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Ejemplo de cómo preparar una reunión aplicando GTD


En más de una ocasión me he visto en reuniones sin un propósito claro, sin saber cuál era mi papel y pensando que mi ausencia hubiera sido irrelevante. Otras veces he sido convocado a reuniones sin saber cuál era el resultado y las hemos terminado hablando sobre temas que nada tenían que ver con el objeto de la misma.

Con el fin de dejar de ser víctima y pasar a formar parte activa del cambio, desde hace algún tiempo estoy aplicando el procedimiento de Planificación Natural de Proyectos de GTD® para mejorar la efectividad de las reuniones que gestiono. En este post, comparto contigo cómo lo hago.

Primer paso: ¿Qué resultado quiero conseguir con la reunión?

Aunque parezca obvio, la experiencia me confirma que no lo es tanto. Plantearte desde el minuto cero qué quieres conseguir y definirlo en el asunto de la convocatoria permitirá que las personas convocadas enfoquen su papel, le vean valor y se alejen del pensamiento: «Uf, otra reunión más».

Por ejemplo, si te reúnes con las personas que trabajan contigo en el departamento para decidir la adjudicación de un contrato, puede ser útil indicar en el asunto de la convocatoria: «Adjudicación del contrato [X] decidida» o si te reúnes con varias personas de otros departamentos para informarles de los conclusiones de un proyecto, puede ser útil indicar en el asunto de la convocatoria «Conclusiones del proyecto [X] presentadas y aclaradas».

Segundo paso: ¿Para qué quiero conseguir este resultado?

Una vez reflexionado en el «qué», el «para qué» suele  surgir de forma espontánea. Y si no, a pensar y a escribir unos minutos para identificar el sentido de organizar la reunión.

Puede que sea una reunión informativa, de coordinación, para tomar una decisión o enfocar la solución a un problema. Sea cual sea el propósito, trabajar el «para qué» te ayudará tanto a ti como a las personas convocadas a ver con mayor claridad el valor que aportará la reunión.

Si es una reunión informativa, puede que el propósito sea compartir una nueva sistemática operativa para que todas las personas conozcan el detalle de la misma. Por otro lado, si es una reunión para la definición de un nuevo proyecto, puede que lo que pretendas sea compartirlo con las personas que vayan a colaborar abriendo una lluvia de ideas.

Sea cual sea el propósito, es necesario identificarlo, comunicarlo y tenerlo presente durante la organización y celebración de la misma.

Tercer paso: ¿En qué consiste el resultado: lugar, tiempo, personas, escucho, veo, siento…?

Definir con nitidez detalles como el tiempo disponible, las personas que serán invitadas, el lugar en el que la vas a celebrar, si es presencial o por video-conferencia, te permitirá anticiparte a los imprevistos, reflexionar sobre el formato, los asistentes, la duración…

Si además, visualizas el transcurso de la reunión, cómo la vas a introducir, cómo vas a ir avanzando sobre los diversos temas que tenéis en el tintero, el cierre y la manera de gestionar los debates que se alejen del propósito, estarás llevando la Planificación Natural del Proyectos de GTD a su máximo exponente.

Cuarto paso: ¿Qué opciones tengo para conseguir el resultado?

Llega el momento de plasmar tus ideas sobre el papel sin restricciones, sin juzgarlas ni valorarlas. De abrir la mente y definir todas las opciones que se te planteen. Desde la reserva de la sala hasta el material a entregar a los participantes. Desde el «coffe-breack» hasta la definición de una lista abierta de temas a tratar.

Quinto paso: ¿Cuáles son los pasos concretos? ¿En qué secuencia?

En este paso, el objetivo es conectar ideas, descartar opciones, identificar secuencias y definir qué hitos son relevantes para conseguir el resultado.

Sexto paso: ¿Qué puedo hacer ya?

Y por último, el hecho de traducir hitos en acciones físicas que ya se puedan completar te alejará del hacer por hacer y te acercará al hacer con sentido.


En este enlace comparto un ejemplo de cómo he aplicado GTD y el método de Planificación Natural de Proyectos para gestionar mí próxima reunión. Y en este otro una plantilla por si quieres utilizarla como referencia.

Puede que pienses que es un proceso complejo, largo y laborioso, te invito a organizar tu próxima reunión aplicando estos seis pasos con el cronómetro en la mano. Aplicar el método en el ejemplo anterior ha supuesto la inversión de ocho minutos. Como diría Antonio José Masiá, compañero y amigo de OPTIMA LAB: «La lentitud te de precisión y la precisión te de rapidez».

Si tienes que organizar una reunión, concédete unos minutos y antes de enviar una convocatoria amorfa, sin sentido y con escaso contenido, prueba la Planificación Natural de Proyectos. El sabor que dejarás en los invitados dirá mucho de ti.

¿Te animas a subirte al vagón de las reuniones efectivas? Eficaces en la consecución de resultados y eficientes en la inversión de recursos.

Muchas gracias por pasarte por el blog y por tus  comentarios. Todo sea para mejorar la efectividad de tu próxima reunión.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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2 Respuesta

  • David Sánchez en 16 diciembre, 2015, 08:32:34

    Hola Jesús,

    qué voy a decir de lo que planteas…Todo un acierto. Mucha gente piensa que pensar antes de ponerse hacer a lo loco es perder el tiempo, pero no hay nada más efectivo. Interiorizar el planteamiento que propones en la preparación de las reuniones ayudaría mucho a mejorar la utilidad de las reuniones… y a eliminar muchas, porque muchas no tienen respuesta a esa pregunta sobre el resultado que se desea obtener 😉

    Responder aDavid
    • Jesús Serrano Ducar en 16 diciembre, 2015, 15:19:08

      Hola David,
      Gracias por tu comentario. Como bien comentas, demasiadas reuniones que se convocan se podrían omitir, otras se podrían replantear y algunas otras, las que realmente sean necesarias, celebrar con efectividad pasando del hacer por hacer al hacer con sentido.
      Un abrazo y nos vemos 😉

      Responder aJesús

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