Una mañana cualquiera usando GTD


GTD Productividad - Ingeniero Planta Industria O2

Es temprano. Un café con leche y un croissant me reactivan tras el descanso. Durante el desayuno, la revisión del calendario: el cumpleaños de mi primo David, la reunión diaria, otra reunión y, por la tarde, natación con la niña.

A las siete y media llego a la oficina, enciendo el ordenador y consulto el contexto «Oficina, mucha energía y mucho tiempo»: diez acciones siguientes. Dado que ninguna de ellas tiene fecha límite objetiva, elijo hacer la planificación natural del proyecto «Organización interna en el departamento implantada». Reflexión, decisión y enfoque, que es primera hora de la mañana.

En el transcurso, varias cosas recopiladas: ideas para el post que estás leyendo, la llamada de un compañero de logística, el ruido extraño de la puerta del coche…A las nueve de la mañana, contexto «Reunión diaria: on», llega el momento de compartir los temas de mis áreas de responsabilidad: la avería de un equipo, la limpieza de una instalación del proceso y las novedades de un proyecto que lideramos y que tiene implicaciones con otros departamentos. Me gusta la sensación que me aporta disponer de la información necesaria en el momento adecuado.

Después, empieza la salida a la fábrica. «Contexto planta activado» y hago las seis acciones siguientes organizadas en esta lista. De camino a la oficina, me cruzo con Andrés: «me sería útil contar con tu colaboración para preparar la presentación de la semana que viene».Es un tema que me gusta y decido echarle el cable de inmediato. Facilito la planificación natural del proyecto. Cuarenta minutos invertidos y Andrés con el esqueleto para su presentación finalizado.

Consciente de todas las cosas que tengo recopiladas, empiezo a preguntarme si alguna de ellas será una «bomba». Decido hacer un «reset» procesando y organizando. Incertidumbres despejadas. De  momento, no hay urgencias en el camino. Aprovecho para descansar, tomar un café y charlar con un amigo.

De vuelta a la mesa, consulto la lista de acciones siguientes en el contexto «Oficina, poca energía y mucho tiempo». De las cinco que tengo, elijo hacer la que afecta directamente a un tema legal. Es la que mayor prioridad relativa tiene.  De repente, olor a humo: ¿fuego o conato de incendio? Acabo de recibir una llamada de teléfono de un compañero. Es una reclamación de un cliente. El último informe que le enviamos tiene varios defectos que necesita resolver lo antes posible. Decido capturar la llamada: «Reclamación administración informe» y terminar lo que había empezado. Tras veinte minutos y una vez enfriado el pensamiento, vuelvo a la reclamación del cliente. Efectivamente es un incendio, así que me pongo con ello. «Trabajo a medida que surge», estresante e inefectivo, pero no tengo otra opción. Un buen cliente necesita que corrija un error de un informe que le envié.

Son la una del mediodía y, tras apagar el incendio, decido consultar el contexto «Teléfono». Llamo a un compañero, pero no hay suerte. Estará fuera, supongo. Después, hablo con un proveedor y con un amigo. Cuando voy a llamar a un cliente, Germán, un compañero que sabe de mecánica, me pregunta por el ruido de la puerta del coche. Durante el café le he pedido el favor y no puedo decirle que no. Así que, bajamos al parking, revisamos el ruido, toma nota para traer la herramienta adecuada y hora de comer.

Hoy ha sido una mañana cualquiera. Interrupciones, fuegos, conatos de incendio, trabajo por contextos, a medida que surge y definiendo el trabajo. Hace años, situaciones como la reclamación del cliente o la presentación de Andrés me hubieran provocado estrés y frustración. Sensación de no llegar a tiempo. Reacción a cada correo, a cada petición, a cada conato.

Me observo y analizo la mañana. Tranquilidad para gestionar con efectividad fuegos. Flexibilidad para permitirme dedicar unos minutos a echar un cable a un compañero. Control para hacer frente a los imprevistos, capturándolos, enfriando el pensamiento y tomando decisiones de manera consciente. Y lo mejor de todo, tomar conciencia de que aunque nada cambie, si yo cambio, cambia todo.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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2 Respuesta

  • Ramón Herrera en 20 marzo, 2016, 13:35:19

    Hola Jesús,
    Que pongas como ejemplo del uso de los contextos una jornada real lo tomo como un regalo. Aunque solo llevo unos meses con GTD, me has hecho reflexionar sobre mis contextos. Toca revisarlos. 😉
    Si me permites una pregunta, ¿a qué hora abres y recopilas los mensajes del servidor de correo de tu trabajo y en qué contexto lo incluyes?
    Gracias!!

    Responder aRamón
    • Jesús Serrano Ducar en 21 marzo, 2016, 23:08:02

      Buenas Ramón,
      Me alegra que te haya sido útil. La idea al escribirlo era compartir cómo aplico el método en el día a día.
      Respecto a la frecuencia de clarificación y organización del correo, depende del día (viajes, oficina, taller, casa…). Lo habitual son dos o tres veces.
      En cuando a los contextos, depende. El primer filtro que aplico es si requiere acción o no. Si decido que no, las opciones son papelera, archivo o incubadora. Si decido hacer algo, tardo más de dos minutos y no la delego, es una acción para hacer lo antes posible y las categorías posibles en las que organizarla son el calendario (fecha concreta) o los contextos. Para elegir el contexto respondo a la pregunta ¿qué necesito? y considero como posibles respuestas una herramienta (teléfono, ordenador..), un lugar (oficina, casa, recados…) o una persona (María, tu jefe, tu compañero…).
      Gracias por pasarte por el blog Ramón.

      Responder aJesús

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