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Vayamos por pasos: primero definir y luego resolver


Rompiendo el automatismo de resolver los asuntos antes de definirlos

¿Qué haces cuando sales de una reunión con unas cuantas notas, cuando un compañero o tu jefe te llaman para pedirte algo o cuando te viene a la mente una idea para resolver un problema?

Cuando hago esta pregunta las personas suelen responder que hacerlas considerando que las cosas que van recibiendo a lo largo del día significan más trabajo para hacer.

¿Y qué impacto tiene en tu vida considerar que la mayoría de los «inputs» que recibes los consideres más trabajo para hacer?

En algunos casos, vivir con la sensación de que no llegar a tiempo. En otros, sentirte estresado por la hiperactividad con la que afrontas cada jornada. Otras veces frustración por ver que muchas de las cosas que tenías para hacer se han quedado en el tintero.

Nos guste o no, la realidad a la que nos enfrentamos cada día es que tenemos más cosas para hacer que tiempo disponible y aunque pretendiéramos vivir en la oficina, casi con toda seguridad, habría parte de las cosas que quedarían sin hacerse.

Por eso, para mejorar nuestra efectividad, la clave no es intentar hacer muchas cosas sino decidir con eficacia qué dejamos sin hacer para centrarnos en lo que sí tiene sentido hacer. José Miguel Bolívar dice que «Una de las claves para mejorar nuestra efectividad es posteriorizar», término que comparto al cien por cien.

Una nueva competencia: «posteriorizar con eficacia»

Vivimos con el piloto automático puesto en marcha y en muchas ocasiones, cuando nos llega una cosa, automáticamente decidimos que es más trabajo.

Las metodologías de efectividad personal como GTD y OPTIMA 3 ponen el foco en romper este automatismo dividiendo el proceso en dos pasos: el primero es definir y el segundo resolver.

Cuando definimos nuestro trabajo, pensamos y decidimos si lo que hemos recibimos implica más trabajo para hacer de inmediato, lo antes posible o pueden esperar. Utilizando un refrán popular, al definir nuestro trabajo estamos separando el grano de la paja. Estamos pensando para «posteriorizar» aquellas cosas que podrían no hacerse o dejarse sin hacerse hasta pasados unos días y estamos decidiendo con qué otras cosas nos comprometemos.

Por otro lado, cuando resolvemos nos enfocamos solamente en hacer el trabajo que hemos definido.

Te estoy viendo la cara y me está diciendo: «Ya, escribir esto es fácil pero aplicarlo, ¿cómo lo hago?»

Para responderte, traigo a colación varios post que he escrito describiendo estos «Cómo» que echas en falta:

Adaptarse y convivir o seguir anclados

Seamos serios y aceptemos que estamos viviendo en el siglo XXI. Tenemos más trabajo para hacer que tiempo disponible y por lo tanto, hay cosas que dejamos sin hacer. La clave, desarrollar nuevas competencias para «posteriorizar» con eficacia parte de los «inputs» que recibimos.

De ti depende cambiar o seguir de la misma forma. La realidad es la que es y tienes dos opciones. Una es adaptarte y convivir y la otra es seguir anclado en la penumbra del «No tengo tiempo para nada. Es que no me da la vida».

Muchas gracias por pasarte por el blog y encantado de debatir juntos.

 

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

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