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Lo confieso: yo también fui víctima


Son las nueve de la noche, reviso mi lista de tareas y «click», elijo las dos tareas más importantes. Mañana cuando las haga, me acercaré a mis objetivos. Después de la revisión de cierre del día, la cena, acostar a la peque y el momento relax antes de ir a descansar.

Pero a las dos de la madrugada recibimos una visita inesperada. Mi nena con treinta y nueve grados de fiebre no puede dormir. Una noche complicada. Turnos para dormir e insuficientes horas de sueño.

A las siete de la mañana me levanto algo raro: sueño, sensación de cansancio, síntomas de que algo no va bien. Cuando empiezo a trabajar confirmo mis sensaciones y frente a mí, las dos tareas más importantes del día. Empiezo pero no fluyo, algo me pasa, no me puedo concentrar. Paso a la siguiente tarea y más de lo mismo. Me falta la frescura mental que me acompaña la mayoría de los días. Me empeño pero algo está fallando y entre tanto, una dosis de diálogo interior: «Para acercarte a tus objetivos tienes que hacer lo que ayer planificaste que ibas a hacer, tus dos tareas más importantes del día».

¿Alguna vez te has visto en esta situación?

En el año dos mil ocho, tras asistir a un curso de gestión del tiempo, nos recomendaron segregar la lista única de tareas empleado la matriz de Eisenhower: cuatro listas clasificadas según criterios de importancia y urgencia.

Como complemento, lo que hacía cada día antes de marchar a casa era revisar la lista etiquetada como «Categoría uno: máxima importancia y máxima urgencia» y seleccionar las dos tareas más importantes para el día siguiente. De esta manera, las dejaba planificadas y el día ya estaba encarrilado.

Pero: ¿cuáles eran los resultados de la mayoría de los días? Que recibía tareas todavía más urgentes e importantes que las supuestamente más importantes del día: mi jefe me recordaba que le debía un informe, un cliente me pedía una oferta urgente, otro proveedor con problemas para facturar sus servicios ejecutados hace veinte días…Además, varias reuniones, llamadas de teléfono, compañeros con temas para resolver conjuntamente…En resumen, el día a día se me comía, las tareas más importantes quedaban sin hacerse y la sensación de llegar a casa sin parar pero sin haber avanzado lo suficiente era habitual.

Efectividad personal como alternativa a las tareas más importantes

Esta semana me he visto con el nivel de energía por los suelos. Falta de sueño. La peque con amigdalitis. Yo también he sido víctima. Varias noches casi en vela y durante el día, ninguna próxima acción de nivel de energía alto a la que enfrentarme. ¿Qué sentido tenía?

A diferencia de los enfoques clásicos de gestión del tiempo o de planificación de tareas, que ponen el foco en lo que te gustaría hacer y lo que desearías presuponiendo demasiadas casuísticas, GTD y OPTIMA 3 ponen el foco en la realidad adaptándose a ella con flexibilidad, coherencia y rigor.

Flexibilidad porque no presupones sino analizas las circunstancias en las que te encuentras y eliges hacer lo que realmente tiene sentido hacer. Si estás a tope de energía y además tienes el ordenador delante, a por las acciones siguientes de ese contexto y nivel de energía alto. Si apenas has dormido, tu capacidad de concentración es limitada y estás frente al ordenador, a por las acciones siguientes de ese contexto y nivel bajo de energía.

Coherencia porque todas tus próximas acciones organizadas en tus contextos o el calendario son tus compromisos y comprometerse con coherencia es cumplir con tu palabra, te acerques más o menos a tus objetivos, sean más urgentes o menos importantes, da lo mismo.

Y rigor porque: ¿qué calidad de trabajo vas a ofrecer si intentas hacer una próxima acción que te exige frescura mental con tus niveles de energía por los suelos? Se me ocurren tres respuestas: 1. Gastas el doble de tiempo del que invertirías cuando estás fresco. 2 La calidad del trabajo se aleja demasiado de la que debería. 3. Ambas respuestas son correctas.


La realidad de cada persona es un mundo y cada uno es muy libre de elegir qué métodos y  herramientas mejor le funcionan, faltaría más, pero lo que no tiene discusión es que si se utiliza con rigor GTD u OPTIMA 3, las tareas más importantes son exceso y sobran y los criterios de importancia y urgencia están de más y por lo tanto, también sobran.

Si quieres mejorar tu efectividad personal entendida como conseguir resultados que te satisfacen y conectan contigo, mi experiencia ya la sabes: fuera excesos como los que te comentaba y máximo rigor en el uso de los métodos.  Las consecuencias: eficacia óptima en la toma de decisiones y eficiencia superior durante la ejecución.

Muchas gracias por pasarte por el blog y encantado de recibir tus comentarios.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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4 Respuesta

  • José Miguel Bolívar en 8 Noviembre, 2015, 10:18:29

    Me ha encantado el post, Jesús. No hay como los ejemplos reales para evidenciar la obsolescencia de metodologías trasnochadas como la matriz de Eisenhower. Cuando el futuro era estable y predecible, planificar daba control y te ayudaba a ser eficaz y eficiente. Pero ahora que el futuro es inestable e impredecible, planificar solo sirve para estresarte y perder el tiempo.
    Un fuerte abrazo!

    Responder aJosé
    • Jesús Serrano Ducar en 10 Noviembre, 2015, 07:48:12

      Gracias por tu comentario José Miguel, me salió de dentro.
      Tras una semana complicada y a nosotros que nos gusta darle vueltas a la cabeza 😉 me plantee contar la experiencia de cómo viví esta semana y cómo la hubiera vivido hace años cuando utilicé metodologías “viejunas” como las TMI y la matriz de Eisenhower.
      Un fuerte abrazo !!

      Responder aJesús
  • Angel en 10 Febrero, 2016, 14:40:57

    Jesus, grandisimo post, y para mi que me encuentro en un momento de mi formacion GTD optimo con un monton de ideas que aplicar y mas recien salido de una caida de vagon importantisima….pero creo que en la constancia y en la paciencia esta el exito. Sobre todo en no agobiarte, muchisimas gracias por la informacion de corazon.

    Responder aAngel
    • Jesús Serrano Ducar en 15 Febrero, 2016, 12:54:56

      Muchas gracias Ángel y ánimo con esa subida al vagón, seguro que ya estás de nuevo «sentadito en tu sistema».
      Como bien comentas, con constancia y rigor los resultados están garantizados.
      Un abrazo y a seguir bien.

      Responder aJesús

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