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Ejemplo de cómo preparar una presentación aplicando GTD


Hace unas semanas me propusieron preparar una presentación  para las Jornadas Lean que cada seis meses organizamos en la empresa. El objeto de mi participación era exponer los resultados del proyecto que he coordinado y que estaba relacionado con la  mejora de la efectividad en los procesos de cálculo y reporte de los KPI del departamento en el que trabajo.

No lo veía, me costaba enfocar la exposición pero bastaron dos horas de conducción (por autopista sin tráfico, por supuesto), y aplicar el método de Planificación Natural de Proyectos, para identificar con claridad el resultado, el propósito, la visión y posibles ideas para madurar.

Preguntas, respuestas y notas de audio capturadas en mi bandeja de entrada del correo electrónico gracias al servicio que ofrece Memmori. Si no la conoces, la utilizo con frecuencia para capturar mientras conduzco.

A través de los seis pasos del método de Planificación Natural de Proyectos de GTD comparto contigo las preguntas me fueron útiles y cómo aterricé las respuestas con concreción y precisión.

Primer paso: definir el resultado

¿Qué quiero conseguir?

Clave

Expresarlo como algo concreto ya conseguido.

Presentación divertida y amena expuesta el día 23/10//2015.

 

Segundo paso: definir el propósito

¿Para qué quiero conseguir este resultado?

Clave

Entender el sentido del proyecto, cómo conecta contigo, cuáles son tus motivaciones para hacerlo.

Para poner de manifiesto la realidad de cómo solemos decidir las personas a través del ejemplo del proyecto Lean que he coordinado

 

Tercer paso: definir la visión

¿En qué consiste el resultado? (lugar, tiempo, personas….)

¿Qué oigo? ¿Qué veo? ¿Qué siento? ¿Qué dicen de mí?

¿Cómo sabré que he conseguido el resultado?

Clave

Recréate, invierte tiempo en visualizar lo que quieres. De lo contrario, ¿cómo sabrás que lo has conseguido?

He creado un documento PowerPoint con imágenes a tamaño completo, gráficos y poco texto. Máximo ocho palabras por diapositiva.

Cada diapositiva está asociada a un mensaje.

Transmito el mensaje través de la historia real del proyecto.

Expongo los mensajes y los argumento con ejemplos del día a día.

Disfruto de la exposición. Siento que las personas que me escuchan disfrutan. Veo caras de atención y escucho risas.

 

Cuarto paso: lluvia de ideas

¿Qué posibles formas tenemos de conseguir el resultado?

Clave

Intenta evitar el automatismo de hacer sin pensar para ampliar tu espectro y ver las distintas formas de llegar al resultado.

Me gusta pensar de pie y trabajar sobre una pizarra en donde escribí todas las opciones que me vinieron a la mente, sin restricciones.

Compartí el proyecto con María, mi compañera en el viaje de la vida, y me ofreció nuevas perspectivas enfocando la exposición desde distintos ángulos.

 

Quinto paso: organizar las ideas

¿Cuáles son los pasos concretos? ¿En qué secuencia?

¿De entre todas las opciones posibles, cuáles descartamos y con cuáles nos quedamos?

Sobre la pizarra y empleando diferentes colores conecté ideas, identifiqué secuencias, descarté opciones e identifiqué los hitos relevantes para conseguir el resultado.

 

Sexto paso: definir las próximas acciones

¿Qué es lo siguiente que ya puedo hacer para conseguir el resultado?

¿Cómo lo definiría con detalle?

Clave

Elegir solo las acciones que ya puedes empezar.

Para empezar el proyecto me resultó muy potente  identificar las acciones que ya puedo completar y organizarlas en mi sistema.

A partir de aquí, con revisar el proyecto y enfocarme en el resultado alcancé velocidad de crucero.

 

En este enlace te dejo una plantilla. La puedes descargar y utilizar para aplicar GTD y el método de Planificación Natural en aquellos proyectos que:

  • .. te cuesta poner en marcha, no ves claro por dónde empezar.
  • …sientas que se te ha estancado, no avanza.
  • …veas durante las revisiones semanales que no está claro el resultado ni el para qué del proyecto.

Como resultado del proyecto: satisfacción. Me apoyé en un PowerPoint con imágenes que conectaban con el mensaje. Hilvané el discurso a través de la historia real y en los momentos clave de la exposición, vi caras de atención, escuché risas. Tras la presentación, algunas personas me felicitaron y mis sensaciones eran evidentes: había logrado el resultado, «Presentación divertida y amena expuesta el día 23/10//2015» y la idea central que quise transmitir había calado: «Poner de manifiesto la realidad de cómo solemos decidir las personas a través del ejemplo del proyecto Lean que he coordinado».

Muchas gracias por pasaros por el blog y que tengas buen día.

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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2 Respuesta

  • Andrés en 30 noviembre, 2015, 12:20:58

    Hola Jesús.
    Tuve la suerte de asistir a dicha presentación y es una autentica gozada descubrir que una presentación con un fondo aburrido y que lo normal es que pase desapercibida, consiga llamar la atención y a través de cuatro imágenes y mucha imaginación. Seguro que la clave es, como tú dices, enfoque para llegar al quid de la cuestión y «romper» la presentación tradicional para atraer la atención del oyente.
    Mi mas sincera enhorabuena.

    Responder aAndrés
    • Jesús Serrano Ducar en 30 noviembre, 2015, 18:45:03

      Muchas gracias por tus palabras Andrés, me alegra que te gustara 😉
      El método de Planificación Natural de Proyectos ayuda a dejar volar la imaginación haciéndote las preguntas adecuadas. Como sabes, el hacer está sobre-valorado y no hay nada como una buena dosis de reflexión antes de emprender la marcha, sobre todo cuando el resultado no es evidente y el «para qué» no está del todo claro.
      Un abrazo.

      Responder aJesús

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