Mis primeros pasos para implantar GTD


Primeros pasos

Fue en el año 2012. Lo tenía claro: quería formarme como coach con un programa acreditado por ICF. En paralelo, la llegada de mi nena Valeria, mi actividad profesional y algunos hobbies como la práctica regular de deporte. No quería renunciar a nada pero los niveles de estrés empezaron a inundar mi vida. Algo tenía que hacer. Frente a mí, un motivo de peso para implantar un sistema de productividad personal: “Compaginar mi vida familiar con mi trabajo y mi formación como coach disfrutando del camino y reduciendo los niveles de estrés”.

Libros, blogs, confusión… ¿Por dónde empezar?

No sabía por dónde empezar. Lo hice con «Haz que funcione» pero la confusión me inundó: «¡Cómo narices monto mi incubadora!». Seguí por «GTD para dummies», de mi amigo Jerónimo Sánchez. Siento que fue mi bautismo en el mundo de la productividad personal. Después, seguí con Optima Infinito, el blog de otro de mis maestros y amigo, José Miguel Bolívar. Lecturas que me sirvieron de palanca: claridad, coherencia y ejemplos. Es lo que necesitaba así que, manos a la obra y a trabajar.

La columna vertebral de mi sistema: procedimientos de trabajo

Acostumbrado a trabajar con sistemas de gestión de medio ambiente y calidad, decidí montarme un sistema para gestionar mi productividad personal. Una estructura de procedimientos de trabajo en donde definir «qué tenía que hacer» y «cómo implementarlo». Preguntas del tipo: «¿Qué es recopilar?, ¿Cómo integrar el hábito de recopilar en mí día a día? ¿Qué herramientas utilizar para recopilar? ¿Cuáles iban a ser mis bandejas de entrada?» me sirvieron de inspiración.

Lejos de ser un trabajo inmediato, la implementación se prolongó durante varios meses y culminó con la puesta en marcha de mi blog y este post que en su día me sirvió para ordenar todas las ideas e información generada: «Conceptos básicos sobre mi sistema GTD». Al volver a leerlo, veo que le he dado la vuelta al sistema y muchos de los «cómo» definidos en su día no se parecen en nada a los de hoy pero la esencia se mantiene inalterada: pensar en los principios productivos de la metodología, identificar los «qué» y después, definir los «cómo». Y una de mis claves para desarrollar con éxito todos los hábitos: tener el procedimiento a mano hasta interiorizarlo.

Primer aprendizaje: la vida es única e indivisible

Uno de los primeros errores que cometí fue dividir mi sistema en dos mitades: la personal y la profesional: «¿Cómo iba a integrar en mi sistema de productividad del trabajo aspectos de mi vida personal?» Y al contrario: «El fin de semana quiero desconectar y prefiero no mezclar mi vida personal y profesional».

Creencia que por suerte desmonté con facilidad integrando toda mi vida en un solo sistema: ¿Acaso tenía dos vidas separadas e independientes? No tenía sentido y este es uno de los mayores aprendizajes que llevo en la mochila: «La vida es única e indivisible y aceptarlo me ha permitido disfrutar de mi familia cuando estoy trabajando y de mi trabajo cuando estoy en casa».

Perspectiva: una pieza fundamental para mi desarrollo personal

Fruto del inconformismo, de mi necesidad por encontrar el sentido y el equilibrio que anhelaba, decidí contratar a Paz Garde, coach de ICF y hoy, amiga y compañera en OPTIMA LAB. Gracias a nuestro trabajo, experimenté la potencia que tiene la frase de mi propósito de vida al utilizarlo para tomar decisiones, al levantarme con él los días que las fuerzas no acompañan o al recordarlo ante una inminente salida de mi zona de confort…

Aprendizaje basado en la experiencia

En el camino: caídas del vagón que se transforman en valiosos aprendizajes. La revisión semanal, uno de mis talones de Aquiles que, gracias a la constancia, he conseguido superar. Ajustes y mejoras extraídas de la experiencia de mis colegas artesanos de OPTIMA LAB han evolucionado mi sistema para transformarlo en una pieza clave para mejorar mi efectividad personal.

Si quieres conocer cómo lo tengo montado, en este post resumen de la serie «Mi sistema GTD en Excel» tienes enlaces a todos los episodios. Encontrarás ejemplos, casos reales, vínculos a documentos de trabajo y la herramienta Excel en donde tengo montado el sistema.

Y ahora, ¿por dónde seguir?

Si te estás planteando montar tu sistema de efectividad personal o lo has intentado pero te has caído del vagón, te propongo un plan.

  •  Primero, encuentra un motivo de peso para emprender el camino: será la brújula que te guíe en los momentos difíciles y el empujón necesario para volver a subirte cuando sufras una caída del vagón.
  •  Segundo, plantéate hacerlo de manera autodidacta o buscar ayuda. Si eliges la primera opción ya sabes: leer, estudiar, equivocarse, investigar, aprender, preguntar, comentar…Un camino que te puede llevar varios años hasta conseguir dominar el método de manera integral. Si eliges la segunda opción, el camino será más corto, evitarás errores en los que ya hemos caído otros. Los resultados llegarán antes…
  •  Pero en cualquier caso, define tu primer paso y empieza a caminar: solicita formación en tu empresa para organizar un taller, plantéate la formación auto-didacta o, ambas respuestas son correctas. Lee, identifica un hábito y desarróllalo. Define tus bandejas de entrada, utiliza la lista a la espera o monta tu incubadora…

Como dijo Antonio Machado: «Caminante no hay camino, se hace camino al andar».

Muchas gracias y hasta la semana que viene.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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2 Respuesta

  • Javier @LeoRabbitAg en 1 febrero, 2016, 10:24:53

    Hola Jesús,
    personalmente he probado todos los métodos de productividad (o eso me lo parece a mi) y un montón de herramientas, y al final (después de muchos años…) he llegado a la conclusión de que lo único que funciona es un sistema totalmente personalizado.

    GTD y otros parecidos generan ciertos problemas en la práctica. Empezando porque acabas teniendo una listas de cosas pendientes que parece un libro, alguna de las cuales siempre permanece allí “para algún día” pero que cada vez que la ves te genera malestar y estrés, lo que acaba derivando en que dejes de mirar “la lista” y finalmente abandonando el método.

    En mi experiencia personal el déficit de productividad no es más que una falta directa de lo indisciplinados que somos en general los humanos (para casi todo lo que requiere esfuerzo continuo: cambios de alimentación, ejercicio regular, estudio…). Hay algunos que tienen más trabajado este asunto y otros que lo tienen menos, pero implantar nuevos hábitos y evitar que se sustituyan por otros posteriormente es una tarea bastante más titánica de lo que parece a primera vista.

    Saludos

    Responder aJavier
    • Jesús Serrano Ducar en 3 febrero, 2016, 17:02:54

      Hola Javier,

      Estoy de acuerdo en que cambiar cuesta y más cuando llevamos años con hábitos arraigados que en su día podrían tener sentido pero que a día de hoy, viviendo el nuevo paradigma de la información, las comunicaciones y el conocimiento, han dejado de tenerlo.

      Si a lo que te refieres con un «sistema totalmente personalizado» es que respetas los principios productivos pero adaptas los «cómo» a tu realidad, estoy de acuerdo. Conozco a muchas personas que utilizan sistemas de efectividad personal como OPTIMA 3 o GTD y ninguna lo tiene montado exactamente igual a nivel de «cómos».

      Por otro lado, si a lo que te refieres con un «sistema totalmente personalizado» es a quedarte con algunas partes, generalmente las que más esfuerzo nos cuesta implementar, y descartar las otras, discrepo rotundamente. Un sistema de efectividad personal está formando por un conjunto de hábitos que desarrollados en su conjunto genera sinergias y el todo es superior a la suma de las partes. Si decides quedarte con unos pocos hábitos, mejoraras tus resultados pero con seguridad te estarás quedando lejos de lo que los mejorarías si lo implementaras en su conjunto.
      En el caso concreto de la incubadora, José Miguel Bolívar, en su libro «Productividad Persona. Aprende a librarte del estrés con GTD» le pone solución dividiéndola en varias listas, una de ellas la lista «Estas semana no». Te invito a que lo leas y la pongas en práctica, observarás un antes y un después.
      Saludos,

      Responder aJesús

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