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Mi sistema GTD: perspectiva, objetivos y metas


Siguiendo con la parte de perspectiva de método y un una vez trabajados los niveles de acciones, proyectos y áreas de enfoque o responsabilidad, le llega la hora a los objetivos y las metas.

Si en los niveles anteriores nos centrábamos en el día a día (acciones) y las semanas (proyectos), en este post de la serie nos vamos a enfocar en los objetivos y las metas, un nivel superior que puede ir desde unos pocos meses hasta uno o dos años vista.

Un poco de teoría…

El concepto «objetivo»

Los objetivos son los resultados que te gustaría alcanzar en un plazo de uno o dos años. Suelen definir los deseos, las necesidades y los hitos más significativos en el camino de las personas hacia sus visiones o sueños.

Algunos objetivos los completarás en 6 meses y otros puede que te lleven 24 por lo que el tiempo es algo orientativo que te ayudará a enfocar tu atención, a tomar las decisiones para ir acercándote y a definir tus plazos de revisión.

¿Cómo definir un objetivo de formar «Smart»?

Aunque este procedimiento no aparezca en los libros de David Allen, lo aprendí durante mi formación como coach y es realmente potente por lo que me ha parecido interesante compartirlo contigo.

Una vez tienes identificado el resultado que quieres conseguir en uno o dos años vista, para convertirlo en un objetivo útil y motivador, es buena práctica definirlo de manera «SMART», las iniciales en inglés de Specific o específico, Measusable o medible, Achievable o alclanzable, Realistic o realista y Time-bond o acotado en el tiempo.

S Específico El objetivo que has definido:¿Es algo concreto que se puede dar por hecho y resuelto?¿Qué tiene que suceder para dar por completado el objetivo?
M Medible El objetivo que has definido:¿Se puede medir cualitativa (si o no) o cuantitativamente (20 % cumplido, 90 % cumplido)?
A Alcanzable El objetivo que has definido: ¿Hasta qué punto depende exclusivamente de tu quehacer o hay terceras partes que pueden comprometer la consecución del mismo?
R Realista El objetivo que has definido: ¿Es realista y tiene en cuenta factores externos que te pueden condicionar la consecución del mismo?
T Definido temporalmente El objetivo que has definido: ¿Está acotado en el tiempo?

Te invito a que una vez definido un objetivo, lo vayas matizando respondiendo a las preguntas anteriores.

¿Cómo lo tengo montado?

Mi lista de objetivos en Excel

Como no podía ser de otra manera, utilizo una lista de proyectos montada en un Excel. Es una tabla en la que vinculo áreas de responsabilidad, objetivos y un apartado para notas o comentarios que realizo durante las revisiones.

Te dejo la plantilla por si te sirve de inspiración para documentar tus propios objetivos.

¿Cuándo y cómo los reviso?

La frecuencia de revisión es mensual y la hago en una extensión de la revisión semanal, tras la lista de proyectos y antes de revisar la incubadora.

De esta manera tengo información fresca de qué proyectos tengo activos y cómo van avanzando. Después, a la hora de extraer ideas, opciones o posibilidades de la incubadora, conecto con más agilidad situación real (proyectos) con situación deseada (objetivos).

Ejemplo práctico de cómo definir un objetivo de manera «Smart»

Tras analizar mis áreas de responsabilidad me estoy planteando a dos años vista mejorar mi nivel de satisfacción de las áreas Ocio / Diversión y Salud.

Concretamente, me gustaría empezar a correr para poder disfrutar de una media maratón a lo largo del año 2016.

Ante esta situación, un objetivo vagamente definido sería: «Correr una media maratón» pero, ¿Hasta qué punto responde a las preguntas del modelo «SMART» que proponía anteriormente?

La verdad es que ni es específico, se podría medir con un si o un no pero…Alcanzable, podría serlo. Por otro lado, tampoco está limitado en el tiempo.

Como diría mi amigo y colega artesano Antonio José Masiá: «Jesús, este objetivo, para que sea útil y motivador, lo tienes que smartizar».

Tras darle una vuelta, pensar en las preguntas del modelo y reflexionar, la nueva definición del objetivo que me planteo es la siguiente:

«Correr la media maratón de Londres el 27 de abril de 2016 haciendo una marca de 1 h y 45 minutos»

Este objetivo es específico y medible, sabré sin duda si lo he conseguido. Es alcanzable y realista porque todavía tengo 7 meses para entrenar y está acotado en el tiempo.

¿Qué te invita más a entrenar? ¿Plantearte «Correr una media maratón en 2016» o «Correr la media maratón de Londres el 27 de abril de 2016 haciendo una marca de 1 h y 45 minutos»?

¿Te animas a montártelo?

Preguntas del tipo «¿Qué quiero conseguir el año que viene en éste área de mi vida o de mi empresa?», «¿Qué pasos tengo que dar para acercarme a mis visiones o resultados que quiero conseguir a largo plazo?» pueden ser suficientes para generar ideas y materializarlas en objetivos concretos, que te motiven y logres dar por cerrados.

Otro enfoque para definir tus objetivos puede ser basarte en el ejercicio de la rueda de la vida que te proponía en el post anterior. Trabajar sobre tus áreas de responsabilidad definido cómo te sientes y cómo te gustaría sentirte puede ser inspirador para definir objetivos que te acerquen al lugar al que quieres ir.

Varias lecturas para profundizar

Perspectiva GTD: metas  y objetivos

José Miguel Bolívar desintegra con rigor el contenido propuesto por David Allen y propone un enfoque alternativo con mucho más sentido. Sin duda, una lectura muy clarificadora para trabajar con mayor facilidad esta parte de la perspectiva de GTD.

Introducción a GTD 14: Consiguiendo perspectiva. Nuestras metas y objetivos

Antonio José Masía nos da claves para profundizar en esta parte de perspectiva de la metodología GTD: ¿Cómo definir nuestros objetivos? ¿Cuándo revisarlos? ¿Cuándo plantearse nuevos?.


Ya casi hemos llegado. Hemos conseguido el control aplicando los 5 pasos que propone la metodología y hemos trabajado los niveles de perspectiva de acciones, proyectos, áreas de enfoque o responsabilidad y objetivos. Sólo nos quedan dos: la visión y el propósito y principios.

Si hay algo en tu vida que quieres cambiar, con lo que no te sientes plenamente satisfecho te animo a que lo trabajes marcándote un objetivo que te acerque al lugar al que quieres ir. Te parecerá mentira pero con el simple hecho de tomar conciencia has dado un gran paso, ahora a por los siguientes y qué mejor forma de canalizarlos que de manera organizada, definiendo tus objetivos, revisándolos con frecuencia y pasando a la acción.

Muchas gracias por pasarte por el blog. Si te ha resultado útil, gracias por compartirlo en las redes sociales. Espero verte en el siguiente capítulo de la serie: «Perspectiva a doce mil metros: la visión».

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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