Aplicando Pareto en el Trabajo del Conocimiento


Principio de Pareto_O2 efectividad productividad GTD OPTIMA3

El principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 y recibe su nombre en honor a Vilfredo Pareto, persona que lo enunció por primera vez.

Pareto estudió que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de mucho» y los «muchos de poco». Se establecían así dos grupos de proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20 % de población, ostentaba el 80 % de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80 % de población, el 20 % de ese mismo algo. En concreto, Pareto estudió la propiedad de la tierra en Italia y lo que descubrió fue que el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras, mientras que el restante 20% de los terrenos pertenecía al 80% de la población restante.

De la aplicación de este principio a nuestra efectividad como profesionales del conocimiento se deduce que el 20% de lo que hacemos produce el 80% de los resultados. Podemos entrar a discutir si es una relación 80/20, 70/30 o 90/10 pero, en cualquier caso, está claro que hay un porcentaje comparativamente pequeño de actividades que contribuyen de forma significativamente superior a nuestros resultados.

El trabajo del conocimiento se caracteriza porque no existe proporcionalidad entre carga de trabajo y tiempo disponible, y aunque trabajáramos todos los días hasta altas horas de la madrugada, no haríamos todo lo que pensamos que tenemos que hacer. Además, se da la circunstancia de que un porcentaje minoritario de actividades aportan un porcentaje mayoritario de valor. Por esto, una de las claves para mejorar nuestra efectividad es romper el automatismo de hacer sin pensar y empezar a pensar antes de hacer. Esta es la fórmula que nos ayuda a destilar el 20 % que nos aporta el 80 % y una de las piezas de la metodología OPTIMA3®: eficacia en la toma de decisiones para estar seguros de que estamos haciendo lo que aporta más valor.

«No hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto». Peter Drucker

Para confirmar este principio, decidí hablar con un amigo que trabaja en la industria petroquímica. La coordinación del mantenimiento y la operación de una planta son parte de sus responsabilidades. Le propuse realizar un análisis de las incidencias que detectaban en los procesos y representarlas en un diagrama, el de Pareto.

Diagrama de Pareto

Las conclusiones son evidentes. Para mejorar la eficacia en la toma de decisiones, identificar el 20 % de los procesos que concentran el 80 % de los problemas es la clave. En el caso concreto de mi amigo, la efectividad personal definida como conseguir resultados se traduciría en decisiones encaminadas a mejorar la fiabilidad de los equipos, incrementar la eficiencia de los procesos o para optimizar la disponibilidad de los equipamientos.

«En el trabajo del conocimiento, la aportación de valor de cada cosa que se hace es desigual o, incluso, completamente distinta». José Miguel Bolívar

Si nuestra efectividad personal depende de nuestros resultados, y estos de nuestra eficacia en la toma de decisiones, utilizar el principio del 80 / 20 como criterios de decisión a nivel de acción es una de las claves. Decisiones cómo qué hacer y qué no, qué proyectos acometer y cuáles aplazar, dónde concentrar las inversiones y donde demorar serán las que marquen la diferencia entre un profesional del conocimiento y un profesional del conocimiento efectivo.

«Eficacia es elegir el 20 % del trabajo que aporta el 80 % de los resultados».

En este sentido, hacer muchas cosas sin haber reflexionado previamente, o intentar llevar a cabo varias tareas a la vez, lejos de mejorar nuestra efectividad, la dinamitan. Para conseguir centrarnos en el 20 %, deberemos haber renunciado al 80 % restante y desarrollar hábitos como el de capturar las cosas que nos van llegando evitando trabajar a media que surge, enfriar el pensamiento o pensar definiendo el trabajo antes de hacerlo, serán piezas fundamentales del puzle que conforman nuestro sistema de efectividad personal.

Una de las grandes contribuciones de la efectividad personal para el profesional del conocimiento es hacer sobre trabajo predefinido. Para ello, procesar todos los inputs que recibimos transformándolos en entes con significado propio como basura, ideas o posibilidades, información que nos puede ser útil o compromisos, es la clave para elegir el 20 que aporta el 80.  

Y tú, ¿ya has decidido qué vas hacer para acercarte a tu 20 que genera más valor?

Muchas gracias por pasarte por el blog y hasta la semana que viene.

 

 

 

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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