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Mi sistema GTD: ¿Quieres probar? | Hacer


Por ahora hemos visto los cuatro primeros pasos que propone la metodología GTD para obtener control. Ya hemos montado nuestro sistema y ha llegado la hora de la verdad: utilizarlo.

GTD® plantea un enfoque disruptivo para muchos profesionales. En lugar de reaccionar ante las peticiones, solicitudes, necesidades que surgen, lo que se propone es procesar y organizar estas posibles emergencias y revisar una parte del sistema antes de ponernos a hacer. Si realmente son emergencias seguirán estando ahí pasados los diez o quince minutos que habrás invertido en procesarlas y organizarlas.

Un poco de teoría…

Las 3 formas de trabajar

David Allen define un modelo de trabajo según el cual, una persona puede estar ocupada en uno de los tres tipos de actividades que vamos a ver a continuación.

Hacer a medida que surge

Es la forma menos productiva de trabajar. Muestras una actitud reactiva frente al día a día. Vas haciendo las cosas según van viniendo, sin una perspectiva completa de todo lo que tienes que hacer.

El ejemplo más típico sería pasarte el día respondiendo emails. Según van entrando, vas haciendo.

Una excepción a lo comentado es un fuego que debes apagar si no quieres que se te incendie toda la casa. Pero ojo, esto es una excepción, es una emergencia real, no es un simulacro de emergencia. Tu casa se quema si no apagas de inmediato el incendio que acabas de ver.

Hacer sobre acciones pre-definidas

Es una de las formas más productivas de trabajar y es el resultado de desarrollar el hábito de revisar diariamente tu calendario y tus listas de acciones siguientes antes de ponerte a hacer (te dejo el enlace al post de la serie en el que lo describo).

Se caracteriza porque muestras una actitud proactiva frente a tu día a día. Delante de ti solo tienes acciones siguientes sobre las que ya has pensado y decidido.

Has separado lo que debes hacer tú de lo que no requiere acción por tu parte (lista a la espera, incubadora, archivo, papelera…)

Hacer para definir tu trabajo

Es una nueva forma de trabajar que consiste en aplicar los pasos dos y tres del método, procesar y organizar. Como profesional del conocimiento, tu productividad va a depender de hacer bien este trabajo. Es aquí donde está la parte intelectual de mayor valor añadido.

Procesar las cosas de tus bandejas de entrada es pensar y decidir sobre ellas (te dejo en link al post de la serie en el que explico esta parte); y organizarlas es ubicarlas en los contenedores de tu sistema que proceda según lo que signifiquen para ti (también te dejo el link por si quieres refrescar los conceptos).

¿Cómo lo tengo montado?

Haciendo sobre trabajo pre-definido

El hábito que he desarrollado es revisar diariamente y varias veces al día mis listas de acciones siguientes organizadas por contexto. Mi objetivo, mantenerme el máximo tiempo posible trabajando sobre estas listas.

En GTD para dummies, Jerónimo Sánchez plantea estas tres preguntas antes de ponernos a hacer:
1. ¿En qué contexto estoy? Recuerda: herramientas, personas y lugares o circunstancias.
2. ¿De cuánto tiempo dispongo para empezar y terminar?
3. ¿Estoy mentalmente fresco o me encuentro cansado?

Mi estrategia para evitar hacer a medida que surge

Para evitar las tentaciones que supone trabajar a medida que surge (ya sabes, lo fácil, lo que te cuesta poco tiempo, lo que te gusta…), el hábito que he desarrollado es procesar mis bandejas de entrada hasta vaciarlas evitando aplicar la regla de los dos minutos. En su lugar, he limitado el tiempo a 20 segundos. Si pienso que voy a tardar más de 20 segundos, en lugar de hacer lo que decido es aplazar y cuando termino de procesar y organizar, a revisar mis listas de acciones siguientes organizadas por contextos. Este post de José Miguel Bolívar abrió un interesante debate sobre el impacto en la productividad personal que supone aplicar la regla de los dos minutos.

Cuándo trabajo en definir mi trabajo

Si empiezo a sentir cierto descontrol, veo que tengo demasiadas cosas recopiladas en el cuaderno de notas que utilizo como herramienta de captura o intuyo que la bandeja de entrada del correo electrónico está empezando a saturarse, ha llegado la hora de procesar y organizar las cosas recopiladas. Como consecuencia, bandejas de entrada a cero, de nuevo sensación de control y listo para empezar a trabajar sobre el trabajo pre-definido.

¿Te animas a montártelo?

Te invito a que pienses cómo encajan estas tres formas de trabajar en tu día a día. A que tomes conciencia de cuántas horas del día te pasas trabajando a medida que surge y cuántas sobre tus listas de acciones siguientes organizadas por contextos. De nada sirve todo el trabajo invertido en montar y mantener tu sistema si a la hora de utilizarlo, le das una patada y vuelves sobre tu email acercándote al terreno reactivo.

Desarrollar este hábito, al igual que cualquier otro, no va a ser fácil. Puede que suponga romper con lo que venías haciendo hasta ahora. Te animo a que lo definas. Si lo consideras, a mi me fue útil fijarme rutinas concretas en momentos del día en los que sabía que el riesgo de interrupción iba a ser mínimo (primeras horas del día, media mañana, últimas horas de la mañana…depende de tus circunstancias).

Varias lecturas para profundizar

¿Cuál de los tres tipos de trabajo elegir en cada momento?

En Óptima Infinito, fantástico post de José Miguel Bolívar en donde nos aclara las tres formas posibles de trabajar: 1.Según surge; 2.Definir el trabajo y 3.Sobre trabajo definido. Muy inspirador.

GTD básico: Evalúa tu trabajo diario

Buenísima síntesis de Francisco José Saéz: qué es hacer en GTD, los 3 tipos de trabajo y cuándo te podrías permitir trabajar a medida que surge.

GTD para dummies: La hora de la verdad

Jerónimo Sánchez, en la serie “GTD para dummies”, comparte su estrategia para decidir qué hacer. Tres preguntas: ¿En qué contexto estoy? ¿De cuánto tiempo dispongo? ¿Estoy en condiciones mentales de hacer un trabajo de alta calidad?


Ya lo sé, entiendo que estás acostumbrado a trabajar sobre tu email o en el mejor de los casos, sobre tu lista de tareas que vas actualizando de vez en cuando.

Depende de ti seguir empleando tu método que ya sabes los resultados que te ofrece o dar un paso más y utilizar una metodología universal de productividad personal. Tú eliges hacer por hacer de manera reactiva o hacer con sentido de manera proactiva. Está en tus manos trabajar sobre las entradas que vas teniendo o sobre tus listas de acciones siguientes organizadas en tu calendario y en tus contextos.

Muchas gracias por pasarte por el blog. La siguiente parada será para iniciar el viaje en el eje vertical del método: los 6 niveles de perspectiva.

Jesús Serrano Ducar

Soy consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

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