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Mi Sistema GTD: perspectiva y proyectos


Completados los 5 pasos que propone la metodología GTD® para obtener control, le ha llegado la hora a la perspectiva. Empezaré por los 3000 metros, los proyectos, y en cada capítulo de la serie iré subiendo hasta llegar al propósito y los valores.

Según mi experiencia, los proyectos son el nexo de unión entre el día a día y el medio plazo. Si en el día a día estamos muy enfocados en la acción, cuando revisamos la lista de proyectos cada semana, subimos ligeramente nuestro nivel de enfoque y perspectiva.

Un poco de teoría…

El concepto «proyecto»

En GTD, un proyecto es cualquier resultado que quieres conseguir y que requiere más de una acción para ser completado.

Un ejemplo típico de un proyecto que tengo abierto en mi sistema es «Entradas para el concierto de Alejandro Sanz de Bilbao del día 19 de septiembre impresas». Es un resultado que quiero conseguir (tener las entradas en la mano) y que requiere más de una acción para ello, comprarlas en Ticketmaster e ir a recogerlas al punto de distribución de mi ciudad.

Ya lo sé, esta no es la idea que tenías en mente para definir la palabra “proyecto”. Puede que estés pensando que es un conjunto de documentos en donde se explican las condiciones de ejecución de una obra, fabricación, montaje, instalación o máquina. O puede que estés pensando que un proyecto es un trabajo de cierta envergadura, prolongado en el tiempo, costoso, integrado por un conjunto de actividades inter-relacionadas para alcanzar un objetivo específico.

Sí, estás en lo cierto, nos entendemos. David Allen no estuvo muy afortunado cuando eligió la palabra “proyecto” para ilustrar el concepto pero al igual que sierra puede ser una herramienta de corte o una cordillera de montañas, si te animas a subirte al carro de GTD, proyecto puede ser un conjunto de documentos y especificaciones o un resultado que quieres conseguir y que requiere más de una paso para ser completado.

¿Cómo encajar este nivel de perspectiva en tu sistema?

El formato típico es una lista de proyectos específica y es la categoría organizativa que lleva el mismo nombre. En este post de la serie puedes encontrar más información sobre esta lista.

La frecuencia de revisión es semanal y el objetivo, no dejar ningún proyecto parado.

Claves para definir con efectividad tus proyectos

Hace unas semanas leí un post de José Miguel Bolívar en el que hablaba de verbos de proyecto y de verbos de acción que comparto aquí.

Algunos verbos de proyectos, de los que no están asociados a una acción física, son finalizar, aplicar, investigar, publicar, aprender, dirigir, presentar, resolver, disfrutar…

La pregunta que es útil responder para definir tus proyectos es “¿Qué tienes que finalizar, aplicar, investigar, publicar, aprender, dirigir, presentar, resolver, disfrutar…para poder tachar el resultado?

¿Cómo lo tengo montado?

Mi «Lista de proyectos»

En la herramienta Excel, para obtener la «Lista de proyectos» utilizo una tabla dinámica. Aplicando los filtros oportunos, la lista que obtengo es la que puedes observar en la imagen siguiente:

Herramienta GTD - Organziar - Lista de proyectos

¿Cuándo reviso mi lista de proyectos?

Sí o sí, todas las semanas, integrado en mi revisión semanal. Adicionalmente, puedo plantearme hacer la revisión de esta lista con más frecuencia si tengo la sensación de que algún proyecto no avanza y no quiero esperar a la revisión semanal.

Varias lecturas para profundizar

6 errores a la hora de gestionar tus proyectos con GTD

Os recomiendo la lectura de este post de Antonio José Masiá, rico en matices y consejos de aplicación inmediata para gestiona tus proyectos.

GTD: Lista de proyectos como recurso clave

En este post, David Torne comparte algunas ideas interesantes para montarte tu lista de proyectos: mapa mental, ilustración en forma de árbol, de red…

Conceptos GTD: proyectos

Paz Garde, en la serie de Redes Productivas «Conceptos GTD»,  comparte qué es un proyecto en GTD y un ejemplo que deja el concepto cristalino: «Muela empastada».


Pensar a nivel de acción es algo que no puedes evitar, no te queda más remedio que decidir qué hacer. Pensar a largo plazo, en tus visiones de futuro, en tus metas, aunque no sea muy común, también es una práctica que quien más y quien menos lo ha hecho pero ¿cómo conectas tus acciones del día a día con tus metas?

En la mayoría de los casos, no existe tal nexo. Las personas se centran en el día a día y a veces, piensan en el futuro a largo plazo pero sin aterrizarlo ni conectarlo con el medio plazo: ¿qué voy a hacer en las próximas semanas o meses para acercarme a mis objetivos, a mis visiones?

Tú eres un trabajador del conocimiento, si quieres convertirte en un profesional del conocimiento de alto rendimiento, invierte tiempo en definir y revisar tu lista de proyectos, un seguro para que no se te quede ningún compromiso parado en la cuneta.

Muchas gracias por pasarte por el blog. La siguiente parada: áreas de enfoque o responsabilidad.

 

Jesús Serrano Ducar

Trabajo como ingeniero en EDP Energía. Me encanta la mejora de los procesos y con frecuencia, estoy liado aplicando metodologías como Lean o 5S a los proyectos en los que participo. Otra de mis pasiones es la productividad y comparto mis experiencias y conocimientos desde hace 5 años en este blog.

Más posts de

2 Respuesta

  • Jordi Sánchez en 11 septiembre, 2015, 15:54:20

    Jesús,
    Me está encantando descubrir como tienes montado tu sistema GTD con Excel. No es una opción para mi, ya que no me convence la estructura, pero me encanta la potencia que tiene tu sistema aun usar una herramienta que no tiene nada que ver con GTD.

    Responder aJordi
  • Jesús Serrano Ducar en 14 septiembre, 2015, 10:38:03

    Hola Jordi, gracias por tu comentario.
    Me alegra que te esté resultando interesante cómo tengo montado el sistema.
    Este era el objetivo, compartir mi experiencia y transmitir la idea de que no es imprescindible una aplicación muy sofisticada para construir tu sistema. Con Excel, una herramienta de Office muy común para todas las personas, te lo puedes montar y utilizar.

    Responder aJesús

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