Correo Electrónico: ¿Arma Reactiva o Herramienta Efectiva?


Correo Electrónico - Tablet, botella y playaEl correo electrónico, a pesar de ser una buena herramienta de comunicación (si se utiliza bien), se está convirtiendo en una arma estresante en el día a día de muchos profesionales con los que hablo sobre efectividad personal.

Es habitual encontrarme con personas que utilizan la bandeja de entrada como lista de tareas o recordatorios del trabajo que tienen que hacer. También hay algún caso en los que la bandeja contiene cientos de emails, como si de un archivo se tratara.

Otra práctica curiosa, es «entrar al correo a picotear» los emails fáciles, los rápidos o los evidentes dejando los complicadas para después. Casualmente, un después que llega cuando no queda más remedio. Estos correos, suelen ser los que se leen y releen. Después la primera vez, lo marcas como no leído y te dices, «para que no se cuele». La segunda, casi seguro haces lo mismo y ya a la tercera, es cuando decides hacer algo.

También existe otro tipo de personas que reconocen ser adictas al email. Con la llegada de los smartphones, necesitan consultar la bandeja de entrada cada poco tiempo: al levantarse, desayunando, de camino al trabajo…y también, justo antes de acostarse. Ese email de un cliente que estoy esperando. Mi jefe que suele enviar correos por las noches. Mi compañero que me debe un informe y me ha dicho que me lo enviaba hoy sin falta…En fin, creen que algo indeseable va a suceder si no miran el correo con excesiva frecuencia.

Fruto de estas prácticas, demasiados profesionales ven el correo como la herramienta que se les come el tiempo. Se sienten abrumados por no poder hacer frente a todos los emails que reciben. El estrés se apodera cuando en el teléfono, ven crecer el número de correos sin leer. Y es que, con praxis como estas, no me extraña. Lo raro sería verlo como una herramienta amiga que nos facilita la vida y nos ayuda a comunicarnos.

La buena noticia es que son nuestros hábitos los que pueden convertir el correo electrónico en un infierno o en todo lo contrario. Está en nuestras manos pasarnos la vida en la bandeja de entrada respondiendo emails de menara reactiva o transformar los correos que nos llegan pensando y decidiendo sobre ellos.

Metodologías como GTD®, el nuevo estándar de productividad personal y OPTIMA3®, efectividad personal de vanguardia, proponen un conjunto de hábitos alternativos. En lugar de vivir en nuestro cliente de correo (Outlook, Lotus, Gmail o el programa que utilices), lo que plantean es entrar al correo para procesarlo, nada de «picar entre horas». Procesar hasta vaciar la bandeja de entrada pensando qué significa cada correo, cómo nos afecta y decidiendo si vamos a hacer algo o no.

Frente a una actitud reactiva, según van entrando correos voy respondiendo, un enfoque proactivo. Mi amigo y colega Antonio José Masiá dice que procesar nos permite enfriar el pensamiento evitando la acción sin reflexión, rompiendo el automatismo de: «me llega y lo hago».

«Locura es hacer la misma cosa esperando obtener diferentes resultados». Albert Einstein

Si lo que quieres es convertir el correo electrónico en una herramienta efectiva y dejar de verlo como un arma reactiva, plantéate hábitos alternativos. Antes de reaccionar a cada nuevo correo, pensar y decidir y como consecuencia, enfriar.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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