienta, me aporta información, a grandes rasgos, sobre cómo van yendo las semanas. Por ejemplo, un incremento de la métrica por debajo de la media, puede ser debido a que he estado de viaje, a haber pasado unos días con más reuniones de las habituales o a que estoy abusando de la regla de los dos minutos, trabajando a medida que surge con más frecuencia de lo que venía haciendo hasta ahora.

Número de «proyectos» abiertos y cerrados

El número de proyectos abiertos me da información de los resultados que tengo por resolver. El de cerrados, es evidente. Conocer esta información me viene como anillo al dedo a la hora de aclarar mi compromiso con los elementos capturados valorando si dispongo de ancho de banda para dedicarles atención o si es preferible, de momento, no comprometerme.


La calidad de las decisiones que tomamos depende de la calidad de la información que manejamos. Utilizar un panel para monitorizar diversos indicadores sobre la organización de los elementos en el sistema me permite contar con información actualizada de mis niveles de compromisos y de los compromisos que otras personas han adquirido conmigo.

Si quieres más información sobre los indicadores que utilizo, o te gustaría probar el nuevo desarrollo de la herramienta, escríbeme un comentario y hablamos.

Muchas gracias por estar aquí y nos seguimos viendo por el blog..

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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8 Respuesta

  • Luis X. González en 2 julio, 2016, 23:25:44

    Hola Jesús.

    Muy buen post. Ya lo dice el dicho: “Lo que no se mide no se mejora” .
    Desde hace tiempo veo que usas Excel. ¿Cómo le haces para la captura sobre la marcha?
    Asumo que usas tu Excel en el móvil para que tu sistema tenga movilidad.
    Me gustaría ver la plantilla con esas mejoras.

    Saludos y gracias.

    Luis X González
    https://twitter.com/efectividad360

    Responder aLuis
    • Jesús Serrano Ducar en 4 julio, 2016, 00:50:41

      Muchas gracias por tus palabras Luis, me alegra que te haya parecido interesante. Intento compartir en el blog las mejoras que voy implementado en la herramienta por si personas como a tu, le veis utilidad.
      Respecto a capturar sobre la marcha, utilizo lápiz y papel o la APP Wunderlist. La herramienta Excel la utilizo para organizar los elementos de mi sistema.
      Por otro lado, el tema de la movilidad lo tengo resuelto con Office 365. De esta forma, puedo acceder al sistema con cualquier dispositivo.
      Descuida que lo antes que me sea posible, te envío la herramienta con el nuevo desarrollo. Es una pestaña que he llamado «Panel de control».
      Abrazo fuerte y que tengas buen día.
      JS

      Responder aJesús
  • Mario | productividad laboral en 11 agosto, 2016, 22:47:15

    GTD es un sistema de organización muy profesional, y lo mejor es que no pone reglas en torno a la forma en que realmente uno hace su trabajo. En su lugar, se centra en cómo se captura el trabajo que hay que hacer, como organizarse, y elegir lo que se necesita.

    Se puede tener un panel de control configurado a nuestra medida. 🙂

    Responder aMario
    • Jesús Serrano Ducar en 17 agosto, 2016, 12:34:24

      Efectivamente Mario, libertad total en la elección de cómo implementar GTD, eso sí, siguiendo los principios universales en los que se basa la metodología y desarrollando todos los hábitos, incluso los que más pereza nos de o los que más nos cueste desarrollar.

      Gracias por pasarte por el blog y que tengas buen día.

      Responder aJesús
  • Joaquin en 14 marzo, 2017, 23:09:10

    Hola Jesús,
    llevo varias horas leyendo la serie completa sobre tu sistema GTD, y me ha parecido muy interesante e ilustrativa.
    He hecho varios intentos de implementar GTD en diferentes herramientas (facilethings, outlook+onenote,…) y siempre acabo con sentimiento de sobrecarga y falta de control, y mirando de reojo a EXCEL, así que encontrar tu implementación me parece todo un hallazgo.
    Sí he tenido alguna duda con el propio fichero, al encontrar diferencias entre las versiones de JMBolivar enlazada al principio, la de “mi sistema gtd” y la visualización de algunas pantallas que has compartido. Creo que con la última versión podré desechar las anteriores, así que, ¿podrías compartir tu última versión con este panel de control?

    Muchas gracias, y enhorabuena por el trabajo realizado

    Saludos
    Joaquín

    Responder aJoaquin
    • Jesús Serrano Ducar en 19 marzo, 2017, 08:16:10

      Hombre Joaquín, que alegría verte por aquí. Esto de GTD es como todo, insistir, aprender e insistir. Al final, llega la recompensa 🙂

      La verdad es que esto es un beta permanente: matices, cambios, ajustes…una de las razones por las que de momento, he decidido no dar el salto a otra solución más específica como FacileThings, Nirvana, OmniFocus…

      Te envío por mail la última versión, con el panel de control que utilizo a día de hoy. Cualquier comentario ya sabes, dame un toque y hablamos.

      Abrazo y feliz día!!

      Responder aJesús
  • Antonio en 20 abril, 2017, 14:12:08

    Hola, Jesús.
    Revisando esta nueva mejora del sistema en excel no se me ocurre la manera de configurar este panel de control. ¿Alguna pista?
    Gracias

    Responder aAntonio
    • Jesús Serrano Ducar en 21 abril, 2017, 12:55:24

      Hola Antonio,
      El panel de control está programado utilizando la funcionalidad de Excel de tablas dinámicas.
      Te envío por correo electrónico el documento programado y si tienes alguna duda, plantéamela por aquí (en comentarios), y la vamos hablando. Puede ser útil para otros lectores que también estén pensando en utilizar el panel.
      Saludos y gracias por pasarte por el blog ;-).

      Responder aJesús

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