Multitarea, limítala cerrando todos tus ciclos incompletos


Multitarea O2

La multitarea, utilizada originalmente, en la década de los noventa, para describir la característica de los ordenadores de permitir ejecutar varios procesos o aplicaciones al mismo tiempo, se empezó a emplear también para describir el comportamiento humano según el cual, las personas alternan continuamente de tarea en tarea (task switching), siendo incapaces de centrarse adecuadamente en ninguna de ellas.

Vivimos en una sociedad en la que trabajar con varias pantallas a la vez, o ver Facebook mientras preparamos el zumo para el desayuno y vemos las noticias por la televisión, está visto con toda naturalidad. Pero, como dice José Miguel Bolívar, «la multitarea está sobrevalorada» y nos guste o no, lejos de mejorar nuestra productividad personal, la dinamita.

Como profesionales del conocimiento, uno de nuestros recursos más valiosos es la atención. Para ser personas eficientes es condición «sine qua non» gestionarla de manera óptima. Es decir, centrarnos en el trabajo que tenemos entre manos hasta terminarlo y evitando dispersarnos pensando o haciendo algo distinto.

Si practicamos la multitarea, estamos gestionando de manera deficiente nuestra atención. El cerebro, como consecuencia del cambio entre tarea y tarea, por mínimo que nos pueda parecer, va consumiendo parte de nuestra energía mental, va mermando nuestra función ejecutiva y nuestra capacidad para pensar y decidir se va limitando.

El círculo vicioso de la multitarea

La psicóloga Bluma Zeigarnik observó cómo un camarero era capaz de recordar fácilmente una larga lista de pedidos pendientes y, sin embargo, difícilmente recordaba los platos que acaba de servir. Tras esta observación, se interesó por investigar la tendencia natural de las personas a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas.

Como resultado de sus investigaciones, en 1927, Zeigarnik publicó un estudio acerca de este fenómeno, que posteriormente tomaría su nombre. Para realizarlo, tomó cierto grupo de sujetos que debían efectuar una serie de 18 a 21 tareas sucesivas (enigmas, problemas de aritmética, tareas manuales…). La mitad de esas tareas eran interrumpidas antes de que los individuos pudieran acabarlas. Los resultados demostraron que eran precisamente las tareas interrumpidas las que los sujetos recordaban con mayor claridad.

El hecho de estar continuamente dejando tareas a medias nos sumerge en un círculo vicioso. Por un lado, dejamos trabajos sin terminar y, por otro, nuestro cerebro nos recuerda el trabajo pendiente.

Mejora tu productividad cerrando ciclos incompletos

David Allen llegó a la conclusión de que la gestión inadecuada de un pensamiento que te viene a la mente, o de un compromiso con otra persona o con nosotros mismos, va generando ciclos incompletos que, poco a poco, van minando la capacidad de enfocar nuestra atención, haciéndonos menos eficientes y limitando nuestros resultados.

Si estamos tomando un café con un compañero y le decimos: «Cuando vuelva  a mi mesa, te enviaré el informe», estamos generando un incompleto. Si recordamos que tenemos que ir al dentista a la revisión anual, y pasamos a otro tema sin más, estamos generando un incompleto. O, si durante una reunión, hablamos sobre un proyecto sin llegar a ninguna conclusión, sin definir qué hacer o sin identificar el resultado, estamos generando un incompleto. Si esto nos sucediera dos o tres veces al día, no supondría ningún problema, pero la realidad es que continuamente estamos enfrentándonos a este tipo de situaciones.

La propuesta de la metodología Getting Things Done® para hacer frente a esta realidad es simple: cerrar incompletos. ¿Cómo? Capturando las cosas que van llegando. Procesando los elementos capturados, es decir, pensando y decidiendo. Organizando recordatorios en diferentes contenedores según lo que significan. Y por último, revisando de manera sistemática estos contenedores.

En el año 2011, los psicólogos E. J. Masicampo y Roy Baumeister encontraron evidencias científicas que explican la propuesta de Allen. Es decir, por qué las personas no necesitamos completar una tarea para combatir la tendencia natural de nuestro cerebro a estar continuamente recordándola. Los resultados a los que llegaron fueron que con llevar a cabo un plan específico identificando el resultado que deseas y las acciones que vas a hacer para conseguirlo, cerramos el ciclo incompleto.

Esta es la realidad. La multitarea es seductora. La tendencia natural de las personas es la de recordar ciclos incompletos. También está comprobado que para cerrar los ciclos, no necesariamente tenemos que hacerlos, sino que con identificar el resultado y definir las acciones que podemos hacer es suficiente.

En tus manos está. Seguir alternando de tarea en tarea, sumergido entre tus incompletos, o cerrar todos tus ciclos pensando y decidiendo.

Gracias por verte por el blog y hasta la semana que viene.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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