Apuntar Tareas Limita tu Efectividad


Mujer Estresada con Una Lista de Tareas_O2

La semana pasada analicé el impacto que tiene en la efectividad personal practicar la multitarea y cómo ésta genera un círculo vicioso que reduce nuestra capacidad para gestionar la atención limitando nuestros resultados.

Hoy, vuelvo a traer a colación el impacto de los ciclos incompletos en nuestra efectividad abordando el problema desde otra perspectiva. Trabajar con tareas, también genera este tipo de ciclos que van activando pensamientos intrusivos (o interrupciones internas) que limitan nuestra función ejecutiva y dinamitan nuestra efectividad.

Con esto, no quiero decir que anotar sea un mal hábito. De hecho, si no anotamos, es evidente que haciéndolo estaremos dando un gran paso. Pero si queremos seguir avanzando en la senda de la efectividad personal, anotar es condición necesaria pero no suficiente. Además, tenemos que conseguir olvidarnos de lo que anotamos porque la efectividad personal empieza vaciando tu mente. Eliminar el diálogo interior que nos recuerda las tareas que tenemos que hacer mientras estamos haciendo otras, es clave para gestionar nuestra atención.

¿Qué impacto tienen las tareas?

Una tarea, por definición, es un deber o un trabajo que debemos hacer. Por ejemplo, los compromisos adquiridos en una reunión o el informe que acabamos de prometer a Juan que le íbamos a reenviar.

Uno de los problemas asociado con anotar tareas, tal como plantea José Miguel Bolívar en su libro, «Productividad Persona: Aprende a Librarte del Estrés con GTD», es que como una tarea significa más trabajo, la tendencia natural de las personas es anotar lo justo. Y como, queramos o no, vivimos en un mundo VUCA, lo que ayer no era importante y dejé pasar, hoy se ha convertido en máxima prioridad. Este filtro que aplicamos al anotar tareas, limita nuestra eficacia ya que la calidad de las decisiones que tomamos depende de la calidad de la información. Si ésta no es completa, nuestras decisiones tampoco serán tomadas considerando el panorama completo de opciones.

El otro de los problemas está relacionado con la eficiencia y nuestra capacidad para gestionar la atención. Una tarea anotada es un trabajo comprometido y sin completar. A partir de aquí, el efecto Zeigarnik hace su función. Tendemos a recordar con mayor facilidad las tareas que tenemos a medias que las completadas. Pensamientos intrusivos autogenerados que limitan nuestra capacidad para gestionar nuestra atención. El cóctel perfecto para minimizar nuestra eficiencia.

¿Qué ventajas suponen las cosas?

Por el contrario, una cosa capturada es un elemento depositado en nuestra bandeja de entrada y para el cual, no hemos pensado ni decido nada. Nos hemos limitado a anotar en automático y seguir con lo que estábamos haciendo. A diferencia de las tareas, las cosas dejan de tener potencial negativo sobre la efectividad por varias razones.

La primera, está relacionada con la eficacia. Al capturar cosas, como éstas no significan más trabajo, evitamos la tentación de aplicar el filtro sobre qué capturar y qué no. De esta forma, maximizamos las opciones a la hora de tomar decisiones y como veíamos antes, la calidad de las decisiones depende de la calidad de la información. Si ésta es completa, las decisiones estarán tomadas teniendo en cuenta el panorama completo de opciones.

La segunda razón, es que capturar cosas en automático, sin pensar ni decidir sobre ellas, nos permite seguir concentrados en lo que estábamos haciendo. La multitarea pasa a la historia. Las interrupciones autogeneradas las limitamos nosotros. Y nuestra capacidad para gestionar la atención se ve potenciada, y nuestra eficiencia mejora.

¿Cómo digo adiós a las tareas y empiezo con las cosas?

La metodología de efectividad personal, OPTIMA3®, y la de productividad personal, GTD®, proponen soluciones para dejar de trabajar con tareas y empezar a pensar en cosas. Soluciones que pasan por romper el hábito de anotar tareas, pensando  y decidiendo en automático, y desarrollar otros nuevos que nos permitan hacer lo mismo pero de manera diferente, en dos tiempos. Un instante para capturar cosas y otro momento para pensar y decidir sobre ellas.

Si anotamos una tarea hemos adquirido un compromiso. Si anotamos una cosa, simplemente hemos dejado un recordatorio para pensar y decidir sobre ello en otro momento.

En tus manos está. Seguir siendo presa de tus tareas o empezar a pensar y decidir sobre tus cosas. Unas te atrapan, las otras te liberan. Unas te limitan, las otras te potencian.

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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2 Respuesta

  • Mario | productividad laboral en 30 Agosto, 2016, 00:22:00

    Esto tiene mucho que ver en cuanto a ¿Cómo administrar nuestro tiempo? No son las horas que uno pueda poner, sino más bien lo que pone en esas horas. Sin el conocimiento eficaz, estrategias y herramientas, es fácil ver cómo muchas cosas pequeñas pueden conducir a la tensión y el malestar. Créanme que en es esta sensación de agobio, de no sentirse capaz de hacer frente a muchas de las tareas o situaciones a la vez, nos conduce a un estrés crónico y de fatiga.

    Sin embargo, puede estar seguro que hay una manera que podemos recuperar el control de nuestras vidas de manera efectiva. El “secreto” (permítanme citarlo así) está en el aprendizaje de habilidades de gestión que hagamos en una determinada tarea. Ejemplo el seguimiento de un cronograma de trabajo, establecer nuestras metas en un lapso de tiempo prudencial, retroalimentación de datos para actualizar nuestras tareas…

    Vale suerte a todos en su trabajo.

    Responder aMario
    • Jesús Serrano Ducar en 30 Agosto, 2016, 14:08:58

      Hola Mario,

      Más que administración del tiempo, lo llamaría administración de la atención. El tiempo es el mismo para todos y sin embargo, unas personas consiguen mayores resultados que otras.

      El mensaje del post es: “gestiona tu atención capturando las cosas que llaman tu atención y evitando tomar decisiones sobre qué hacer sobre la marcha”, es decir, considerando que estas cosas que llaman tu atención son en tareas que ya has decidido que tienes que hacer.

      Saludos y muchas gracias por tu comentario.

      Responder aJesús

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