GTD: ¿Cómo volver a implantar el método?


GTD-Subiendo al tren de la productividad personall

María es una mujer de 32 años. Tiene dos hijas y, como muchas personas, compagina el trabajo en casa, la educación de las niñas y su actividad profesional, secretaria de dirección. Es una persona metódica, le gusta trabajar bien pero, últimamente, se ve abrumada por todas las cosas que le van llegando. Más y más compromisos que no encuentra forma de controlar con efectividad. Hace unos meses, se animó a subirse al tren de GTD. Tras la obligada lectura del último libro de David Allen y unas cuantas horas de estudio en blogs de referencia, puso en marcha su sistema. A las semanas, la habitual caída y con ella, unos meses conviviendo con el trabajo a medida que surge, el estrés y la frustración por ser consciente de que, a pesar de hacer muchas cosas, no avanzaba lo suficiente. Llegado a este punto, decidió contactar conmigo para valorar una estrategia de vuelta.

A la pregunta, ¿en qué te puedo ayudar?, María me contestó: «Veo que me faltan piezas y desconfío. Pienso que algo se me va a «colar». Tengo el sistema montado (incubadora, lista a la espera, calendario, listas de acciones siguientes por contextos…) pero echo en falta algo. Saco las cosas de la cabeza, las aclaro y organizo pero ahora, ¿cómo lo uso?»

Este es un reto al que nos enfrentamos las personas cuando empezamos con la metodología GTD. Veo que el paso de capturar tiene sentido. Percibo que aclarar y organizar tienen sentido pero, cuando llega el momento de usar el sistema, revisando y haciendo, chocamos con nuestras creencias más arraigadas de trabajar a medida que surge y no revisar sistemáticamente nuestras listas. Preferimos seguir como antes, reaccionando ante la llegada de nuevos correos, solicitudes o pensamientos.

¿Qué estrategia seguir?

Empezamos con una revisión de hábitos. María había desarrollado el hábito de capturar. Ella sentía que lo tenía implantado. También el de aclarar aunque la parte de incubar todavía necesitaba mejorar. El de organizar lo entendía bien: agrupar los elementos procesados según su significado. Pero los de revisar y hacer sobre trabajo predefinido, prácticamente no los había trabajado.

Ante esta realidad, marcamos una doble estrategia. Por un lado, identificar acciones concretas para desarrollar los hábitos no implantados o con carencias. Y por otro, definir un plan para eliminar los viejos hábitos que dificultan desarrollar los nuevos.

En este sentido, María definió las siguientes acciones a llevar a cabo durante las próximas semanas:

  1.     Identificó que el hábito de «Aclarar», en alguna ocasión, lo realizaba junto con el hábito de «Capturar». Según le vienen las cosas, piensa y decide, perdiendo la atención de lo que estaba haciendo. El reto al que se enfrenta María es superar el automatismo de realizar los pasos uno y dos a la vez y realizarlos como pasos de manera independiente.
  2.     Para desarrollar el hábito de la «Revisión diaria», utilizar un checklist con las categorías organizativas a revisar sistemáticamente todos los días y algunas de ellas, varias veces al día.
  3.     Al consultar las listas de acciones siguientes, veía la necesidad de «tirar de memoria» para recordar qué tenía que hacer. En otras, las acciones complicadas quedaban en las listas y las fáciles y rápidas, eran las primeras en ser elegidas. Para solucionar esta carencia, María se planteó definir con mayor detalle las acciones siguientes delegadas y las organizadas en los contextos porque realmente no existen acciones complicadas sino acciones mal definidas. Este hábito, a pesar de no estar definido en los libros de David Allen, es una de las piezas de OPTIMA3, la metodología de segunda generación que utilizamos en OPTIMA LAB.
  4.       Para eliminar aquellos hábitos que le dificultan trabajar sobre trabajo predefinido y le estimulan a trabajar a medida que surge, María se propuso:
    •       «Capturar» las nuevas cosas que van llegando prestándoles la mínima atención, y terminar lo que tiene empezado.
    •      «Aclarar» y «Organizar» los correos electrónicos cuatro veces al día, dejando la bandeja de entrada a cero y cerrando el programa el resto del tiempo.

Si te ves en una situación parecida. Si has intentado aplicar la metodología pero has caído. Si no sabes cómo subirte al tren. O si el trabajo a medida que surge ocupa la mayor parte de tu tiempo, te propongo que definas qué pasos concretos vas a llevar a cabo para mejorar la situación. En unas semanas te verás subido al tren de la productividad personal con GTD.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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